5 essentiële tools die u nodig heeft voor een productiever virtueel kantoor

Advertentie

Een virtueel kantoor is een mobiel kantoor dat zich op je computer of in de Cloud bevindt. Als je baan je niet vastbindt aan een specifieke locatie, kun je je tools instellen om overal ter wereld te werken. Voor steeds meer mensen wordt werken op afstand een realistisch en uitdagend alternatief voor woon-werkverkeer in een traditioneel kantoor.

Hoewel het ongelooflijk veel vrijheid biedt, vereist virtueel en mogelijk onderweg werken ook een grote discipline en uitstekende organisatorische vaardigheden. Ik werk en reis al meer dan een jaar en kan u daarom het een en ander vertellen over werken vanuit een 'virtueel kantoor'.

E-mailcommunicatie

Effectieve communicatie is de sleutel tot productief zijn. E-mail blijft een essentieel virtueel kantoortool voor professionele communicatie en het ziet er niet naar uit dat het binnenkort zal worden vervangen. Uw e-mailclient moet zijn ingesteld om uw e-mail automatisch te filteren, zodat u deze gemakkelijk kunt taggen en sorteer e-mails, en u zou uw e-mail online moeten kunnen raadplegen voor het geval er iets met uw gebeurt computer.

Voor mij, Google Mail met enkele aangepaste instellingen en verschillende ingeschakelde Google Labs-functies voldoet aan al deze vereisten. We hebben er talloze artikelen over geschreven Gmail op MakeUseOf.

Ik raad ook aan de volgende artikelen te lezen:

• • Hoe Gmail in een multitasking-machine verandert (deel 1) Hoe Gmail in een multitasking-machine verandert (deel 1) Lees verder

• 3 Things Pro Gmail-gebruikers hebben hun account ingesteld 3 Things Pro Gmail-gebruikers hebben hun account ingesteld Lees verder

Organiseren en plannen

Geen enkel virtueel kantoor is compleet zonder een kalender om u te herinneren aan deadlines, evenementen en afspraken. Vanwege de naadloze integratie met GMail die ik gebruik Google kalender.

De volgende artikelen laten zien hoe u er het beste uit kunt halen Google kalender:

• 10 geweldige Google Agenda-functies die u moet uitproberen 10 geweldige Google Agenda-functies die u moet uitproberen Lees verder
• 5 Handige Greasemonkey-scripts om Google Agenda te verbeteren 5 Handige Greasemonkey-scripts om Google Agenda te verbeteren Lees verder

Als u meer hulp nodig heeft dan een eenvoudige kalender kan bieden, overweeg dan om uw eigen virtuele assistentiesysteem in te stellen. Een uitstekende oplossing voor het beheren van uw facturen, reisgegevens en meer is Pageonce. Een ander geweldig hulpmiddel om georganiseerd te blijven is Denk aan de melk, een tool om lijsten, taken en herinneringen online of waar je maar wilt te beheren, bijvoorbeeld in Gmail.

• 8 eenvoudige manieren om taken te beheren met Remember The Milk 8 eenvoudige manieren om taken te beheren met Remember The Milk Lees verder
• 5 slimme manieren om te onthouden Onthoud de melklijsten en -tags 5 slimme manieren om te onthouden Onthoud de melklijsten en -tags Lees verder

Directe communicatie

Het is belangrijk om contact te maken met mensen. Directe communicatie via IM, spraak, telefoon of video-oproepen helpt ook om informatie efficiënter door te geven dan via een e-mail. Hoe dan ook, u moet rechtstreeks met collega's of klanten communiceren.

Skype beslaat de volledige directe communicatiebandbreedte. Je kunt het gebruiken om te chatten, een spraak- of videochat te doen en een telefoonnummer te bellen.

Bekijk de volgende artikelen voor tips en trucs voor Skype :

• 5 eenvoudige manieren om lage audiokwaliteit op Skype (of andere VoIP-services) te repareren 5 eenvoudige manieren om lage audiokwaliteit op Skype te repareren Lees verder
• Problemen oplossen wanneer Skype geen video heeft [Windows] Skype Video werkt niet? Uw camera testen en problemen oplossenHet is frustrerend als Skype-video niet werkt. Gebruik deze checklist om de veelvoorkomende problemen met de videostream van Skype op te lossen. Lees verder
• Skype gebruiken om gesprekken op te nemen of interviews te houden met HotRecorder (Windows) Skype gebruiken om gesprekken op te nemen of interviews te houden met HotRecorder (Windows) Lees verder

Als alternatief voor Skype kun je ook overwegen Google Talk of ooVoo.

