7 mentale modellen om uw werk gedaan te krijgen

Advertentie

Steve Jobs had zijn beroemde 'reality distortion field'.

De waarheid achter de superkracht is minder magisch maar niet minder krachtig. Het was zijn eigen unieke mentale model dat hem hielp de wereld opnieuw vorm te geven en anderen in een hinderlaag te lokken met zijn wereldveranderende ideeën.

Steve Jobs zag de dingen gewoon anders.

Mentale modellen zijn de onzichtbare bril waardoor we de wereld zien. Simpel gezegd, het zijn ingrijpende "wetten" die we intern opbouwen die ons helpen de wereld te begrijpen. Mentale modellen worden voortgebracht door ervaring, gevoed door observatie en verbeterd door de rede.

Maar zoals elke lens kunnen mentale modellen bijziend of wazig worden. Daarom is het zo belangrijk om continu te werken aan de mentale modellen die we voor onszelf aannemen.

Waarom zijn mentale modellen belangrijk?

Een diepgeworteld maar gebrekkig mentaal model kan golven van juiste gedachten afwenden. Bevestigingsbias maakt ons bijvoorbeeld blind voor alternatieve manieren om informatie te interpreteren. Het juiste mentale model, dat ons helpt de filters rond onze gedachten te verwijderen, kan ons slimmere besluitvormers maken.

De realiteit bestaat uit cirkels, maar we zien rechte lijnen.

- Peter M. Senge, The Fifth Discipline: The Art & Practice of The Learning Organization

Kortom, we kunnen onze manier van denken hacken door het juiste mentale model of een clusterbom van mentale modellen in ons dierenbrein te lanceren.

Mentale modellen en implementatietools

Beschouw de tools als paletten om u te helpen uw 'gedachten' te schilderen. Ze kunnen ons helpen nieuwe benaderingen te vinden voor oude denkmodellen. In sommige gevallen kunnen ze ons helpen om geheel nieuwe mentale modellen te maken.

Laten we dus een paar mentale modellen in onze dagelijkse routines integreren en vaart krijgen voor beter tijdbeheer, besluitvaardigheid en zelfreflectie.

1. Verlaag de activeringsenergie

Stel je voor dat je uit bed komt.

Deze eenvoudige gebeurtenis op het juiste moment zorgt voor een kickstart van je dag. De "activeringsenergie" voor deze activiteit is laag omdat het een gewoonte is.

Het gebruik van activeringsenergie als mentaal model brengt ons terug naar de scheikundeles, waar we leerden dat de energetisch uitdagende reacties een hoge hoeveelheid activeringsenergie vereisen.

Elke gewoonte of productieve taak volgt hetzelfde model. Hoe complexer de taak, hoe hoger de activeringsenergie die nodig is om deze te starten en vol te houden. Ook zal je drang om uit te stellen groter zijn.

De truc om deze barrière te overwinnen, is door de mentale energie te verlagen die nodig is om een ​​taak te starten. U kunt de taak ook opnieuw ontwerpen door de omstandigheden te wijzigen die u van de eerste stap afhouden. U kunt bijvoorbeeld een complexe taak opsplitsen in eenvoudige en kleine stappen.

Onthoud dat het allemaal neerkomt op het uitoefenen van slechts één ding - ons wilskracht spier Hoe de wilskrachtspier te werkenSommige mensen hebben niet het wilskrachtprobleem. Wat maakt die productieve mensen anders? Het blijkt dat er genoeg onderzoek is gedaan naar het onderwerp en het antwoord blijkt vrij eenvoudig te zijn Lees verder . Dus gooi er alles naar toe. Zelfs de klok.

Het gebruiken als een mentaal model

Een van de eenvoudigste tools om de activeringsenergie te verlagen, is de timer op je telefoon. Als iets je tegenhoudt, zeg dan tegen jezelf dat je eraan moet werken twee minuten en niet meer.

