Hoe u Airtable-automatiseringen kunt gebruiken voor moeiteloos projectbeheer

Als u voortdurend op zoek bent naar een efficiënte tool voor projectbeheer, hoeft u niet verder te zoeken dan Airtable. Het platform biedt een overvloed aan functies voor uitstekende datavisualisatie en vereenvoudigde bewerking. Daarnaast kan Airtable ook taken automatiseren, waardoor u minder tijd en moeite besteedt aan gegevensbeheer.

Airtable-automatiseringen zijn ideaal voor het uitvoeren van repetitieve taken zoals gegevensinvoer en e-mailupdates. Laten we eens kijken naar alle soorten automatiseringen die u kunt bereiken met de gratis versie van Airtable.

Wat zijn Airtable-automatiseringen?

Luchttafel automatiseringen zijn vooraf gedefinieerde reeksen of workflows die uw productiviteit aanzienlijk kunnen verhogen automatiseren van repetitieve taken. Ze verminderen de foutpercentages van handmatige processen en besparen u tijd en moeite bij repetitieve taken.

Er zijn drie hoofdelementen in Airtable-automatiseringen:

• Trekker: Dit definieert de gebeurtenis die de automatiseringssequentie initieert.
• Triggerconfiguratie: Dit is de toestand waarbij de trekker wordt afgevuurd. Hier moet u de tabeldetails en voorwaarden op veldniveau definiëren waaraan een record moet voldoen om een ​​gebeurtenis te activeren.
• Acties: Dit definieert de actie of volgorde van acties die moeten worden uitgevoerd wanneer een automatisering wordt geactiveerd.

Wanneer een Airtable-automatisering is ingeschakeld, let deze op gebeurtenissen in uw basis die overeenkomen met de triggerconfiguratie. Een automatisering wordt alleen geactiveerd als aan alle voorwaarden van de trigger is voldaan.

Hoe u een automatisering op Airtable creëert

Om een ​​automatisering te creëren, moet u de trigger en de reeks acties die op de trigger volgen configureren. U kunt als volgt een automatisering op Airtable instellen:

Stap 1: Voeg een trigger toe

Klik op het tabblad Automatiseringen Trigger toevoegen. Dit toont u een lijst met triggers waaruit u kunt kiezen. De lijst bevat triggers binnen uw Airtable-basis en externe integraties die een evenement kunnen activeren, bijvoorbeeld een evenement dat is gemaakt in Google Agenda.

Stap 2: Configureer de trigger

Nadat u de trigger heeft geselecteerd, kunt u de eigenschappen van de trigger bekijken en wijzigen. U kunt er hier ook voor kiezen om het triggertype te wijzigen.

U stelt de triggergebeurtenis in op basis van het triggertype. Als het triggertype bijvoorbeeld Wanneer het record overeenkomt met de voorwaarden, moet u de tabel opgeven die moet worden gecontroleerd, naast de voorwaarden waaraan een record moet voldoen om deze gebeurtenis te activeren.

Stap 3: Voeg de actie toe

Vervolgens moet u de actie kiezen die u wilt uitvoeren. U heeft hier verschillende opties, variërend van het maken en bijwerken van records tot het verzenden van e-mails of meldingen over externe applicaties. Bijvoorbeeld,

Stap 4: Configureer de actie

U moet nu de actie configureren op basis van de geselecteerde actie. Als de actie bijvoorbeeld Stuur een email, moet u de e-mailontvangers, het onderwerp, de inhoud en alle details opgeven die u in de e-mail wilt opnemen.

Stap 5: Voeg aanvullende voorwaarden of acties toe

U kunt aanvullende logica en acties in uw automatisering introduceren op basis van eerdere acties. U kunt dit doen door indien nodig stap 4 en 5 te herhalen.

Stap 6: Test de automatisering

Voordat u uw nieuw gemaakte automatisering uitvoert, klikt u op Testautomatisering om te controleren of de trigger en acties zijn ingesteld zoals bedoeld.

