Hoe u wijzigingen kunt bijhouden, eenvoudiger te gebruiken in Microsoft Word

Wijzigingen bijhouden is een van de beste hulpmiddelen voor het bewerken van Word-documenten en het samenwerken met anderen, maar het gebruik ervan kan ingewikkeld en rommelig worden. Als u nieuw bent bij deze functie in Microsoft Word of de rode markeringen en vreemde instellingen niet kunt verdragen, geef het bijhouden van wijzigingen dan nog niet op.

Zodra u begrijpt hoe de verschillende componenten werken, is de functie eenvoudiger te gebruiken. U kunt de functie aanpassen om een ​​netter systeem te creëren bij het herzien van een document of het beoordelen van de bewerkingen van iemand anders. Hier zijn enkele ideeën.

1. Toon revisies in ballonnen

Wijzigingen bijhouden is niet alleen maar een aan-uitschakelaar. Zodra je de basisbeginselen van met behulp van de Track Changes van MS Word, kunt u de functies ervan verkennen en uw gebruikerservaring nog verder aanpassen.

Een van de belangrijkste componenten die u kunt wijzigen, is de markeringsweergave. Wanneer je naar Controleren > Markeringen tonen > Ballonnen, heeft u drie opties:

• Toon revisies in ballonnen
• Toon alle revisies inline
• Toon alleen opmaak in ballonnen

Track Changes maakt standaard gebruik van inline revisies, wat betekent dat verwijderde woorden worden weggekrast en uw bewerkingen in de hoofdtekst zelf worden ingevoegd. Een paar van dergelijke herzieningen zijn beheersbaar, maar een heel boek ervan kan een doorn in het oog zijn. Bovendien benadrukt deze instelling de opmaak niet; het is een gedoe om deze bewerkingen te vinden.

Het gebruik van ballonnen alleen voor opmaak is een stapje hoger dan inline revisies. Verwijderingen en invoegingen verschijnen nog steeds in de hoofdtekst, maar eventuele wijzigingen in de opmaak worden weergegeven in ballonnen in een paneel rechts van de tekst.

Als inline bewerken helemaal niet jouw voorkeur heeft, schakel dan over naar revisies in ballonnen. U kunt vervolgens alles verwijderen, invoegen en opmaken wat u wilt, en een lijst met uw wijzigingen verschijnt in het rechterpaneel. Er is nog steeds rood, maar uw bewerkingen zijn veel netter en gemakkelijker te beheren.

2. Gebruik geen of eenvoudige markeringen om afleiding te voorkomen

Afhankelijk van uw bewerkingsstijl geeft u er wellicht de voorkeur aan eerst een document door te lezen voordat u het aanpast om een ​​idee te krijgen van de stroom, de leesbaarheid en mogelijke gaten. Het kan contraproductief zijn om de tekst vanaf het begin met markeringen te vullen.

Track Changes biedt twee oplossingen in de Weergeven ter beoordeling drop-down menu. Eenvoudige opmaak verbergt ballonnen en inline revisies en geeft alleen verticale rode lijnen weer om aan te geven waar wijzigingen zijn aangebracht. Klik op een van deze regels om wijzigingen snel zichtbaar te maken. Klik nogmaals om ze te verbergen.

Geen opmaak verwijdert ook de verticale lijnen. U kunt in alle rust lezen en bewerken totdat u anders kiest. Het werken met een van deze instellingen zorgt voor een duidelijk document met minimale afleiding. Als u met een team werkt, stel dan de beste manieren om in realtime samen te werken in Worden stel regels voor het bijhouden van wijzigingen vast, zodat iedereen comfortabel kan werken.

3. Gebruik spaarzaam alle markeringen of originelen

U hoeft de volledige opmaak van een Word-document niet weer te geven, tenzij u specifiek een bepaalde revisie wilt bekijken of de wijzigingen wilt integreren.

Kijken naar de originele tekst is nog minder nodig. Je kunt naar de originele tekst kijken om de twee versies kort te vergelijken, bijvoorbeeld qua stijl of lengte, maar dat is het dan ook. U hoeft dus geen van deze instellingen te activeren totdat u ze daadwerkelijk nodig heeft. Dit kan u helpen uw frustratie over het bijhouden van wijzigingen te minimaliseren.

4. Personaliseer de kleuren en markeringen

Wanneer meerdere gebruikers aan een Word-document werken en wijzigingen aanbrengen, markeert de functie Wijzigingen bijhouden hun bewerkingen in verschillende kleuren. Het meest verontrustende probleem met Track Changes is vaak de standaard rode kleur van de markeringen, vooral wanneer deze teksten met veel revisies domineert.

Het goede nieuws is dat je deze kleur kunt veranderen. U kunt zelfs elk document waaraan u werkt, een kleurcode geven.

In de Volgen sectie, klik op de Wijzig trackingopties pijl. U ziet enkele basisinstellingen die u kunt wijzigen, maar voor meer opties klikt u op Geavanceerde mogelijkheden. Er wordt een venster geopend met meer manieren om uw wijzigingen bij te houden.

