12 redenen waarom mensen uw e-mails NOG STEEDS negeren

Advertentie

Er is weinig frustrerender dan de moeite nemen om een ​​dringende e-mail te schrijven, alleen als de reactie te laat komt. Maar het probleem ligt misschien niet bij de ontvanger. Het kan bij u liggen en hoe u uw bericht heeft gemaakt.

Onderzoek heeft veel inzichten opgeleverd over hoe u meer leden van een mailinglijst kunt overtuigen om links in e-mails te openen, te lezen en erop te klikken. Maar er is minder informatie over het bereiken van vergelijkbare doelen voor persoonlijke of zakelijke e-mail.

Als u een dringend probleem op het werk heeft, wilt u dat stel jezelf voor aan een influencer 6 manieren om bezette mensen uw e-mails te laten beantwoordenEr zijn een hele reeks regels als het gaat om e-mailen die een persoon zal aanmoedigen of ontmoedigen om op de knop "beantwoorden" te klikken en u te antwoorden. Leer de regels voor e-mailsucces. Lees verder of een vergadering organiseren, hoe vergroot u de kans dat u snel een antwoord op uw e-mail ontvangt?

Hieronder volgt een lijst met redenen waarom antwoorden op uw e-mails laat of niet aankomen. Door op de hoogte te zijn van deze veelgemaakte fouten en tips, kunt u een snellere en consistentere respons op al uw e-mails realiseren.

U bent de persoon van wie u een antwoord nodig heeft

Als je mensen in je bericht plaatst, zullen ze vaak aannemen dat ze zijn opgenomen om op de hoogte te blijven. Dit verkleint de kans dat deze personen reageren, omdat zij niet het gevoel hebben dat zij de belangrijkste ontvanger waren. Gebruik de CC-functie niet als u iedereen nodig heeft om te antwoorden. Idealiter zou u één persoon tegelijk moeten e-mailen. Maar als je moet CC, maak dan vroeg in de e-mail duidelijk dat je nodig hebben iedereen om te antwoorden, inclusief degenen die CC'd zijn.

Je Subject Line Sucks

EEN kwaliteit onderwerpregel Hoe u uw e-mailbericht kunt laten opvallen in een rommelige inboxHeb je ooit een e-mail gestuurd waarvan je dacht dat het belangrijk was om pas vele dagen later beantwoord te worden, of erger nog, vergeten? Toegegeven, soms heb je er geen controle over, maar er zijn dingen die je kunt doen ... Lees verder moet mensen laten weten dat u dringend een antwoord nodig heeft. Dit betekent meer dan onaangenaam uw e-mail "URGENT" te noemen. En dat betekent niet dat je belachelijk gedetailleerd moet zijn.

Zoiets eenvoudigs als "Stevo, we moeten deze beslissing morgen nemen" werkt goed. Ten eerste richt het zich tot het individu, zodat ze weten dat de verantwoordelijkheid bij hem ligt hen. Ten tweede geeft de inhoud van die onderwerpregel een gevoel van urgentie en nieuwsgierigheid. Dit vergroot de kans dat het bericht meteen wordt geopend.

U geeft niet snel uw vraag aan

We weten allemaal dat e-mails beknopt moeten worden gehouden. Maar als de jouwe meer dan een paar korte alinea's lang zijn, zorg er dan voor dat je verzoek vanaf het begin in de schijnwerpers staat, anders wordt het misschien over het hoofd gezien.

Dit betekent beleefd overbrengen wat u nodig heeft in de eerste of tweede zin. U kunt later meer in detail treden, maar het uitgangspunt van wat u zoekt, moet eerst komen.

Uw berichten zijn saai

Als iedereen verwacht dat uw berichten saai, wafelachtig, gevuld met jargon en te gedetailleerd zijn, zullen ze het idee verachten om uw e-mails te openen.

Laat mensen in plaats daarvan ernaar uitkijken een e-mail van u te ontvangen. Gebruik humor. Spreek mensen persoonlijk aan. Vermijd zakelijk spreken. Houd je zinnen kort en krachtig. Voeg een grappige GIF toe Vind de beste GIF's op internet met Giphy, een speciale zoekmachine voor geanimeerde afbeeldingenGIF's zijn overal op internet gebruikelijk, maar het is soms moeilijk om de juiste te vinden voor de juiste situatie. Gelukkig is er een nieuwe speciale zoekmachine voor GIF's aangekomen. Zijn naam is Giphy en ... Lees verder . Je kunt iemands dag nog steeds opvrolijken, zelfs als je hem om een ​​gunst vraagt.

Je stelt geen deadline

Als je iets nodig hebt, laat de ontvanger dan precies weten wanneer het nodig is. Te vaak wordt ons gevraagd om zo snel mogelijk een antwoord te geven, of 'binnenkort'. Dit maakt de deadline subjectief. Als je zegt: "Ik heb vandaag om 16.00 uur echt een antwoord op deze vraag nodig", is er echter geen ruimte voor dubbelzinnigheid.

