Hoe u in realtime kunt samenwerken aan een Word-document

Samen met andere mensen aan een Word-document werken kan een echte uitdaging zijn. Zelfs ervaren Microsoft 365-gebruikers kunnen het een uitdaging vinden om gedeelde documenten te bewerken en te beoordelen.

U kunt echter eenvoudig in realtime samenwerken aan een Word-document terwijl u eventuele wijzigingen bijhoudt en deze goedkeurt of afwijst. We kijken naar de benodigde tools en hoe je deze kunt inzetten voor de meest efficiënte samenwerking.

Wat heb je nodig om samen te werken aan een Word-document?

Als u realtime wilt samenwerken aan een Word-document, moet u dit opslaan in uw OneDrive-account. Open hiervoor het document, ga naar Bestand > Opslaan als, en sla het op in OneDrive.

Daarnaast raden we u aan een recentere versie van Microsoft 365 te gebruiken en een actief abonnement te hebben. Volgens Microsoft, kunt u het document nog steeds tegelijkertijd met andere mensen bewerken, maar beschikt u niet over de realtime samenwerkingsfunctie.

Als u de wijzigingen van anderen wilt zien, moet u het document regelmatig vernieuwen. Als uw abonnement is verlopen, kunt u dit op een aantal manieren doen krijg korting op een nieuw Microsoft 365 abonnement.

Hoe u een Word-document deelt

Nu u weet wat u nodig heeft om met andere mensen aan hetzelfde Word-document te werken, gaan we eens kijken hoe u dit kunt delen. De eerste optie is om het vanuit Word te delen. Open de Bestand menu en selecteer Deel.

U zult merken dat er twee verschillende opties zijn:

• Deel met e-mail. U moet de e-mailadressen invoeren van de mensen met wie u het document wilt delen.
• Deel met link. Op deze manier heeft iedereen die de link heeft toegang tot het document. Als u het document met veel mensen moet delen, is deze optie wellicht efficiënter. Als u echter aan iets vertrouwelijks werkt, is het misschien beter om elke bijdrager handmatig toe te voegen.

Welke methode u ook gebruikt, neem de tijd en stel de juiste rechten in. Klik op de Bewerking -pictogram en kies of de mensen met wie u het document deelt het alleen kunnen bekijken of bewerken.

Klik vervolgens op de Instellingen delen keuze. Daar kunt u een vervaldatum voor het document instellen en zelfs een wachtwoord instellen om de informatie veilig te houden. Als u tevreden bent met uw instellingen voor delen, klikt u op Toepassen.

Als alternatief kunt u het Word-document delen via OneDrive door met de rechtermuisknop op het bestand te klikken en te selecteren OneDrive > Delen. Vervolgens moet u de instellingen voor delen instellen zoals hierboven weergegeven.

Hoe u wijzigingen in Microsoft Word kunt volgen en beoordelen

Afhankelijk van de ingestelde toestemming kunnen mensen met wie je het document hebt gedeeld het document bewerken. Om de wijzigingen die door iedereen zijn aangebracht in de gaten te houden, moet u de Spoorwissel functie.

Open hiervoor het Beoordeling tabblad en ga naar de Volgen menu. Daar opent u de Spoorwissel menu en selecteer Voor iedereen. Wanneer de functie is ingeschakeld, onderstreept Word toegevoegde tekst, terwijl verwijderde tekst wordt gemarkeerd met een doorhaling.

Als u nu wilt voorkomen dat iemand anders deze functie per ongeluk uitschakelt, klikt u op de Volgen vergrendelen optie en stel een wachtwoord in. Op deze manier weet u zeker dat u geen wijzigingen in het document mist.

Selecteer Hoe de weergave van Microsoft Word verandert

Voor meer efficiëntie kunt u in Word selecteren hoe de wijzigingen in het document moeten worden weergegeven. In de Beoordeling tabblad, open het vervolgkeuzemenu naast de Weergeven ter beoordeling icoon. Kies daar een van de volgende opties:

• Origineel. Toont u het originele document. Er worden echter geen opmerkingen of wijzigingen van anderen verwijderd.
• Geen opmaak. Verwijdert de markeringen en toont het document met de wijzigingen die u al heeft goedgekeurd.
• Alle markeringen. Toont eventuele wijzigingen met een andere kleur voor elke bijdrager.
• Eenvoudige opmaak. Markeert wijzigingen met een rode lijn.

