Hoe u uw geld terugkrijgt met de Expense Cloud mobiele app

Advertentie

Wanneer u reist voor zakenreizen, weet u waarschijnlijk hoe vervelend het kan zijn om reis-, voedsel-, hotel- en entertainmentkosten bij te houden. Het vereist vaak dat u vergeet om bonnen te ontvangen, deze op te tellen en uw bedrijf of organisatie een onkostendeclaratie te bezorgen. Nou, ExpenseCloud, een nieuwe online service en mobiele app, kan u heel veel tijd besparen.

ExpenseCloud werkt ongeveer zoals de populaire persoonlijke financiële dienst, Mint.com. U kunt ExpenseCloud gebruiken om transacties van uw online credit- en debetkaartrekeningen te importeren of handmatig uitgaven toe te voegen en uiteindelijk een onkostennota te maken voor goedkeuring.

Hoewel premium betalingsopties voor ExpenseCloud het nuttigst zijn voor bedrijven met meerdere accounts, kan het gratis account voor individuen ook nuttig zijn voor bijvoorbeeld leraren, freelancers, overheidsmedewerkers en dergelijke die mogelijk geen bedrijfsaccount hebben, maar de uitgaven moeten bijhouden en een onkostennota moeten overleggen, zelfs voor belastinggerelateerde doeleinden.

Hoe het werkt

ExpenseCloud is een platformonafhankelijke mobiele app voor de iPhone, Blackberry en Android. Nadat u uw account heeft geregistreerd, kunt u ExpenseCloud direct gebruiken. De gebruikersinterface op het startscherm bestaat uit een eenvoudige verzameling gegevensinvoerknoppen voor het opnemen van parkeerkosten, hotelkosten, kilometers, entertainment, vliegreizen, maaltijden en andere uitgaven.

Wanneer u op een categorie tikt, kunt u handmatig een uitgave toevoegen die gegevensvelden bevat voor het bedrag, de datum en de handelaar, en als een uitgave factureerbaar of prepaid is. Als u naar het buitenland reist, kunt u ook de valuta aangeven die u heeft gebruikt.

Omdat ExpenseCloud op je iPhone staat, maak je foto's van bonnen met de ingebouwde camera. De iPhone-camera legt documenten nog beter vast dan sommige scanners, en met een beetje oefening duurt het minder dan 30 seconden om een ​​kassabon te maken en op je iPhone te bewaren. U kunt de groene knop Toevoegen vanuit ExpenseCloud gebruiken om de camera te activeren of een bestaande foto van een ontvangstbewijs toe te voegen aan uw bibliotheek.

Met ExpenseCloud kunt u natuurlijk handmatig gegevens invoeren zoals u zou kunnen doen wanneer u bonnen bewaart en items registreert met pen en papier. Maar ExpenseCloud werkt als een spreadsheet, dus wanneer u handmatig gegevens invoert, biedt het een gedetailleerd rapport, waarbij alle gegevens voor u worden berekend, waardoor het nauwkeuriger wordt. Alle invoer die u in de mobiele versie van ExpenseCloud maakt, wordt gesynchroniseerd met uw online account en omgekeerd.

Kosten voor automatisch importeren

ExpenseCloud werkt op dezelfde manier als Mint.com in die zin dat het kan linken naar uw persoonlijke creditcard- en bankpasrekeningen en kan downloaden transacties naar uw ExpenseCloud-account, wat op zijn beurt de noodzaak voor het handmatig invoeren van gegevens verlicht, behalve natuurlijk wanneer u betaalt contant geld gebruiken.

Auto-import is een nuttige tijdsbesparing, vooral als u veel zakelijk reist, waarbij u uw uitgaven moet beheren en rapporteren. Net als Mint staat ExpenseCloud's toegang tot uw kredietrekeningen u en iemand anders niet toe om wijzigingen aan te brengen met ExpenseCloud. Het downloadt uw transacties alleen voor rapportagedoeleinden.

Onkostendeclaraties

De enorme tijdsbesparing is wanneer u bonnen moet verzamelen en sorteren, uw uitgaven moet berekenen en een onkostennota moet maken. ExpenseCloud doet deze taken voor u. Nadat u terug bent van uw reis, kunt u zelfs uitgaven toevoegen die nog niet zijn geregistreerd, en vervolgens eenvoudig uw rapport maken, dat kan worden geëxporteerd naar PDF of rechtstreeks naar de boekhouding kan worden gemaild.

Als u fotokopieën van uw bonnen maakt, worden deze natuurlijk ook aan uw rapport toegevoegd.

Prijzen

Grotere bedrijven zullen waarschijnlijk ExpenseCloud-accounts opzetten voor hun werknemers, maar er zijn ook gratis en goedkope individuele opties. Het gratis plan omvat auto-import van uitgaven, de rapportagefuncties, het gebruik van de gratis mobiele app die synchroniseert met uw online ExpenseCloud-account en integreert met andere accountsoftware zoals Quickbooks.

Met mobiele technologie zoals ExpenseCloud is er weinig reden om vast te houden aan de verouderde papieren bonnen en de methode voor het bijhouden van uitgaven. Laat ons weten wat jij van ExpenseCloud vindt. Is het de service waarvan u denkt dat u deze zou kunnen gebruiken?