Hoe u de grootte van uw Excel-spreadsheet kunt verkleinen

Excel-spreadsheets kunnen gemakkelijk log en groot worden, vooral als ze veel gegevens of afbeeldingen bevatten. Hoewel dit in de meeste gevallen geen probleem zal zijn, kan het het lastig maken om de spreadsheet efficiënt te beheren, te delen en ermee te werken.

Gelukkig zijn er een paar dingen die u kunt doen om de grootte van uw Excel-bestanden te verkleinen zonder dat dit ten koste gaat van gegevens. Hier laten we u zien hoe.

1. Verwijder ongewenste bladen

Als u te veel ongebruikte werkbladen heeft, kan uw Excel-bestand onnodig groot worden. Daarom moet u beginnen met het verwijderen van spreadsheets die u niet nodig heeft. Open hiervoor uw Excel-bestand, klik met de rechtermuisknop op het ongewenste blad en selecteer Verwijderen.

Op dezelfde manier kunt u ook overwegen ongewenste diagrammen, afbeeldingen, tabellen en andere elementen te verwijderen.

2. Verwijder onnodige opmaak

De grootte van een Excel-bestand kan ook toenemen als gevolg van overmatige celopmaak, omdat elke opgemaakte cel extra ruimte in het bestand in beslag neemt. Als u bijvoorbeeld celranden opmaken, neemt het meer ruimte in beslag dan een niet-geformatteerde cel.

Daarom is het een goed idee om onnodige opmaak uit uw Excel-werkblad te verwijderen. Gebruik hiervoor deze stappen:

1. Open uw Excel-bestand en selecteer de cellen waaruit u de opmaak wilt verwijderen.
2. Klik op de Thuis tabblad bovenaan.
3. In de Bewerken groep, klik op de Duidelijk knop en selecteer Formaten wissen uit het resulterende menu.

3. Wijzig de beeldgrootte en kwaliteitsvoorkeuren

Bevat uw Excel-bestand afbeeldingen? Als dat het geval is, kan het verlagen van de afbeeldingsgrootte en -kwaliteit de grootte van uw Excel-bestand helpen verkleinen.

Het is belangrijk om in acht te nemen dat het verkleinen van de afbeeldingsgrootte en kwaliteit kunnen van invloed zijn op de weergave ervan in uw Excel-bestand. Als u hiermee akkoord gaat, volgt u deze stappen om Microsoft Excel te configureren om afbeeldingen met een lagere resolutie op te slaan:

1. Open Microsoft Excel op uw pc.
2. Klik op de Bestand menu bovenaan.
3. Selecteer Opties vanuit het linkerdeelvenster.
4. Selecteer in het venster Excel-opties de Geavanceerd tabblad.
5. Scroll naar beneden naar de Afbeeldingsgrootte en -kwaliteit sectie en vink het aan Gooi bewerkingsgegevens weg keuze.
6. Ruim het op Comprimeer afbeeldingen in een bestand niet selectievakje.
7. Klik op het vervolgkeuzemenu naast Standaardresolutie om een ​​resolutie van te kiezen 150 ppi of lager.
8. Klik OK om uw wijzigingen op te slaan.

4. Comprimeer afbeeldingen in uw Excel-spreadsheet

Als u de resolutie voor alle afbeeldingen niet wilt verlagen, biedt Microsoft Excel u ook de mogelijkheid om afzonderlijke afbeeldingen in uw spreadsheet te comprimeren. Hier ziet u hoe u het kunt gebruiken om uw Excel-bestand af te slanken.

1. Selecteer in uw Excel-spreadsheet de afbeelding die u wilt comprimeren.
2. Klik op de Beeldformaat tabblad.
3. In de Aanpassen sectie, klik op de Afbeeldingen comprimeren knop.
4. Kruis de... aan Alleen van toepassing op deze foto als u alleen de geselecteerde afbeelding wilt comprimeren.
5. Kruis de... aan Verwijder bijgesneden delen van foto's keuze.
6. Onder de Oplossing sectie, selecteer uw gewenste ppi.
7. Klik OK.

U kunt de bovenstaande stappen herhalen om meer afbeeldingen te comprimeren als u dat wilt. Daarna zou de totale grootte van uw Excel-bestand aanzienlijk moeten afnemen.