Stap 7: Schakel de automatisering in

Zodra u zeker bent van uw installatie, kunt u de automatisering inschakelen. Houd er rekening mee dat wanneer een Airtable-automatisering is ingeschakeld, deze niet van toepassing is op bestaande records die voldoen aan de triggerconfiguratie.

Hoe Airtable-automatiseringen te integreren

Airtable-automatiseringen beperken zich niet alleen tot het maken/bijwerken van de basisrecords en het verzenden van e-mails. Je kunt het ook integreren met externe applicaties zoals Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Agenda, Google Forms, Google Spreadsheets, Outlook E-mail, Outlook Agenda, GitHub Issues, Facebook-pagina's, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center, Twilio en Hootsuite.

Hier zijn enkele voorbeeldgebruiksscenario's voor externe integraties van Airtable-automatisering:

1. Stuur berichten naar een collega op Slack wanneer ze aan een record worden toegewezen: De trigger voor deze automatisering is Wanneer het record aan de voorwaarden voldoet, en de voorwaarde is dat de rechthebbende van een record verandert in een bepaalde gebruiker. Airtable zal dus de Slack > Bericht verzenden actie als alle triggers aanwezig zijn. U kunt de berichttekst en ontvangers configureren.
2. Voeg een item toe aan een takenlijst wanneer een evenement wordt gemaakt in een Google Agenda: Hier is de trigger Google Agenda > Wanneer evenement is gemaakt, en de actie is Record maken. U kunt selecteren waar het nieuwe record moet komen en de gegevens daarvoor invullen.
3. Voeg voltooide taken toe aan een Google-spreadsheet: De trigger hier is Wanneer het record overeenkomt met de voorwaarden dat het statusveld van een record is gewijzigd in voltooid, of dat het record nu in een gefilterde weergave staat waarin alleen de voltooide taken worden weergegeven. De actie is Google Spreadsheets > Rij toevoegen. U kunt het gewenste Google-spreadsheet selecteren dat u wilt bijwerken en de velden die u van de basis naar het spreadsheet wilt migreren.

Beperkingen van Airtable-automatiseringen

Hoewel de automatiseringen op Airtable behoorlijk handig kunnen zijn, brengen ze wel enkele beperkingen met zich mee. Voor elke Airtable-basis kunt u maximaal 50 automatiseringsworkflows hebben, ongeacht of deze actief of inactief zijn. Je kunt dit echter omzeilen door meerdere acties in één automatisering te combineren.

Elke Airtable-automatisering kan maximaal 25 acties hebben. Dit is ook niet echt een belemmering, omdat de output van de ene actie de input kan zijn voor een andere in dezelfde workflow. Bovendien hebben Airtable-automatiseringen verschillende runlimieten, afhankelijk van uw plan. Dit omvat zowel succesvolle als mislukte runs.

Airtable houdt een geschiedenis bij van uw automatiseringsruns met details van elke uitgevoerde automatisering. De omvang van deze functie is ook afhankelijk van uw werkplekplan.

Met de gratis versie van Airtable kan dat alleen geautomatiseerde e-mails verzenden aan medewerkers binnen de geselecteerde basis. U kunt dit echter configureren voor externe e-mailadressen in andere werkruimteplannen.

Alleen nieuwe veranderingen kunnen de automatisering in gang zetten. Bovendien is het de moeite waard om dat te vermelden integraties met Google Documenten, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center en Twilio zijn niet beschikbaar in het Free-abonnement.

Bespaar tijd met Airtable-automatiseringen

Automatiseringen op Airtable zijn krachtige manieren om processen te optimaliseren en handmatig werk te verminderen. Met de juiste workflowconfiguratie kunt u elke week enkele uren vrijmaken in uw projectmanagementroutine.

Neem dus de volgende keer dat u een project opzet de tijd en moeite om Airtable-automatiseringen in te stellen, zodat u zich kunt ontspannen en de taken zelf kunt laten uitvoeren.