Zeg vaarwel tegen het gedoe van het maken van aantekeningen en hallo tegen verbeterde productiviteit.
Als u verantwoordelijk bent voor het maken van aantekeningen bij vergaderingen en deze deelt met uw team, weet u hoe moeilijk het kan zijn om alles bij te houden terwijl de vergadering zich ontvouwt. U moet georganiseerd blijven, de belangrijkste punten noteren, details verfijnen en actiepunten aanwijzen voor de deelnemers terwijl u deelneemt aan de vergadering.
Gelukkig vereenvoudigt de sjabloon voor vergadernotities van Google Documenten dit proces. Deze functie is eenvoudig, maar kan de productiviteit van uw vergadering aanzienlijk verbeteren.
Hoe u vergadernotities kunt maken en delen in Google Documenten
Sjablonen zijn het brood en de boter van productiviteit. In plaats van kostbare tijd te besteden aan het bouwen van een samenhangende structuur voor uw aantekeningen, kunt u deze gebruiken Google Documenten-sjablonen en concentreer je op de belangrijke dingen. Deze sjabloon haalt de vergaderingsgegevens op van uw
vergaderagenda in Google Agenda—waardoor u snel aantekeningen kunt maken en deze kunt delen met collega's.Het maken en delen van vergadernotities met de ingebouwde sjabloon van Google Documenten is vrij eenvoudig. Dit is wat u moet doen:
- Open uw Google Documenten-bestand.
- Type @ in het document en selecteer Notulen (bevindt zich onder Bouw blokken) in het vervolgkeuzemenu.
- Er verschijnt een menu met alle evenementen uit uw Google-agenda. Selecteer de betreffende bijeenkomst of gebeurtenis.
- Voeg de deelnemers toe en begin met het noteren van uw aantekeningen.
Om de vergadernotities aan de kalendergebeurtenis toe te voegen, klikt u op de Bijvoegen knop aan de rechterkant. Hierdoor hebben deelnemers toegang tot de vergadernotities vanuit hun Google-agenda.
U kunt er ook voor kiezen om de vergadernotities naar de deelnemers te e-mailen. Om dit te doen, klikt u op de envelop icoon aan de linkerzijde.
U kunt ook eventuele aanvullende Drive-bestanden aan uw vergadernotities toevoegen. Klik hiervoor op de drie stippen aan de linkerkant en klik Drive-bestanden bijvoegen.
Actie-items maken en toewijzen in Google Documenten
Tijdens de bijeenkomst zal uw team het waarschijnlijk over bepaalde zaken eens zijn actiepunten die moeten worden voltooid. Google Documenten biedt een eenvoudige manier om deze actiepunten vast te leggen en deze toe te wijzen aan specifieke leden van uw teams, zodat u ze eenvoudig kunt opvolgen. Hier ziet u hoe u dat kunt doen:
- Vermeld onder de taken die moeten worden voltooid Actiepunten.
- Dubbelklik op de taak om deze te markeren.
- Klik op de Voeg commentaar toe pictogram en typ uw opmerking.
- Typ in hetzelfde tekstvak een apenstaartje (@) gevolgd door de naam van de persoon die verantwoordelijk is voor de taak.
- Vink het selectievakje in het opmerkingenveld aan om de taak toe te wijzen. U moet dit vakje aanvinken zodat de persoon een melding over het actie-item ontvangt.
- Klik ten slotte Toewijzen.
Voordelen van het gebruik van Google Documenten voor het maken van aantekeningen
Het gebruik van de notitiesjabloon van Google Documenten kan de productiviteit van uw vergadering verhogen en de samenwerking verbeteren. Het belangrijkste voordeel van het gebruik van Google Documenten ten opzichte van andere hulpmiddelen voor het maken van notities voor vergaderingen is dat je in een vertrouwde werkruimte werkt en niets nieuws hoeft te installeren.
Hier zijn nog enkele redenen waarom u Google Documenten zou moeten gaan gebruiken om belangrijke notities en actiepunten vast te leggen:
1. Realtime samenwerking
De realtime samenwerkingstools van Google Documenten zorg ervoor dat alle deelnemers aan de vergadering updates, toegewezen taken en voltooide items kunnen zien zodra ze plaatsvinden.
2. Betere verantwoording
Het toewijzen van actie-items met selectievakjes aan de juiste teamleden zorgt voor verantwoordelijkheid en kan uw team aanmoedigen om taken op tijd af te ronden.
3. Toegankelijkheid op afstand
Omdat Google Documenten cloudgebaseerd is, zijn uw vergadernotities overal toegankelijk waar u een internetverbinding heeft. Teamleden kunnen notities en taken bekijken, bewerken en volgen, ongeacht hun fysieke locatie.
4. Tijd efficientie
Dankzij de gebruiksvriendelijke interface en het ingebouwde sjabloon voor het maken van notities hoeft u zich geen zorgen meer te maken over het organiseren van notities tijdens de vergadering. Hierdoor kunt u actief deelnemen aan de vergadering, in plaats van dat u verzandt in het maken van aantekeningen en het organiseren ervan.
Stroomlijn vergadernotities met Google Documenten
Vergadernotities maken met Google Documenten is zo eenvoudig als maar kan. Met deze handige functie kunt u sneller en efficiënter aantekeningen maken dan voorheen.
Bovendien zorgt de naadloze integratie met Google Agenda ervoor dat u en alle andere deelnemers taken in realtime kunnen bekijken, samenwerken en volgen. Door deze sjabloon te omarmen, kunt u de productiviteit verhogen en de samenwerking binnen uw team verbeteren.