13 Google Agenda-hacks om uw productiviteit te vergroten

Belangrijkste leerpunten

• Stel standaardherinneringen in voor alle evenementen in Google Agenda om te voorkomen dat u belangrijke afspraken mist en de productiviteit verbetert. Voeg indien nodig meerdere meldingen toe.
• Integreer Google Agenda met andere tools om workflows te stroomlijnen en te voorkomen dat u voortdurend tussen apps moet wisselen. Integreer bijvoorbeeld met Slack voor het plannen en bijwerken van de status.
• Ontvang dagelijks een agenda-e-mail om belangrijke herinneringen en afspraken prioriteit te geven. Stel dit in in de instellingen van Google Agenda, zodat je nooit meer een melding mist.

Het is waarschijnlijker dat u Google Agenda minstens één keer heeft gebruikt, of iemand u nu een uitnodiging voor een vergadering heeft gestuurd of dat u het uiteindelijk hebt gebruikt omdat het bij uw apparaat is geleverd.

Hoewel Google Agenda een vrij eenvoudige app is als het gaat om planning, worden er verschillende meegeleverd geweldige functies en integraties die u kunnen helpen uw productiviteit te verhogen en uw algehele prestaties te verbeteren efficiëntie. Hieronder vindt u een lijst met enkele van de beste.

1. Standaardherinneringen instellen

Het is altijd handig om herinneringen in te stellen om te voorkomen dat u aankomende evenementen mist of om uzelf voldoende tijd te geven om u voor te bereiden. Het instellen van een herinnering voor elke nieuwe gebeurtenis die u maakt, kan echter nogal een gedoe zijn.

Gelukkig kun je met Google Agenda automatisch standaardherinneringen maken voor alle afspraken die je maakt. Hier is hoe:

1. Ga naar de startpagina van uw Google Agenda.
2. Klik op het tandwielpictogram aan de rechterkant en selecteer Instellingen.
3. Onder Instellingen voor mijn agenda's, selecteer uw agenda.
4. Selecteer Gebeurtenismeldingen en selecteer vervolgens + Melding toevoegen.
5. Kies de gewenste duur door op het vervolgkeuzemenu te klikken.

Vanaf nu hebben alle afspraken die je maakt automatisch deze standaardherinneringen. Houd er rekening mee dat u meer dan één melding kunt toevoegen, bijvoorbeeld dat u meerdere meldingen voor uw evenement wilt ontvangen.

Het dagelijks beheren en gebruiken van verschillende tools, of het nu voor persoonlijk of zakelijk gebruik is, kan overweldigend zijn, waardoor u voortdurend tussen tools moet schakelen om op de hoogte te blijven van uw projecten en taken.

Met veel van deze tools kunt u Google Agenda integreren, zodat u informatie niet handmatig van of naar uw app naar uw agenda hoeft over te zetten. Google Agenda is bijvoorbeeld een behoorlijk nuttige Slack-integratie die je zou moeten proberen als u de app voor zakelijke berichten gebruikt. Dankzij de integratie kunt u evenementen rechtstreeks vanuit Slack plannen en verwijderen. Slack kan uw status bijwerken op basis van uw planning! Houd er rekening mee dat de manier waarop u Google Agenda met een app integreert, afhankelijk is van de app.

3. Ontvang uw dagelijkse agenda via e-mail

Als je de gewoonte hebt om meldingen terloops weg te vegen zonder erover na te denken, is de kans groot dat je je Agenda-meldingen over het hoofd ziet. En als u e-mails prioriteit geeft boven andere vormen van communicatie, is hier een handige truc: u kunt uw dagelijkse planning rechtstreeks naar uw e-mail laten sturen. Zo mis je die belangrijke herinneringen en afspraken niet.

Om dit te doen:

1. Ga naar Google Agenda en klik op het tandwielpictogram.
2. Selecteer Instellingen > Instellingen voor mijn agenda's.
3. Kies de agenda waarvan u een e-mail wilt ontvangen.
4. Scroll naar beneden naar Andere meldingen.
5. Ga naar Dagelijkse agenda en selecteer E-mail uit het vervolgkeuzemenu.

Verwacht elke ochtend om vijf uur een dagelijkse agenda-e-mail om een ​​idee te krijgen van hoe uw dag eruit zou zien.

4. Begin uw week op een andere dag

Of uw werk nu gepaard gaat met wisselende roosters, offshore-opdrachten met verschillende wekelijkse startdagen, of u gewoon de voorkeur geeft aan een niet-traditionele start van uw week, met Google Agenda zit u goed. In Google Agenda verander je eenvoudig de startdag van je week.

Ga gewoon naar uw Google Agenda Instellingen, selecteer Algemeenen scroll vervolgens naar beneden Bekijk Opties. Klik Begin de week en kies uit Zaterdag, Zondag, of Maandag.

5. Gebruik uw stem om een ​​nieuw evenement in te stellen

Als je handen op dit moment niet vrij zijn, maar meteen een afspraak moeten plannen, kun je je stem gebruiken om een ​​afspraak te maken in plaats van de Google Agenda-app te openen en alle details in te typen.

