Word een taakbeheerwizard met IFTTT's Microsoft To Do-automatisering.

Microsoft To Do is een handige tool voor persoonlijk taakbeheer. Maar heeft u ooit geprobeerd het te automatiseren om uw productiviteit nog verder te verhogen? IFTTT: "If This Then That" is een tool zonder code voor taakautomatisering. Met IFTTT kunt u het maken, voltooien of kruiselings plannen van taken in Microsoft To Do automatiseren.

Klaar om uw dagelijkse handmatige spoeling te stoppen en te herhalen op Microsoft To Do? Hier leest u hoe u het moet aanpakken.

E-mailmeldingen automatiseren voor nieuwe taken van Microsoft

U gebruikt een IFTTT-applet om e-mailmeldingen naar aangewezen e-mailadressen te automatiseren wanneer er een taak wordt gemaakt in Microsoft To Do. Deze applet gebruikt een reeks van twee acties:

  • Met de eerste actie wordt er een nieuwe taak gemaakt wanneer u een evenement aan Google Agenda toevoegt.
  • De tweede actie stuurt een e-mailmelding voor het maken van een taak naar de aangewezen ontvangers.

Je hebt tenminste een IFTTT Pro-abonnement van $ 2,5/maand nodig om meer dan één actie aan een applet toe te voegen.

Laten we nu op een creatieve manier verder gaan gebruik Microsoft To Do productief. Om te beginnen logt u in op uw IFTTT-account of maakt u een account aan op de IFTTT-website als u dat nog niet heeft gedaan. Dit kan ook via de mobiele app op Android of iOS. De stappen zijn vergelijkbaar op alle platforms.

Volg dan deze stappen:

  1. Klik vanuit uw IFTTT-dashboard op Creëren rechtsboven.
  2. Klik Toevoegen rechts van de Als dit spandoek.
  3. Typ 'Google Agenda' in de zoekbalk en klik op de Google kalender banner zodra deze verschijnt.
  4. Selecteer in de lijst met triggers Nieuw evenement toegevoegd.
  5. Klik op als u hierom wordt gevraagd Aansluiten en volg de aanwijzingen op het scherm om uw IFTTT-account aan uw Google-account te koppelen.
  6. Klik vervolgens Trigger maken.
  7. Klik op de Dan dat spandoek. Typ vervolgens 'To Do' in de zoekbalk. Selecteer Microsoft-taken als je het ziet.
  8. Klik Maak een taak in de takenlijst. IFTTT voegt standaard uw Microsoft To Do-account toe.
  9. Je kunt klikken Nieuw account toevoegen om van Microsoft-account te wisselen.
  10. Van de Welke takenlijst? vervolgkeuzelijst selecteert u de takenlijst die de kalendertrigger zal ontvangen
  11. De Taaklichaam veld bevat de ingrediënten die zijn opgenomen in de gemaakte taak; dit is de taakomschrijving. De ingrediënten zijn grijs gemarkeerd. U kunt dit op de standaard laten staan ​​of verwijderen wat u niet in uw taakdetails wilt opnemen.
  12. Klik Actie creëren.
  13. Klik vervolgens op het kruispictogram (+) onder de Dan spandoek.
  14. Type Gmail in de zoekbalk. Klik Gmail uit het resultaat.
  15. Selecteer Stuur een email.
  16. Typ de e-mailadressen van de mensen die u op de hoogte wilt stellen in het Aan te pakken veld. Als u meer dan één e-mailadres tagt, scheidt u elk e-mailadres met een komma. Als u meer mensen wilt taggen, typt u hun e-mailadres in het CC adres en BCC adresvelden indien nodig. Deze dienen de doel van CC en BCC in reguliere e-mails.
  17. Laat de overige velden zoals ze zijn. Scroll dan naar beneden en klik Creërenactie.
  18. Klik Doorgaan.
  19. Klik ten slotte Finish om uw applet te activeren.

De gemaakte applet wordt nu uitgevoerd op uw IFTTT-account. Telkens wanneer u een Google Agenda-evenement toevoegt, wordt die taak naar uw Microsoft-takenlijst geschreven en worden de vermelde adressen per e-mail verzonden met de details van de taak. Dit is een geweldige Google Agenda-tip om de productiviteit te verhogen.