Online opslag en delen van bestanden

Als uw kantoor niet alleen virtueel is, maar ook in The Cloud, heeft u een betrouwbare online tool voor bestandsopslag nodig. Mogelijk hebt u ook een tool nodig om met uw partners documenten uit te wisselen of samen aan documenten te werken. Dropbox kan dat allemaal en meer.

Kijk wat we u aanraden om mee te doen Dropbox:

• 2 tools om het delen van bestanden op Dropbox sneller en gemakkelijker te maken 2 tools om het delen van bestanden op Dropbox sneller en gemakkelijker te makenEen van de spelers in de game voor het delen van bestanden is Dropbox. Met deze populaire back-up- en synchronisatieservice voor bestanden kunnen gebruikers eenvoudig bestanden delen via een "openbare map". Met deze functie is het delen van bestanden ... Lees verder
• 3 meer manieren om uw Dropbox-bestanden te beheren waarvan u misschien niet op de hoogte bent 3 meer manieren om uw Dropbox-bestanden te beheren waarvan u misschien niet op de hoogte bentOnze favoriete service voor het delen van bestanden, Dropbox, biedt royaal tot 2 optredens gratis aan. Voor veel gebruikers is dit misschien genoeg, maar nu Dropbox de centrale cloud-synchronisatie wordt ... Lees verder
• Hoe verloren bestanden in Dropbox te herstellen Hoe verloren bestanden in Dropbox te herstellenWat gebeurt er als je per ongeluk een bestand in Dropbox verwijdert? Zal het voor altijd verdwijnen zodra de wijzigingen zijn gesynchroniseerd? Ja, het bestand zal verdwijnen, maar het is nog niet helemaal verdwenen. Zo is ... Lees verder
• Hoe directe links naar Dropbox-inhoud te maken en het proces te automatiseren Hoe directe links naar Dropbox-inhoud te maken en het proces te automatiserenEen van de beste toepassingen van Dropbox is het delen van bestanden. Met je Dropbox-account kun je je openbare map gebruiken om bestanden met anderen te delen. In dit artikel laat ik je de snelle en ... Lees verder
• Hoe u uw Dropbox-gegevens kunt versleutelen met ENCFS [Linux] Hoe u uw Dropbox-gegevens kunt versleutelen met ENCFS [Linux]Dropbox is misschien wel een van de beste online tools voor het synchroniseren van bestanden. Als je echter de laatste tijd door het technische nieuws bladert, zul je zien dat Dropbox de laatste tijd enkele privacyproblemen heeft. Daarom coderen ... Lees verder

Hardware

Laat me tot slot kort vermelden welke hardware van pas zal komen. U heeft uiteraard een computer en eventueel een mobiele telefoon nodig. De apparaatkeuze hangt grotendeels af van persoonlijke voorkeuren of misschien gaat u volledig vertrouwen op openbare computers. Hoe dan ook, er zijn twee accessoires die u moet overwegen:

• Back-up en bestandsoverdracht
  Voor gegevens die u niet online kunt of wilt opslaan, koopt u een SD-kaart of een USB-flashstation met voldoende opslagcapaciteit. U kunt ook mobiele apps op deze apparaten installeren als u op openbare computers gaat vertrouwen.
• Hoofdtelefoon en / of headset
  Wanneer u in een drukke en lawaaierige openbare ruimte werkt, kan een goede hoofdtelefoon een cruciale factor zijn voor uw focus en gezond verstand. Als u af en toe via uw computer moet bellen, zorg dan dat u een multifunctionele hoofdtelefoon heeft die ook dienst doet als headset.

Conclusie

Een virtueel kantoor is een zeer individuele configuratie van computerhardware, desktopsoftware en online services. Net als in een traditioneel kantoor hangen de virtuele kantoortools die u kiest sterk af van uw persoonlijke vereisten en voorkeuren. U kunt de organisatie eenvoudig en effectief houden, maar vergeet nooit uw gegevens te beschermen en een religieuze back-up te maken.

Welke apps en hardware gebruikt u in uw virtuele kantoor?

Afbeeldingscredits: EDHAR