5. Voorkom dat Excel de draaicache opslaat

Draaicache in Excel is een tijdelijke opslaglocatie voor de gegevens die in draaitabellen worden gebruikt. Hoewel dit de prestaties kan verbeteren en u efficiënter met draaitabellen kunt laten werken, kan het ook de omvang van uw bestand vergroten omdat Excel deze gegevens in uw bestand opslaat.

Als uw Excel-spreadsheet een draaitabel bevat, gebruikt u de volgende stappen om te voorkomen dat Excel de draaitabel met het bestand opslaat.

1. Open uw Excel-spreadsheet.
2. Selecteer een cel van uw draaitabel en klik op de Draaitabel analyseren tabblad bovenaan.
3. Klik op de Opties knop.
4. In de Draaitabelopties venster, klik op de Gegevens tabblad.
5. Ruim het op Bewaar brongegevens met bestand selectievakje in en vink het aan Ververs de gegevens bij het openen van het bestand selectievakje.
6. Klik OK bevestigen.

Zodra u de bovenstaande stappen heeft voltooid, slaat Excel de draaitache van uw bestand niet op, waardoor de omvang ervan effectief wordt verkleind.

6. Bewaar uw spreadsheet in binair formaat (.Xslb).

Standaard slaat Microsoft Excel uw bestanden op in een XML-gebaseerd formaat, waardoor u gemakkelijker gegevens kunt uitwisselen met andere applicaties en systemen. Als u de bestandsgrootte echter snel wilt verkleinen, kunt u uw Excel-spreadsheet in een binair formaat opslaan.

Volg deze stappen om een ​​Excel-spreadsheet in binair formaat op te slaan:

1. Open uw Excel-spreadsheet.
2. Klik op Bestand en dan Opslaan als.
3. Selecteer de gewenste locatie voor het opslaan van het bestand.
4. Klik op de Opslaan als type vervolgkeuzemenu om te selecteren Excel binaire werkmap (*.xlsb).
5. Klik op de Redden knop.

Hierdoor wordt uw Excel-bestand in een binair formaat opgeslagen, waardoor er minder opslagruimte nodig is. Als u wilt dat Microsoft Excel uw bestanden altijd in binair formaat opslaat, kunt u het standaard opslagformaat in Microsoft Excel wijzigen. Hier is hoe:

1. Open Microsoft Excel en ga naar Bestand > Opties.
2. Selecteer de Redden tabblad in de linkerzijbalk.
3. Gebruik het vervolgkeuzemenu naast Bewaar bestanden in dit formaat om de te selecteren Excel binaire werkmap (*.xslb) keuze.
4. Klik OK om wijzigingen op te slaan.

Nadat u de bovenstaande stappen heeft voltooid, slaat Excel alle bestanden in binair formaat op, tenzij anders aangegeven.

7. Converteer het spreadsheet naar een ZIP-bestand

Als u geen zin heeft om de Excel-instellingen te wijzigen, kunt u uw spreadsheet eenvoudig naar een ZIP-bestand converteren. U kunt dit doen met behulp van de ingebouwde bestandscompressiefunctie van Windows. Op deze manier kunt u de grootte van uw Excel-bestand verkleinen zonder het te openen. Hier leest u hoe u het kunt aanpakken.

1. druk op Winnen + E om Verkenner te openen.
2. Navigeer naar de map waarin uw bestand is opgeslagen.
3. Klik met de rechtermuisknop op uw Excel-bestand en selecteer het Comprimeren naar ZIP-bestand optie uit het contextmenu.

Windows slaat het gecomprimeerde bestand op dezelfde locatie op als het originele bestand. Je kunt ook gebruik maken van een betrouwbare bestandscompressietool van derden voor deze. Eenmaal gecomprimeerd, kunt u uw Excel-spreadsheet delen zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over de grootte ervan.

Verklein uw Excel-bestanden met gemak

Grote Excel-bestanden kunnen omslachtig zijn, langzaam laden en moeilijk te delen via e-mail. Gelukkig is het niet nodig om dit allemaal te verdragen. Als u onderstaande tips volgt, kunt u de grootte van uw Excel-bestand in een mum van tijd verkleinen.