Laten we nog een idee lenen van Shawn Achor en zijn boek Het geluksvoordeel (CA). Hij suggereert dat "we de activeringsenergie moeten identificeren - de tijd, de keuzes, de mentale en fysieke inspanning die ze nodig hebben - en die vervolgens moeten verminderen."

Het verminderen van deze activeringsenergie met zelfs 20 seconden biedt voordelen die de hele dag kunnen doorlopen.

2. Buig tijd met de wet van Parkinson

Dit is de wet van Parkinson en er staat alleen dat de hoeveelheid tijd die je nodig hebt om een ​​taak te voltooien, de hoeveelheid is die je zult nemen. Om productiever te zijn, stimuleer je je hersenen door de tijd die je nodig hebt te verkorten. Het is een observatie en geen vaste regel. Maar bedank Cyril Northcote Parkinson de volgende keer dat u met een strakke deadline werkt. Hoewel hij het in een zeer specifieke context gebruikte: de Britse overheidsdienst.

Het werk breidt zich uit om de beschikbare tijd voor voltooiing te vullen.

Het betekent niet dat je uitstelt en last-minute paniek gebruikt om een ​​taak gedaan te krijgen. Experimenteer in plaats daarvan met kortere tijdlijnen wanneer u iets moet doen.

Het gebruiken als een mentaal model

Sta niet toe dat externe deadlines op het laatste moment de druk vergroten. Plan en plan uw eigen microdeadlines voor uw project. Microdeadlines moeten zo kort mogelijk zijn. U kunt uw focus ook afstemmen met de concept van tijdsblokkering.

Gebruik een eenvoudige timer voor deadlines per uur of een Google Agenda-melding voor langere projecten. Gebruik Zapier met Google Agenda om waarschuwingen in te stellen voor Slack, e-mail of sms als de deadline nadert.

3. Doe één ding tegelijk met Single-Tasking

Denk aan een multi-tasking brein als een gefragmenteerde harde schijf.

Het brein zoals onze harde schijf blijft functioneren, maar is het een optimaal gebruik van zijn bronnen? Multitasken opent meerdere deuren voor afleiding. Als dit Microsoft-studie shows, de productiviteitsdaling kan oplopen tot een halve dag!

De single-tasking vs. multi-tasking debat Single- vs. Multitasking: wat is het beste voor productiviteit?Multitasking is een veelgebruikte methode om de productiviteit te verhogen. Blijkt dat het niet noodzakelijk de zilveren kogel is voor productiviteit. De sleutel is om te weten wanneer je moet multitasken. Lees verder was misschien geëindigd, maar velen dragen de laatste nog steeds als een ereteken. Neem de gewoonte aan van single-tasking door je te concentreren op één groot doel. Haal het uit de weg en ga verder met de volgende. Gebruik ten slotte mindfulness om uw computer en telefoon uit te schakelen wanneer u uw werk voor een dag gedaan hebt.

Het gebruiken als een mentaal model

Er zijn veel manieren om één taak uit te voeren. Sommigen vragen om aanpassingen aan onze gewoonten, terwijl anderen sterkere mentale lijfwachten nodig hebben. Hier zijn enkele ideeën en hulpmiddelen om u op één ding tegelijk te concentreren.

Sluit uw e-mail.

Stel uw computer in met de juiste tools om te helpen met gericht werk 3 manieren om multitasking te stoppen en gefocust te blijven om efficiënter en productiever te zijn [Windows]Bij MakeUseOf hebben we talloze artikelen geschreven over multitasken. Het blijkt echter dat multitasking met je hersenen knoeit. Onderzoek toont aan dat mensen die veel multitasken "gevoeliger zijn voor interferentie van ... Lees verder .

Houd altijd één browsertabblad open of stel limieten in met Chrome-extensies zoals XTab.

Blokkeer meldingen en leid sociale sites af met apps zoals Vrijheid en Zelfbeheersing.