U kunt betere kleuren kiezen voor invoegingen, verwijderingen, opmaak en meer. U kunt zelfs wijzigen hoe elke functie wordt gemarkeerd, variërend van vetgedrukt tot dubbel doorhalen en symbolen. Bovendien kunt u zelfs het uiterlijk van ballonnen aanpassen. Haal inspiratie uit productiviteitsapps met effectieve kleurcodering of kies gewoon kleuren die prettig zijn voor de ogen wanneer u Wijzigingen bijhouden gebruikt.

Het achterlaten van opmerkingen is naast het bijhouden van wijzigingen de beste manier om feedback te geven over Microsoft Word. Overmatig gebruik van opmerkingen kan de bewerkings- en leeservaring echter net zo overweldigend maken.

Wat het gebruik van opmerkingen naast Wijzigingen bijhouden eenvoudiger maakt, is door vooraf te beslissen hoe u elke functie gaat gebruiken. Als het om opmerkingen gaat, kunt u deze reserveren voor vragen aan de auteur of ideeën voor het verbeteren van de tekst; dingen die u niet kunt zeggen via Wijzigingen bijhouden zonder nog meer rood toe te voegen.

Bovendien is het het beste om alleen de woorden te markeren die betrekking hebben op uw opmerkingen, en niet hele alinea's. U kunt uw opmerkingen zelfs alleen aan het begin of einde van hoofdstukken plaatsen.

Als u worstelt met een document dat overladen is met aantekeningen en opmerkingen, probeer dan de beschikbare opties in de Toon opmerkingen drop-down menu. Met deze functie kunt u opmerkingen ordenen op een manier die voor u zinvol is, of u nu de tekst leest of bewerkt.

Als alternatief, als het document dat u aan het herzien bent klein is, maar u veel te zeggen heeft, kunt u overwegen om naar een lege pagina aan het begin of einde van het document en een lijst met de feedback die u in opmerkingen zou hebben geplaatst daar. Je zou dit ook voor afzonderlijke hoofdstukken kunnen doen. De commentaartool is praktischer, maar u kunt deze gebruiken wanneer en wanneer u maar wilt.

Aarzel niet om creatief aan de slag te gaan met de functies die tot uw beschikking staan, zoals het toevoegen van de regelnummers van Microsoft Word naar de tekst en vervolgens te verwijzen naar specifieke regels in uw feedback. Neem de tijd om alles te leren wat deze tekstverwerkingssoftware te bieden heeft, en pas elke Track Changes-taak dienovereenkomstig aan.

7. Accepteer of wijs groepen revisies af

Als schrijver die de revisies van een redacteur beoordeelt, is het belangrijk om de meeste wijzigingen zorgvuldig te overwegen, zelfs als u uw eigen bewerkingen aanbrengt.

Als het echter om kleine correcties gaat, zoals opmaak- of spellingcorrecties, is er een snellere manier om de wijzigingen te integreren of te verwijderen. Selecteer gewoon de hele alinea, klik er met de rechtermuisknop op en kies voor een van beide Accepteer verandering of Wijziging afwijzen. Uw keuze heeft invloed op alle herzieningen in die paragraaf.

U kunt nog verder gaan en de revisies van het hele document integreren. Om dit te doen, klikt u met de rechtermuisknop op de gemarkeerde alinea en selecteert u de pijl-omlaag eronder Aanvaarden in de werkbalk en vervolgens Accepteer alle wijzigingen. Direct daaronder heb je de mogelijkheid om Track Changes automatisch te stoppen.

8. Pas uw beoordelingsvenster aan

Zoals eerder vermeld, kunt u alles gebruiken dat uw gebruikerservaring met Track Changes verbetert, inclusief productiviteitsinvoegtoepassingen voor Microsoft Word. Maar zelfs het simpelweg herschikken van de indeling van uw digitale werkruimte kan uw workflow ten goede komen.

Het beoordelingsvenster in Wijzigingen bijhouden is een andere manier om alle revisies te bekijken zonder dat ze uw scherm onoverzichtelijk maken. U kunt een document zonder markeringen bewerken en het deelvenster een eenvoudige lijst met wijzigingen laten genereren. Door op het pijltje naast te klikken Beoordelingsvenster, kunt u hem van een verticale naar een horizontale positie en weer terug schakelen.

Laat wijzigingen bijhouden voor u werken

Het lijkt op het eerste gezicht misschien ingewikkeld, maar het Track Changes-programma van Microsoft is eigenlijk heel eenvoudig en nuttig als je eenmaal de ins en outs kent. Of u nu wijzigingen aanbrengt of ontvangt, stel uw voorkeuren voor Wijzigingen bijhouden in voordat u aan de slag gaat om het u gemakkelijker te maken. Organiseer hoe markeringen, opmerkingen en uw revisievenster er in en rond uw tekst uit moeten zien.

Het gebruik van Wijzigingen bijhouden in Microsoft Word is eenvoudiger als u een lay-out en kleurenschema maakt dat u motiveert in plaats van u overstimuleert.