9 onprofessionele fouten bij het hosten van videogesprekken voor werk

Veel professionals onderschatten virtuele vergaderingen nog steeds. Ze doen weinig tot geen voorbereiding, aangezien deze gesprekken via videoconferentieplatforms plaatsvinden, en ze hun camera en microfoon kunnen uitschakelen.

Hoewel virtuele vergaderingen handiger zijn dan persoonlijke bijeenkomsten, zijn ze niet minder belangrijk. Een slechte voorbereiding kan vertragingen veroorzaken, de samenwerking belemmeren of berichten verwarren. Om professionele, efficiënte virtuele vergaderingen te garanderen, volgt u deze tips bij het hosten en bijwonen van videogesprekken voor uw werk.

1. Beveiligingsmaatregelen uit het oog verliezen

Het negeren van privacymaatregelen voordat u aan werkgerelateerde videogesprekken begint, is onprofessioneel en onveilig. U loopt het risico dat uw vergaderingen worden getroffen door inbraakaanvallen waarbij derden willekeurige videoconferentiegesprekken kapen, zoals Zoom-bombardementen. Houd er rekening mee dat indringers verschillende motieven hebben. Sommige zijn gewoon internettrollen die mensen willen irriteren, maar andere zijn ervaren cybercriminelen die gegevensdiefstal plegen.

De beste aanpak is om vergaderingen te beveiligen door:

• Wachtwoorden instellen: Stel voor elke vergadering een uniek wachtwoord in. Zorg ervoor dat u deze privé naar de deelnemers stuurt.
• Wachtkamers inschakelen: Ze laten je deelnemers screenen en bevestigen voordat je lid wordt.
• Deelnemers beperken: Het is eenvoudiger om virtuele vergaderingen met een beperkt aantal deelnemers te beheren.

Het is de moeite waard om te lezen hoe u dit kunt doen houd uw privacy intact wanneer u videoconferentieplatforms gebruikt.

2. Laat uw microfoon tijdens vergaderingen aanstaan

Laat uw microfoon niet langer aanstaan ​​tijdens videovergaderingen. Het pikt willekeurige geluiden op van mensen in de buurt, uw huisdieren en draaiende apparaten, die deelnemers mogelijk afleidend vinden. In ergere gevallen kan het geluid van jouw kant de stemmen van anderen overstemmen.

Om het geluid en de stemhelderheid te garanderen, moet u verstandig gebruik maken van de mute-functie. Zet je microfoon aan als je praat, demp jezelf als je luistert en klik op de emoji's op het scherm als je de sprekers wilt onderbreken.

Toegegeven, het in- en uitschakelen van je microfoon kan tijdens lange vergaderingen vervelend zijn. Maar het is een eenvoudige maar effectieve manier om tijdens gesprekken respect te tonen voor de bijdragen en aandacht van anderen.

3. Slechte videogesprekachtergronden instellen

Werknemers moeten een nette, professionele achtergrond voor virtuele vergaderingen vinden; dit zal de indruk die u op anderen achterlaat, verbeteren. Ze zullen je zien als een georganiseerd individu dat altijd op de hoogte is. Als alternatief zorgt een rommelige, vieze omgeving ervoor dat je overkomt als iemand die nauwelijks online vergaderingen of samenwerkingen bijwoont.

Dit wil natuurlijk niet zeggen dat je bibliotheekplanken in je thuiskantoor moet bouwen. Een effen, strakke muur met minimale obstakels ziet er eenvoudig en minimalistisch uit, en bevat geen afleidende elementen.

Maar als u met beperkte ruimte werkt, bewerk dan uw achtergrond. Stel dat u Zoom vaak gebruikt. U kunt door de virtuele achtergronden van Zoom scrollen of uw omgeving vervagen vlak voordat uw Zoom-gesprek begint. Misschien wil je het ook leren hoe u uw eigen Zoom-achtergrond ontwerpt.

4. Privéchatfuncties gebruiken voor persoonlijke gesprekken

Vermijd het gebruik van de privéchatfunctie op videoconferentie-apps voor persoonlijke gesprekken, vooral als u niet-werkgerelateerde zaken deelt. De kans bestaat dat uw leidinggevenden deze berichten zien. Hoewel hosts privéchats niet in realtime kunnen zien, tonen sommige apps deze in de vergaderverslagen na het gesprek. Het is veilig om aan te nemen dat werkgevers volledige controle hebben over door het bedrijf verstrekte accounts.

Maar zelfs als uw managers privégesprekken niet handmatig beoordelen, is het maken van kleinerende opmerkingen tijdens werkgesprekken ongepast. U kunt een boete krijgen als iemand uw berichten ziet. Concentreer u op het behouden van een respectvolle, productieve sfeer; bewaar uw geklets voor de juiste kanalen.