Zeg gewoon iets als: 'Hé, Google, maak een agenda-evenement: een diner met Jane Doe om 20.00 uur. bij Chili's. Naast het vastleggen van alle informatie, kan Google om aanvullende informatie vragen voordat de gebeurtenis wordt opgeslagen.

Houd er rekening mee dat dit niet mogelijk is als u een Apple-apparaat gebruikt. Siri kan geen afspraken maken met Google Agenda. Als u wilt dat Siri evenementen aan uw Google Agenda toevoegt, moet u deze instellen als uw standaardagenda. Doe dit door naar te gaan Instellingen > Kalender > Standaard kalender.

6. Sluit uw agenda in

Het kan moeilijk zijn om met uw planning om te gaan, vooral als mensen samen met u een planning willen maken. Als u een website heeft, kunt u andere mensen een planning met u laten maken op basis van hun voorkeuren door uw agenda op uw website in te sluiten.

7. Gebruik een online planningssoftware

Het delen van uw agenda kan het nadeel hebben dat er gebruik wordt gemaakt van uw vrije tijd. Als u op zoek bent naar betere controle over wanneer anderen afspraken met u kunnen plannen, is dit de moeite van het verkennen waard tools die online planning vereenvoudigen, zoals Calendly.

Wanneer u zich aanmeldt voor Calendly met uw Gmail-adres, wordt uw agenda naadloos gesynchroniseerd met uw Calendly-account. Maar dat is niet alles. Deze integratie brengt een groot aantal voordelen met zich mee, zoals geautomatiseerde planning, verwerking van tijdzones en maatwerk, waardoor de boekingservaring bij u een persoonlijkere ervaring wordt.

8. Stel tijdsblokken in

Google Agenda kan u verder helpen bereik piekproductiviteit met tijdsblokken. Met deze functie kunt u aangewezen slots toewijzen, zodat u zich kunt concentreren op specifieke projecten of taken. Als u dit doet, kunt u uw energie efficiënt op bepaalde doelen richten, waardoor u geen uitstelgedrag meer ervaart en tijd verspilt met het overschakelen van de ene taak naar de andere.

9. Gebeurtenissen automatisch weigeren

Door Google Agenda te gebruiken, kunt u niet alleen uw afspraken bijhouden. U kunt het ook gebruiken om ervoor te zorgen dat u de balans tussen werk en privé behoudt. Wanneer u een werkschema instelt, kan Google Agenda automatisch vergaderverzoeken weigeren wanneer u niet op kantoor of op vakantie bent.

U kunt ze ook een afwezigheidsbericht sturen waarin u hen informeert wat ze in de tussentijd kunnen doen, bijvoorbeeld doorverwijzen naar een andere collega die hun verzoeken of zorgen kan afhandelen.

10. Wissel af met een andere tijdzone

Het werken met mensen in andere tijdzones kan het plannen van vergaderingen en het opstellen van planningen lastig maken. In plaats van te veel tijd te besteden aan het raadplegen van een online tijdzoneconverter, kunt u de secundaire tijdzonefunctie van Google Agenda gebruiken om tijdsverschillen bij te houden en planningsongevallen te voorkomen.

Klik in Google Agenda op Instellingen > Algemeen > Tijdzone. Kruis aan Secundaire tijdzone weergeven onder Tijdzone.U kunt ook labels aan elke tijdzone toevoegen voor verdere organisatie.

11. Creëer terugkerende vergaderingen

Als u elke week of maand vergaderingen heeft, kunt u terugkerende vergaderingen instellen in plaats van elke keer handmatig evenementen te maken. Wanneer u een evenement maakt, selecteert u het vervolgkeuzemenu met de tekst Herhaalt niet en kies hoe vaak u de gebeurtenis wilt herhalen.

12. Maak een gebeurtenissnelkoppeling

Hoewel het maken van een nieuwe afspraak in Google Agenda slechts enkele muisklikken kost, slaat een afspraaksnelkoppeling de meeste stappen over en brengt u rechtstreeks naar het nieuwe afspraakvenster in Google Agenda.

Open gewoon uw browser, typ cal.nieuw, en sloeg Binnenkomen of terug. Bovendien is er een lange lijst met Snelkoppelingen voor Google Agenda waarmee u efficiënter door de app kunt navigeren en deze kunt gebruiken.

13. Vind een ideale tijd voor vergaderingen

Het vinden van het ideale tijdstip is een andere worsteling bij het opstellen van een vergadering of planning. Dit wordt moeilijker naarmate er meer mensen bij betrokken zijn, en de situatie wordt verwarrender als je verschillende tijdzones in de vergelijking gooit.

Gelukkig heeft Google Agenda een functie Zoek een tijd waarmee je voor iedereen in het team een ​​beschikbare tijd kunt vinden. Hiervoor is echter toegang tot de Google-agenda's van het team vereist, en u kunt deze alleen gebruiken via de webapp, niet via de mobiele app. Met deze functie kunt u een wederzijds beschikbare tijd vinden die voor iedereen in het team werkt.

Gebruik uw agenda in uw voordeel

Google Agenda biedt een reeks productiviteitsverhogende functies en integraties. Van het instellen van standaardherinneringen tot het beheren van tijdzones en het gebruik van spraakopdrachten: het beheersen van deze hacks kan u helpen het meeste uit uw agenda te halen voor efficiënt tijdbeheer.