Plan je taken met tools zoals Any.do of OneTask (Mac).

4. Investeer met het principe van Pareto

Vilfredo Pareto heeft het principe tijdens zijn leven nooit zo universeel zien worden.

De Italiaanse econoom merkte zojuist op dat 80% van de rijkdom en het land door slechts 20% van de bevolking werd beheerd. De "80-20" vuistregel vindt toepassing op vele gebieden van ons leven, maar wordt vaak misbruikt. De waarneming stelt simpelweg dat 80% van de resultaten kan worden toegeschreven aan 20% van de oorzaken.

Vandaag, in onze Zen voor productiviteit, zeggen we dat 20% van onze inspanningen 80% van onze resultaten opleveren. De percentages zijn misleidend omdat de grens tussen inspanningen en resultaten misschien niet altijd zo schoon is. Maar de waarheid is dat de meeste dingen in het leven niet zo gelijk zijn - dus om werk gedaan te krijgen, moeten we leren ons te concentreren op wat het belangrijkst is.

Het gebruiken als een mentaal model

Volg de observaties van het Pareto-principe op haal de stress uit de productiviteit 4 manieren om de stress uit de productiviteit te halenMet een paar doelgerichte wijzigingen kunt u uw productiviteit met grote sprongen verhogen. Pas deze eenvoudige methoden toe op uw leven en het resultaat is wat u zou verwachten: beter werken met minder inspanning. Lees verder . Jaag op de "vitale weinigen" in het geluid van de "triviale velen". Hier zijn een paar Pareto-experimenten:

• Ik gebruik het om online door meerdere artikelen te bladeren, maar lees alleen de beste twee.
• U kunt uw takenlijst prioriteren door elk item te rangschikken op basis van inspanning en resultaten.
• Groepeer uw e-mails in basiscategorieën. Gebruik standaardantwoorden voor de meest voorkomende e-mailreacties die u het minste voordeel opleveren.
• Voer een zelfanalyse uit met een eenvoudige sjabloon en tijdregistratie om uw belangrijkste activiteiten tegen uw afleiding te vinden. Jared Dees deelt een 80/20 sjabloon voor persoonlijke productiviteit.

5. Geef prioriteit aan de Eisenhower Matrix

Ik heb twee soorten problemen: de dringende en de belangrijke. Het urgente is niet belangrijk en het belangrijke is nooit urgent.

Dat is in een notendop de beroemde quote die leidde tot de Eisenhower Decision Matrix. Elke op tijd gebaseerde beslissing kan in een van de vier kwadranten van de matrix worden geplaatst.

• Dringend en belangrijk (taken die u onmiddellijk moet uitvoeren).
• Belangrijk, maar niet urgent (taken die u later kunt plannen).
• Dringend, maar niet belangrijk (taken die u aan iemand anders moet delegeren).
• Noch urgent, noch belangrijk (taken die u kunt elimineren).

Door te kiezen tussen urgentie en belangrijkheid, kunt u niet alleen prioriteit geven aan uw dagelijkse taken, maar ook aan uw levensdoelen.

Het gebruiken als een mentaal model

Gebruik de Eisenhower Matrix om niet alleen te beslissen over de doelen die er toe doen, maar ook om taken die dat niet zijn te elimineren.

James Clear vraagt ​​ons dat te doen onze doelen verduidelijken omdat het moeilijk kan zijn om tijdverspillende activiteiten te elimineren als u niet zeker weet waar u naartoe werkt. Hij biedt een spreadsheetsjabloon van de Eisenhower Box.

Eisenhower.me bood de bovenstaande video en een handig Eisenhower Kladblok aan om je doelen te bereiken. Er is een online app als je niet van pen en papier houdt.

Deze kleurrijke kaart van Xerox (PDF) gebruikt kleur om het relatieve belang van taken te benadrukken. Belangrijk maar niet urgent is het meest productieve gebied om je tijd door te brengen.