5. Online vergaderingen bijwonen in de verkeerde instellingen

Terwijl modellen voor werken op afstand en hybride werk bieden flexibiliteit, moet u nog steeds virtuele vergaderingen bijwonen in de juiste omgeving. Stop met deelnemen aan werkgesprekken tijdens het autorijden, reizen of eten. Je leidt anderen alleen maar af als je lukrake, dwaze reacties uitstraalt wanneer je aandacht verdeeld is.

De beste aanpak is om uw situatie te communiceren. Verplaats vergaderingen naar de eerstvolgende beschikbaarheid of meld u helemaal af van deelname: beide zijn geschikter dan eraan deel te nemen om te veinzen dat u aanwezig bent. Als je thuis geen geschikte setting hebt om te bellen, kun je ook overwegen om deel te nemen aan een coworking-ruimte. Als u dat doet, zorg er dan voor dat u dat doet overweeg verschillende factoren voordat u uw coworkingruimte kiest.

Schrijf een professionele, aangepaste OOO-e-mail voordat u met verlof gaat. Zorg ervoor dat uw collega's weten met wie ze contact kunnen opnemen voor dringende verzoeken en berichten, anders onderbreken ze uw pauze.

6. Laat deelnemen aan onlinevergaderingen

Stiptheid is belangrijk voor zowel persoonlijke als virtuele vergaderingen. Het is onattent om te laat te bellen en vertragingen te veroorzaken. Je verspilt de tijd van iedereen door op je te wachten.

Bovendien geven de meeste apps voor videoconferenties waarschuwingen weer wanneer gebruikers de kamer binnenkomen of verlaten, wat anderen mogelijk vervelend vinden. Neem Zoom als voorbeeld. Er ontstaan ​​luide belgeluiden wanneer iemand deelneemt aan het gesprek. U kunt niet zomaar onopgemerkt een vergadering binnensluipen. Je zou zelfs de gedachtegang van de hoofdspreker kunnen onderbreken.

Om deze vertragingen te voorkomen, kunt u herinneringen plannen in agenda-apps. Stel uw alarm zo in dat het vijf minuten vóór uw afspraak afgaat en synchroniseer ze vervolgens met al uw zakelijke en persoonlijke apparaten.

7. Kan uw apparaat niet voorbereiden op scherm delen

Bereid uw apparaat(en) van tevoren voor als u de functie voor het delen van schermen gaat gebruiken voor een zakelijk gesprek. Idealiter zou u alle mappen waarin u navigeert, moeten wissen. Verberg vertrouwelijke bestanden, persoonlijke bestanden en ongepaste inhoud, naast andere niet-werkgerelateerde items, voor naadloze presentaties. Niets is zo gênant als uw collega’s iets privés zien.

Professionals die vaak presentaties geven, moeten vragen om speciale werkapparatuur; anders verspilt u tijd met het wissen en herstellen van bestanden.

8. Geen aandacht besteden aan uw uiterlijk

Ga er niet langer van uit dat virtuele vergaderingen camera-optioneel zijn. Uw zakenpartners of leidinggevenden kunnen u af en toe vragen om uw camera aan te zetten. Zorg dus dat u er goed uitziet. Was je gezicht, kam je haar en trek een geschikt topje aan. Plaats uw camera ook in de buurt van een lichtbron, zodat uw gezicht helder en zichtbaar is.

9. Achteloos deelnemen aan een informeel gesprek

Het is gebruikelijk dat werknemers een praatje maken terwijl ze wachten tot andere deelnemers deelnemen aan werkgesprekken. Pleasantries verbreken de ongemakkelijke stilte voordat vergaderingen beginnen. Ook al kunt u niet-werkgerelateerde onderwerpen een beetje ter sprake brengen, beperk u zich alstublieft tot werkgerelateerde opmerkingen. Raak niet te opgewonden, alleen maar omdat je vrienden ook aan het bellen zijn. Stelt u zich eens voor hoe gênant het zou zijn als uw zakenpartners, klanten, collega's en leidinggevenden zich plotseling zouden aansluiten.

Als u de gespreksleider bent, schakel dan de wachtkamer in, zodat u deelnemers kunt screenen en andere gebruikers een waarschuwing kunt geven. Zorg ervoor dat iedereen tot zichzelf komt voordat je mensen met autoriteit binnenlaat. Ondertussen moeten deelnemers letten op de geluidsmeldingen voor nieuwe deelnemers.

Host werkgesprekken als een zakelijke professional

Nu steeds meer bedrijven hybride en op afstand werken omarmen, zullen virtuele vergaderingen geleidelijk de norm worden. Je moet ermee ophouden hen minder te behandelen dan persoonlijke bijeenkomsten. Ogenschijnlijk kleine fouten, zoals het uitschakelen van je camera, het er onverzorgd uitzien en het gebruik van een rommelige achtergrond, zijn onprofessioneel. Uw gebrek aan voorbereiding kan uiteindelijk uw collega’s beledigen.

Creëer een eenvoudige routine voordat u aan videogesprekken begint. Maak er een gewoonte van om werkkleding aan te trekken, uw apparaten te testen en fatsoenlijke achtergronden in te stellen.