Hoe IFTTT te gebruiken voor taakreplicatie in Microsoft To Do

U kunt taken kruislings plannen vanuit een andere app voor taakbeheer, zoals Asana, Trello of Clickup op Microsoft To Do.

De onderstaande applet maakt een nieuwe taak op Microsoft To Do wanneer er vanuit uw organisatie op Asana een nieuwe taak aan u wordt toegewezen:

  1. Ga naar Creëren rechtsboven en klik op de Als dit spandoek.
  2. Typ 'Asana' in het zoekvak en klik Asana.
  3. Klik Nieuwe taak die aan u is toegewezen in een project. Klik Aansluiten als daarom wordt gevraagd en volg de instructies op het scherm om IFTTT met Asana te koppelen.
  4. Selecteer uw Asana-account en de werkruimte van uw organisatie. Geef het project op dat u wilt volgen door de URL ervan in het Projectnaam of URL doos.
  5. Klik Trigger maken.
  6. Klik op de Dan dat spandoek.
  7. Typ 'Microsoft' in het zoekvak en selecteer Microsoft-taken wanneer het verschijnt.
  8. Klik Maak een taak in de takenlijst.
  9. Selecteer de doel-Microsoft to Do-takenlijst uit de Welke takenlijst? laten vallen.
  10. Scroll naar beneden en klik Actie creëren.
  11. Klik Doorgaan.
  12. Klik ten slotte Finish om uw applet te implementeren.

Eenmaal geïmplementeerd, voert uw applet de Asana-Microsoft To Do-workflow dienovereenkomstig uit. Dit kan nuttig zijn Asana-hack om uw productiviteit te verhogen.

Hoe u de voltooiing van taken kunt automatiseren met IFTTT

Met een andere IFTTT-applet kunt u mensen automatisch een e-mail sturen zodra u een taak hebt voltooid die is toegevoegd aan Microsoft To Do.

U hoeft er alleen maar voor te zorgen dat u dezelfde takenlijst bijhoudt als hierboven in deze nieuwe applet. Hier ziet u hoe u dit kunt doen:

  1. Klik vanuit uw IFTTT-dashboard op Creëren en klik op de Als dit spandoek.
  2. Typ vervolgens 'To Do' in de zoekbalk en selecteer Microsoft-taken als je het ziet.
  3. Klik op de volgende pagina op de Taak in de lijst voltooid trekker.
  4. Zorg ervoor dat u de Welke takenlijst? vervolgkeuzelijst naar de takenlijst die werd gebruikt bij het automatiseren van het maken van taken in de vorige secties. Als u bijvoorbeeld het maken van nieuwe taken voor 'Voorbeeldtaak' automatiseert, selecteert u dezelfde taak als Trigger.
  5. Klik op de Dan dat banner en typ 'Gmail' in de zoekbalk. Selecteer Gmail wanneer gezien.
  6. Klik Stuur een email. Vul vervolgens de e-mailadresvelden op de volgende pagina dienovereenkomstig in, waarbij u de e-mailadressen scheidt door een komma.

    Afhankelijk van uw workflow kunnen dit ook de e-mails zijn die u heeft ontvangen bij het maken van de taak.

  7. Laat de overige velden zoals ze zijn. Dan klikken Actie creëren.
  8. Klik Doorgaan.
  9. Klik ten slotte Finish om uw Microsoft To Do-taakvoltooiingsapplet te activeren.

Telkens wanneer u de opgegeven taak in Microsoft To Do voltooit, stuurt uw IFTTT-applet een e-mailmelding naar de vermelde adressen dat u deze hebt voltooid.

Naast deze voorbeelden die we hierboven hebben gegeven, heeft IFTTT ook openbare Microsoft To Do-applets die u vrij kunt gebruiken. Voel je vrij om deze te verkennen IFTTT's Microsoft To Do openbare applets-pagina.

Automatiseer Microsoft om te doen zonder beperkingen

IFTTT biedt meer dan 700 services voor automatisering. De enige kleine beperking is dat sommige triggers mogelijk niet worden ondersteund of nog niet beschikbaar zijn. Ondanks deze beperking kunt u Applet-eenheden nog steeds op creatieve wijze koppelen om uw automatiseringsdoel te bereiken.