Word een baas bij e-mail: laat het niet de hele dag duren

Advertentie

182.900.000.000 e-mails.

182,9 miljard.

Dat zijn meer dan 25 e-mails per menselijke geest op aarde.

En dat is gewoon wat we in één dag verzenden (Pdf).

Gezien het enorme aantal e-mails dat elke dag wordt verzonden en ontvangen, is het geen wonder dat deze elektronische communicatie voor velen van ons te moeilijk is geworden om te verwerken. Maar maak je geen zorgen, hier zijn enkele productiviteitsgeheimen die je kunnen helpen het beest te temmen.

Gebruik standaardantwoorden

Ik kan het belang van deze niet benadrukken. De kans is groot dat u veel e-mails op dezelfde manier beantwoordt, of het nu gaat om het weigeren van een inzending, het erkennen van de inspanningen van een collega of een eenvoudige begroeting. Het enige dat u absoluut moet doen, is het maken van standaardantwoorden voor uw meest gebruikte e-mails.

Het is heel gemakkelijk stel standaardantwoorden in Gmail in E-mail sneller en beter met standaardantwoordenHeb je geen tijd om te lunchen? Geen probleem, pak een blikje. Heb je wat kampeervoer nodig dat niet zal bederven? Makkelijk, haal wat blikvoer. Ben je het beu om dezelfde e-mailantwoorden te typen? Probeer ingeblikte e-mails! Denken...

Lees verder of een andere e-mailclient. Hoe snel een typist ook is, je bent toch niet sneller dan twee muisklikken? Bespaar jezelf wat tijd en doe dit nu.

Stel filters en labels / mappen in

De beste manier om een ​​overbelasting aan te pakken, is door deze eerst op te lossen. Dat betekent dat u filters en labels / mappen in uw inbox gebruikt. Outlook heeft mappen, Gmail heeft labels en beide hebben filters die u kunt instellen om uw e-mail automatisch naar deze mappen en labels te leiden. Je kunt instellen geavanceerde filters 5 Gmail-filters om prioriteiten te stellen en uw inbox te ordenenWelke filters moet elke persoon in zijn arsenaal hebben, zodat zijn inbox net zo ordelijk is als de mijne? Ik ben hier om u op weg te helpen bij het opzetten van uw eerste vijf filters, of ... Lees verder in Gmail volgens uw aangepaste behoeften. Gmail biedt zelfs automatisch aan breng wat orde in uw e-mail 6 manieren om uw e-mailinbox terug te vorderenIs er nog iets dat zo nuttig, veel voorkomend en frustrerend is als een e-mailinbox? Het bestaat al een eeuwigheid en we blijven het gebruiken, en zolang we het blijven gebruiken, zullen mensen zoals ik ... Lees verder met zijn nieuwe Prioriteitsinbox.

Ze hebben wat tijd nodig om goed in te stellen en te categoriseren, en de eerste maand vereist constante input van jou. Maar op de lange termijn is het de moeite waard. Plaats dingen niet zomaar onder labels en filters, denk erover na en categoriseer ze goed, want dit is de automatisering die je inbox de rest van je leven zal gebruiken.

Ik vind het het beste om een ​​3-stapscontrole uit te voeren voordat je een e-mail filtert:

1. Vraag uzelf af wat de beste label- / mapnaam is (al dan niet aanwezig) voor dit bericht.
2. Controleer of die naam al bestaat, en zo niet, maak deze dan aan.
3. Vraag uzelf af of die naam een ​​afzonderlijke entiteit moet zijn of onder een categorie onder een van de bestaande mappen moet worden ingedeeld.

Doe dit regelmatig en je inbox wordt magisch schoner.

Neem uw takenlijst ergens anders mee naartoe

Zeg het me mensen: "Je inbox is niet je to-do-lijst." Google's Vivek Haldar schreef hier een tijdje geleden over en ik was het daar niet meer mee eens. Hier is Haldars mening:

E-mail is een vreselijke plek voor een takenlijst. Ik snap echt niet hoe je GTD kunt aanpakken om te e-mailen. Een e-mail is niet uitvoerbaar. Als je het eenmaal hebt gelezen en het hebt begrepen, krijg je misschien een duidelijke actie, maar je inbox is niet de plek om het te duwen.