U biedt geen alternatieven

Als u doorgaat met het bovenstaande voorbeeld, is het mogelijk dat de ontvanger om 16.00 uur geen antwoord op u kan krijgen. U moet in uw eerste bericht rekening houden met deze mogelijkheid door de zin uit te breiden:

“Ik heb vandaag om 16.00 uur echt een antwoord op deze vraag nodig. Als dat niet mogelijk is, laat het me dan 's middags weten zodat ik alternatieve afspraken kan maken. "

De e-mail is dat niet Hoge prioriteit

Als je bericht werkelijk dringend is, kunt u dit duidelijker maken door e-mails als zodanig te markeren in bepaalde e-mailclients. Een e-mail kunnen markeren als Hoge prioriteit is mogelijk in Microsoft Outlook en Apple Mail. Helaas is dit niet mogelijk in Gmail, dus het beste alternatief is om je onderwerp vooraf te laten gaan met "DRINGEND:"

Dit mag alleen worden gedaan in echt dringende gevallen. Als je dit te vaak doet, verliest deze tip zijn effectiviteit.

Je maakt geen bedreiging

Dit klinkt erger dan het is. Laat de ontvanger weten dat als een antwoord niet binnen een vastgestelde deadline is ontvangen, er bepaalde gevolgen zullen volgen. Als voorbeeld: "Als ik om 14.00 uur niets van u heb gehoord, ga ik ervan uit dat alles in orde is en stuur ik de $ 10.000 naar de aannemer".

Als de ontvanger er vervolgens voor kiest om de vraag te negeren, weten ze expliciet dat de dingen nog steeds doorgaan zonder hun inbreng. Als ze willen dat hun stem wordt gehoord, moeten ze praten nu.

Je helpt niet

Als uw verzoek erg breed is, zal de ontvanger vaak denken dat hij een meer welsprekend antwoord moet opstellen dan nodig is. Laat ze weten of een eenvoudig 'ja' of 'nee' voldoende is. Als u een vergadering organiseert, biedt u drie of vier handige tijden als uitgangspunt. Doe wat u kunt om het beantwoorden van de e-mail voor de ontvanger minder lastig te maken.

U e-mailt op het verkeerde moment

Als u weet dat uw manager op donderdagmiddag altijd overrompeld is, wacht dan niet tot donderdagochtend om de e-mail te verzenden als u deze dinsdag had kunnen verzenden. Als je weet dat je collega aan het begin van elke dag tonnen e-mails heeft, wacht dan misschien tot je weet dat ze die hebben door hun inbox gegaan 5 actiestappen voor het genezen van uw inbox Zero Email FrenzyInbox Zero is een van de meest populaire modewoorden. Om uw e-mailproblemen echt op te lossen, moet u verder gaan dan Inbox Zero en de onderliggende problemen aanpakken. Lees verder voordat u uw bericht verzendt. Hierdoor is uw e-mail minder een naald in een hooiberg.

U verzendt te veel e-mails

Als u op kantoor bekend staat als een meedogenloze e-mailer, zullen uw collega's snel blind worden voor uw inbox.

Maak er een gewoonte van Hoe microgewoonten te gebruiken en enorme persoonlijke veranderingen te veroorzakenNieuwe gewoonten creëren is moeilijk. Gewoonten worden meestal opgebouwd gedurende weken of maanden van herhaling en motivatie is de uitdaging. Als het moeilijk wordt, kunnen microgewoonten een grote hulp zijn. Lees verder dat de e-mails die u verzendt belangrijke e-mails zijn. Wanneer iemand vervolgens een bericht van u in zijn inbox ziet, is de kans groter dat hij dit opmerkt.

Je bent ondankbaar

Als je mensen om dingen blijft vragen en geen dankbaarheid toont, zullen mensen je snel weer willen helpen. In de wereld van e-mail vertaalt dit zich naar mensen die je gewoon negeren. Ze reageren liever op en helpen andere mensen die hun tijd en moeite respecteren.

Dus als iemand snel antwoordt, bedank hem of haar dan. Als ze hun best doen om op u te reageren of u te helpen, laat dan zien dat u dankbaar bent.

Probeer het eens

Als het ontvangen van langzame antwoorden of geen antwoorden een probleem is, probeer dan elk van de bovenstaande fouten te vermijden. Door dit te doen, is het waarschijnlijker dat al uw e-mails snel worden geopend, gelezen en beantwoord. Als je dit een paar weken hebt gedaan, zou het een tweede natuur moeten worden. Voor je het weet, je wordt een e-mailexpert Wil je een expert worden in iets? Probeer opzettelijk oefenenHet is maar al te gemakkelijk om je terneergeslagen te voelen als je hard probeert een bepaalde vaardigheid te verbeteren. Gebruik de kracht van 'bewust oefenen' om je over die irritante plateaus te loodsen. Lees verder .

Welke andere e-mailtechnieken helpen u om snel een antwoord te krijgen? Is een van de bovenstaande punten bijzonder effectief voor u geweest?

Afbeeldingscredits: saai werk door Ditty_about_summer via Shutterstock, Elke dag is Valentijnsdag door Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Zijn we er al bijna? door Stuard Richards (Flickr). let op - steile trappen: 1 door Crystian Cruz (Flickr). Inbox Triage met Gmail door David Bruce Jr. (flickr).