7 verschillende toepassingen van het integreren van Google Drive met Gmail

Advertentie

Internet biedt mensen de tools om productiever te zijn, maar wat doe je als het aantal van die tools de zaken echt ingewikkelder gaat maken? Het antwoord is om ze te integreren.

Een goed voorbeeld, Google-tools. Google biedt u zoveel gratis bronnen en apps dat het moeilijk te begrijpen is hoe ze in bedrijf blijven. Toch vertrouwen tegenwoordig ontelbare mensen op diensten als Gmail en Google Drive om hun bedrijf, hun studie of andere te ondersteunen Door Google Drive aangedreven productiviteitsbehoefte 7 Geldbeheerhulpmiddelen in Google Drive die u moet gaan gebruikenHet bijhouden van uw financiën op papier kan rommelig worden. Gebruik in plaats daarvan deze onkosten trackers en sjablonen om uw financiën te beheren. Lees verder je kunt bedenken.

Het probleem is dat wanneer je zoveel plaatsen hebt om dingen op te slaan, het overweldigend kan zijn om te proberen te onthouden waar je bepaalde informatie hebt opgeslagen. Het kan verwarrend zijn om erachter te komen welk hulpmiddel u voor verschillende behoeften moet gebruiken.

Gelukkig zijn er een aantal manieren waarop je Gmail en Google Drive kunt integreren, zodat ze op een bepaalde manier fungeren als één hulpmiddel waar je niet zonder kunt leven.

Zoeken naar informatie

Een van de eerste dingen die mensen meestal tegenkomen wanneer ze veel verschillende online services gaan gebruiken, is bijhouden waar dingen zijn. Een eenvoudige manier om dit te verhelpen, is door uw Gmail-zoekopdracht te verbinden met zowel Gmail als GDrive. Om deze functie in te schakelen, gaat u gewoon naar uw Gmail-instellingen, klikt u op de menulink "Labs" en schakelt u de functie "Apps zoeken" in.

Nadat u deze functie heeft ingeschakeld, levert het uitvoeren van een zoekopdracht in het Gmail-zoekveld resultaten op van uw Google Drive-account onder aan de vervolgkeuzelijst.

Nadat u de zoekopdracht hebt uitgevoerd, worden de resultaten voor Google Drive gescheiden in een gedeelte net onder de zoekresultaten van Gmail.

Zoals u zich kunt voorstellen, wordt het vinden van uw belangrijke informatie aanzienlijk vereenvoudigd door in één zoekveld naar uw spullen te zoeken.

Met één klik verzenden naar Google Drive

Een andere manier om klikken te besparen wanneer je haast hebt, is door belangrijke bijlagen in Gmail rechtstreeks naar je Google Drive te verzenden. Wie wil het bestand downloaden, opslaan, aanmelden bij GDrive en vervolgens uploaden? Wat een pijn toch?

Doe het met één klik. Schuif naar de onderkant van de e-mail waar de bijlage wordt weergegeven en beweeg de muis over het bijlagepictogram.

Je ziet het kleine witte Google Drive-pictogram naast het downloadpictogram. Klik op dat pictogram en Gmail zet de bijlage automatisch over naar uw Google Drive-account.

Met een vervolgkeuzelijst kunt u het bestand direct naar een van uw submappen in Google Drive verplaatsen.

Voeg Google Drive-bestanden toe

Hoe zit het andersom? Wat als u een van uw Google Drive-bestanden aan een e-mail wilt toevoegen? Nou, je zult blij zijn om te weten dat dat net zo gemakkelijk is. Wanneer u een nieuwe e-mail opstelt in Gmail, plaatst u de muisaanwijzer op het Google Drive-pictogram bij de blauwe knop 'Verzenden'.

Dit opent een venster waarin u een of meerdere bestanden uit uw Google Drive-account kunt selecteren om aan uw e-mail toe te voegen.

Slechts een of twee klikken en het bestand wordt rechtstreeks overgebracht naar de e-mail die u opstelt. Makkelijk toch?

Ontvang meldingen voor Google Drive-wijzigingen

Blijf op de hoogte wanneer u samenwerkt met een team dat Google Drive gebruikt. Tijdens het werken aan gedeelde spreadsheets is het bijvoorbeeld belangrijk om gewaarschuwd te worden wanneer andere mensen de bladen wijzigen. U kunt die meldingen instellen in de Google Drive-spreadsheet zelf.

Open de spreadsheet en klik op 'Extra' in het menu en selecteer vervolgens 'Meldingsregels ...'

U kunt de meldingsregels instellen om een ​​e-mail te sturen wanneer er wijzigingen worden aangebracht in enig deel van de spreadsheet, individuele bladen, afzonderlijke cellen worden gewijzigd, het blad wordt met iedereen gedeeld of iemand verzendt gegevens van een het formulier.

Stel dit in als een manier voor uw personeel om informatie in te vullen of een vorm van feedback te geven, en dan hoef je je geen zorgen te maken dat je dat document zo nu en dan controleert om het te vinden updates. In plaats daarvan krijgt u automatisch een melding telkens wanneer iemand het bijwerkt - minder zorgen en het maakt uw hoofd vrij zodat u meer werk kunt verzetten.