Uw e-mail gaat over communicatie, dus laat het daarover gaan. Er zijn tal van fantastische apps voor takenlijsten en ik raad Any.do of aan Wunderlist Wunderlist - De beste takenlijst-applicatie op de iPhone [iOS]Wunderlist is een van de eenvoudigste manieren om bij te houden wat je moet doen. Het heeft een elegante gebruikersinterface die gewoon logisch is. Iedereen kan het oppakken en uitzoeken hoe ... Lees verder .

Afmelden bij Junk

Je zult niet geloven hoeveel nieuwsbrieven en andere ongewenste e-mail je inbox verstopt, ondanks een spamfilter. En zodra er rommel ontstaat, kan het snel uit de hand lopen. Om het in zijn sporen te stoppen, moet je je afmelden en er is een heel gemakkelijke truc om dat te doen.

Zoek in uw e-mailclient naar het woord 'afmelden'. Het wordt aan het einde van elke nieuwsbrief toegevoegd, dus je ziet ineens een lijst met alle massamails in je inbox. Open ze nu één voor één en meld u af. Ik raad aan om Gmail's te gebruiken Voorbeeldvenster wanneer je dit doet om dingen te versnellen.

Er zijn ook add-ons en services voor snel afmelden voor mailinglijsten Maak je inbox leeg: meld je snel af voor meerdere nieuwsbrieven met deze toolsAfmelden voor nieuwsbrieven gaat over meer dan alleen spam. De meeste nieuwsbrieven die onze inbox vullen, verkopen geen medicijnen of bieden geen prijzengeld aan - het zijn echte nieuwsbrieven van vertrouwde bedrijven die we zelf hebben geabonneerd ... Lees verder of bundel ze in e-mailoverzichten.

De gouden vraag om elke e-mail te stellen

Dit is de biggie en dat heeft me het afgelopen jaar geholpen om mijn overbelasting in de inbox bij te houden. Tom Stafford van BBC Future stelde een gouden vraag om jezelf te stellen bij het openen van een bericht:

"Als ik deze informatie niet in mijn inbox had, zou ik er dan naar op zoek gaan?"

Als het antwoord nee is, klik dan niet op beantwoorden of klik op verwijderen zonder het zelfs maar te openen. Het is zo simpel. Nee, je gaat niets groots missen - ik doe het al een jaar en het werkt echt. Hier is de uitleg van Stafford:

Nergens is dit duidelijker dan de groeps-e-mail en de lawine van antwoorden die steevast volgen. Sla terug door jezelf eraan te herinneren dat niet alle e-mail hoeft te worden beantwoord, dat veel problemen door andere mensen worden en moeten worden afgehandeld. Vraag jezelf af: "Als ik deze informatie niet in mijn inbox had, zou ik er dan naar op zoek gaan?" De meeste de tijd dat het antwoord waarschijnlijk "nee" is, en dat is een teken dat iemand anders jouw beheert aandacht.

Deel uw e-mailhacks

Iedereen heeft zijn eigen e-mailhacks om de rommel te beheren en de beste manier om te leren is door ze te delen. We hebben ook onze eigen Gmail-gids voor iedereen De Power User Guide to GmailDeze gratis Gmail-gids is voor degenen onder u die Gmail al als e-mailclient gebruiken en maximaal willen profiteren van de vele productiviteitsfuncties. Lees verder . Het helpt, net als het advies van professionele gebruikers. Als Stafford dat artikel niet had geschreven, zou ik nog steeds in berichten verdrinken en daar ben ik hem eeuwig dankbaar voor.

Dus vertel me, hoe ga je om met je e-mail overload 3 tips om met e-mailoverbelasting om te gaan in Gmail [Show & Tell]De meesten van ons hebben last van een overvloed aan informatie. Overweldigd worden door privé-e-mails is misschien geen groot probleem en het negeren van de helft van de e-mails is eigenlijk tot op zekere hoogte acceptabel. In een professioneel leven echter ... Lees verder ? Er zijn hier geen verkeerde antwoorden, mensen.

Afbeeldingscredits: Pete, Lars Plougmann