Prioriteitsmatrix van Affluence.com heeft apps voor Windows, Mac, iOS en Android.

6. Los problemen met lateraal denken op

Denk buiten de doos. Bekijk het probleem vanuit verschillende invalshoeken en los het op een indirecte manier op.

Omdat het je belangrijkste overlevingsvaardigheid kan zijn op de werkplek van morgen, waar innovatie de mantra zal zijn. Edward de Bono zei het het beste:

Intelligentie is iets waarmee we worden geboren. Denken is een vaardigheid die geleerd moet worden.

Lateraal denken is van immens belang in groepsbrainstormsessies of in een samenwerkingsproject. Onze geest heeft de neiging in rechte lijnen te denken, juist wanneer we de problemen in een nieuw licht moeten zien en elegante oplossingen moeten vinden.

Het gebruiken als een mentaal model

Lateraal denken is een van de moeilijkere mentale modellen omdat je jezelf ervoor moet trainen. Maar de uitbetalingen zijn enorm - van betere creativiteit tot meer opmerkzaamheid. Het goede nieuws is dat lateraal denken kan worden geleerd.

Start een creatieve hobby of speel met laterale denkpuzzels. Ontwikkel een gewoonte om de dingen anders te bekijken. Gebruik visuele mindmaps 8 MS Word-sjablonen die u helpen brainstormen en denken Breng uw ideeën snel in kaartGratis Word-sjablonen gaan niet alleen over prachtige documenten, perfecte cv's en voorpagina's. Ze kunnen ook van vitaal belang zijn voor brainstormen en mindmaps. Hier zijn acht Word-sjablonen voor uw ideevereisten. Lees verder om je hele brein aan te boren en elk zaadje van een gedachte te verbinden. Vind apps zoals Schuine strategieën of Oflow om los te komen.

7. Voorzien met een spijtminimalisatiekader

Dankzij dit metalen model kun je in je fauteuil zitten en alles bestellen uit een boek en een tractor.

Zoals Jeff Bezos zegt, kan de korte termijn je sukkelen in zelfgenoegzaamheid. Om te werken aan zaken die ertoe doen, hoef je alleen maar jezelf in de toekomst te projecteren en na te denken over hoe een leven zonder spijt eruit zal zien.

Het Regret Minimization Framework is voor de grote harige doelen van je leven. Het kan u helpen uw doelen te verduidelijken, ze in het vak "Belangrijk maar niet urgent" van Eisenhower te plaatsen en andere kaders te stellen voor het plannen van de weg die voor u ligt.

Het gebruiken als een mentaal model

De beste tool om je eigen Regret Minimization Framework te starten, is jezelf opleiden in jezelf. Voor mij begon het met een bucketlist. Voor jou kan het elke andere zielzoekende oefening zijn.

Wat dacht je van journaling Hoe u een Journaling-gewoonte start met 7 eenvoudige sjablonenAls je een journaling-sjabloon hebt, heb je een groot voordeel: je hoeft niet te bedenken wat je moet schrijven! Sjablonen besparen tijd en ze verminderen ook de wrijving bij het starten. Lees verder ? Een zelftestende oefening gedurende een maand kan onderdrukte verlangens naar de oppervlakte brengen en u helpen manieren te vinden om toekomstige spijt te minimaliseren.

Ben jij een onafhankelijke denker?

Charlie Munger staat erom bekend dat hij een scherm met mentale modellen gebruikt om investeringsmogelijkheden te evalueren. Als je kunt, pak dan een kopie van Arme Charlie's Almanak voor een levenslange opleiding in 500 pagina's.

De manier om te winnen is werk, werk, werk en hoop een paar inzichten te hebben.

Wat zijn de kleine systemen in uw wereld die u helpen evenwichtig en productief te blijven? Wat is het enige mentale model dat boven jou echt werkt? En welke houdt je tegen?

Beeldcredits: Huza via Shutterstock, Alison via Shutterstock