Plan e-mails met Google Sheet

Als je wekelijkse of maandelijkse e-mails hebt die je naar je team of je manager stuurt, waarom zou je er dan geen verzameling van maken die berichten in een Google-blad en laten die e-mails precies op tijd uitgaan zonder ze te hoeven onthouden? Ik weet het, borderline science fiction, toch? Het is eigenlijk niet zo moeilijk om plan uw e-mails Rechter Postvak IN: Plan e-mails voor verzending later in Gmail Lees verder op deze manier.

Een vooraf gemaakt Gmail-plannerblad wordt aangeboden door Amit Agarwal van Digital Inspiration. Je hebt toegang tot de zijne gratis Gmail-planner en maak een kopie in uw eigen GDrive-account. Het eerste wat u hoeft te doen is naar het menu Gmail-planner gaan en het blad machtigen om toegang te krijgen tot uw Gmail-account.

Vervolgens moet u een concept opstellen van het bericht dat u in Gmail wilt plannen (begin gewoon een e-mail te schrijven en sluit de e-mail als u klaar bent zonder te verzenden). Nadat u de optie "Berichten ophalen" in het menu Gmail-planner hebt gekozen, worden al uw nieuwe concept-e-mails in deze spreadsheet geïmporteerd. Vervolgens hoeft u alleen een datum te selecteren waarop u de e-mail in de kolom "Geplande tijd" wilt verzenden.

Zodra u 'Berichten plannen' kiest in het menu Gmail-planner, wordt de status 'Gepland' weergegeven in de kolom Status.

Een kleine fout in deze tool die u in gedachten moet houden, is dat als u al geplande e-mails hebt die nog niet zijn verzonden en u ervoor kiest om importeer nieuwe concepten, het verwijdert de geplande datums van de bestaande geplande e-mails en u moet deze opnieuw plannen met de nieuw geïmporteerde e-mails. Geen groot probleem, maar iets om in gedachten te houden.

Gmail-samenvoeging

Over coole scripts van Amit gesproken, een andere opmerkelijke is de Gmail Mail Merge-tool die hij ook gratis aanbiedt.

Net als het planningsblad moet u het samenvoegblad naar uw Google Drive-account kopiëren en autoriseren voor toegang tot uw Gmail-account onder het menu Afdruk samenvoegen. Klik gewoon op de optie Stap 1 (opnieuw instellen). Vervolgens biedt stap 2 u de mogelijkheid om een ​​lijst met e-mailadressen van uw bestaande groepen in uw Google-contactpersonen te importeren.

De e-mailadressen worden weergegeven onder de kolommen 'Naam ontvanger' en 'E-mailadres ontvanger'. Of in plaats van groepen te importeren, kunt u deze kolommen altijd gewoon handmatig invullen. Hoe dan ook werkt!

U kunt vervolgens de resterende velden invullen om uw groepse-mail samen te stellen. Opmerkelijke velden hier omvatten de berichttekst, waarmee u HTML-e-mails met rich text in dit veld kunt schrijven. Gebruik de WYSIWYG-tool om de HTML voor uw e-mail te produceren (of schrijf het handmatig op als u gewoon zo bekwaam bent). Voeg bijlagen toe door de document-ID toe te voegen (van de Google Drive-URL wanneer u het document bekijkt).

Klik ten slotte op 'Start Afdruk samenvoegen' in het menu Afdruk samenvoegen en uw rich text massemail wordt verzonden, inclusief bijlagen.

Host uw Gmail-handtekening op Google Drive

Zie ooit iemand met die coole logo-afbeeldingen in hun email handtekening Een Facebook-badge gebruiken als uw e-mailhandtekening [Mac] Lees verder ? Je kunt het ook doen als je een afbeelding die is opgeslagen in een openbare map in je Google Drive-account integreert in je Gmail-handtekening. Het is een stuk eenvoudiger dan het klinkt.

Maak eerst een nieuwe map in uw GDrive-account met de naam "Public" en stel deze zichtbaar voor Public in en toegang tot "Iedereen kan bekijken".

Upload vervolgens het logo-afbeeldingsbestand naar die gedeelde map. De afbeelding krijgt dezelfde instellingen voor delen als de map zelf. Haal ten slotte de openbare URL van uw afbeelding op door de ID-reeks voor de map in de gedeelde weergave te noteren. Voer vervolgens de ID en de afbeeldingsnaam in de volgende URL-reeks in:

https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpg

Als je de string goed hebt, kun je de URL in een browser plakken en de afbeelding in je browser bekijken.

Typ uw handtekening en plaats vervolgens de cursor op de plaats waar u de afbeelding wilt insluiten, en klik op het pictogram van de afbeelding. Plak vervolgens de hierboven gemaakte URL in het veld URL van afbeelding. Altviool - uw handtekeningafbeelding wordt nu weergegeven bij elke e-mailhandtekening.

Dingen worden behoorlijk handig en naadloos wanneer u Google-services zoals Gmail en Google Drive begint te verbinden, nietwaar? Je vraagt ​​je bijna af hoeveel andere productieve dingen je kunt doen als je begint apps integreren met Google Drive Optimaal profiteren van Google Drive met geïntegreerde appsGoogle Drive kan worden gebruikt om bestanden tussen uw computers te synchroniseren, maar dat is slechts een van de vele functies. Google wil dat Google Drive uw nieuwe cloud-harde schijf is, toegankelijk vanaf elk apparaat. Naar... Lees verder .

Kent u andere coole dingen die u kunt doen met Gmail en Google Drive? Deel uw eigen creatieve ideeën in het commentaar hieronder. Laten we gek worden met Google Drive en Gmail, zullen we?