Hoe u wijzigingen in Microsoft Word kunt accepteren of afwijzen

Om wijzigingen te accepteren of af te wijzen, klikt u met de rechtermuisknop op de bijgehouden wijziging en selecteert u een van beide Accepteer invoeging of Invoeging weigeren, afhankelijk van of iemand tekst heeft toegevoegd of verwijderd. Als iemand anders een deel van het document heeft verwijderd, ziet u het Accepteer verwijdering En Verwijdering weigeren opties.

Hoewel het proces eenvoudig is, kan het zijn dat u enkele wijzigingen mist als er veel bijdragers aan hetzelfde document werken. Als je er zeker van wilt zijn dat je niets mist, gebruik dan de Veranderingen sectie in plaats van handmatig door het document te bladeren. Gebruik daar de Vorig En Volgende knoppen om door de wijzigingen te navigeren.

Er zijn meer manieren om bijgehouden wijzigingen te beheren. U kunt bijvoorbeeld klikken Accepteer > Accepteer en ga naar de volgende. Als u de bewerkingen al met uw collega's hebt besproken, kunt u de Accepteer alle wijzigingen keuze.

Op dezelfde manier kunt u wijzigingen afwijzen door op de knop te klikken Afwijzen knop of Weigeren > Weigeren en ga naar de volgende. Om alle wijzigingen te verwijderen, gaat u naar het tabblad Controleren en klikt u op de onderstaande pijl Afwijzenen selecteer Weiger alle wijzigingen. Dit kan erg handig zijn als iemand importeerde een grote hoeveelheid gegevens in Word zonder eerst met u te overleggen.

Gebruik het revisievenster om wijzigingen in Microsoft Word bij te houden

Een andere efficiënte manier om eventuele wijzigingen bij te houden is door het beoordelingsvenster te gebruiken. Deze tool toont u het aantal zichtbare bijgehouden wijzigingen en opmerkingen in uw document.

Om toegang te krijgen, ga naar Controleren > Bijhouden en klik op de Beoordelingsvenster. Selecteer vervolgens een van de Deelvenster verticaal bekijken of Herzieningsvenster horizontaal opties.

Hoe u wijzigingen kunt bijhouden die door specifieke mensen in Microsoft Word zijn aangebracht

Het kan efficiënter zijn om de wijzigingen op auteur te sorteren. Om dit in Microsoft Word te doen, gaat u naar Controleren > Bijhouden en verleng de Toon opmaak menu. Daar selecteert u Specifieke mensen en schakel alle vakjes uit, behalve de vakjes die overeenkomen met de auteurs waarvan u de wijzigingen wilt bekijken.

Hoe u kunt stoppen met het delen van het document of de machtigingen kunt wijzigen in Microsoft Word

Als u het document niet meer wilt delen met specifieke bijdragers, opent u het document en gaat u naar de Deel menu. Daar selecteert u Toegang beheren.

Om de toegang tot een van de bijdragers te verwijderen, selecteert u hun gebruikersnaam. Dan klikken Directe toegang en open het vervolgkeuzemenu. Selecteer Toegang verwijderen en bevestig de actie. U kunt ook hetzelfde menu gebruiken om te wijzigen hoe zij toegang krijgen tot het gedeelde document.

Werk gemakkelijk samen in Microsoft Word

Het gebruik van de samenwerkingshulpmiddelen van Microsoft Word kan u veel tijd besparen, omdat u uw teamleden niet hoeft te e-mailen over eventuele wijzigingen in het document. Naast de samenwerkingsmogelijkheden beschikt Microsoft Word over tal van functies en hulpmiddelen, zodat u geen andere tekstverwerker nodig heeft om uw projecten af ​​te ronden. U kunt bijvoorbeeld tabellen naar grafieken converteren of talen onderweg vertalen.