Hoe u alle e-mails op de juiste manier kunt beantwoorden: inline

Advertentie

In 1971 werd de allereerste e-mail van de ene computer naar de andere gestuurd. Nu, 269 ​​miljard e-mails worden elke dag verzonden.

Het is niet voor te stellen hoeveel van deze e-mails niet nodig zijn. Hoeveel dienen alleen om meer verwarring te veroorzaken. Om nog meer aandacht en geduld van hun ontvangers te verbranden.

Maar één ding is zeker: als er meer mensen zijn begonnen effectief reageren op e-mails 5 tools om betere e-mails te schrijven die mensen zullen lezen en beantwoordenSchrijven is niet voor iedereen weggelegd. Maar je hoeft geen geweldige schrijver te zijn om een ​​geweldige e-mail te sturen. Het enige wat je nodig hebt zijn een paar tools om kwaliteitsberichten te garanderen. Lees verder , we zouden allemaal iets minder strak in onze inbox zitten en onze e-mail angst Hoe Gmail Inbox Angst onder de knie te krijgenZoveel e-mails, zo weinig tijd. Voel je je zo als het gaat om het beheren van je Gmail-inbox? We laten je eenvoudige instellingen en handige tools zien om je Gmail-inbox te organiseren en stressbestendig te maken. Lees verder

zou iets minder slopend zijn.

De meest voor de hand liggende oplossing hier is niet alleen "inline antwoorden", maar inline antwoorden naar behoren. Inline antwoorden is waar u antwoordt in de hoofdtekst van de e-mail, in plaats van uw eigen e-mail helemaal opnieuw te schrijven.

Inline antwoorden is iets dat de meesten van ons al van tijd tot tijd doen. Maar we zouden inline moeten antwoorden ver vaker. En we zouden dit moeten doen met een paar regels in gedachten om die gecompliceerde e-mailthreads georganiseerd en gemakkelijk te volgen te houden.

We beantwoorden e-mail verkeerd

Het tegenovergestelde van inline antwoorden is wat vaak 'topposting' wordt genoemd. Dit is waar je op antwoord op een e-mail klikt en gewoon begint te typen bovenaan het tekstvak. Dit is hoe de meeste e-mail van vandaag is samengesteld. Maar tenzij u te maken heeft met uiterst eenvoudige e-mailgesprekken, kan het plaatsen van berichten van topkwaliteit allerlei problemen veroorzaken.

Ten eerste, bij het plaatsen van een bericht, wordt terugverwijzen naar de oorspronkelijke e-mail een enorm gedoe, waarbij u na e-mail door e-mail moet bladeren om te vinden wat u zoekt. Je moet dan terug scrollen naar de e-mail die je aan het schrijven bent, om misschien te parafraseren wat je zojuist hebt gevonden, uit de context, en mist vaak opvallende punten.

Soms kan een ontvanger uw e-mail beantwoorden in een geheel nieuwe e-mailthread, wat betekent dat uw gesprek nu in twee of meer afzonderlijke threads plaatsvindt.

via GIPHY

Als je in een groepsgesprek zit, wordt het nog warmer. Bijhouden wie antwoordt op wat, wanneer en wat de reacties waren die antwoorden wordt een bijna onmogelijke prestatie.

Inline antwoorden is de oplossing

In plaats van topposting zouden we moeten antwoorden in lijn - dat wil zeggen, in de hoofdtekst van het oorspronkelijke e-mailbericht. In Outlook en Apple Mail ziet u het oorspronkelijke bericht zodra u op beantwoorden klikt. Druk in Gmail op de drie stippen onder aan het opstelscherm om het gesprek weer te geven.

Tip: Om de verticale 'quote'-regel uit je antwoord in Gmail te verwijderen, markeer je de hele e-mail en klik je op minder inspringen knop.

Inline antwoorden lost het probleem op dat u door massa's berichten moet bladeren omdat de originele e-mail is opgenomen en doorzoekbaar is in het meest recente bericht dat u in dat gesprek ontvangt. Dit betekent dat alles in context wordt gehouden.

Bovendien hoeft u geen tijd te verspillen aan het samenvatten van de antwoorden van andere mensen of het kopiëren van plakfragmenten van e-mails om uw eigen antwoorden logisch te maken. Met inline antwoorden is er alles waar iedereen op elk moment naar terug kan verwijzen.

En voor threads waarbij meerdere mensen betrokken zijn, is het gemakkelijk om te onderscheiden wie wat heeft gezegd en in antwoord op wie (als het goed is gedaan).

Inline correct antwoorden

Wanneer de meeste mensen inline antwoorden, schrijven ze hun antwoorden gewoon naast de tekst waarop ze willen reageren, en ze maken dit vet of rood.

Dit is verre van ideaal. Zodra iemand een e-mail in platte tekst opent, kan hij deze opmaak niet zien. En zodra er meer dan een paar mensen in een thread zitten, kan het snel rommelig worden.

Hier volgt een korte handleiding naar behoren inline antwoord dat schaalbaar is en verwarring tot een minimum beperkt.

1. Vertrouw niet op opmaak

Zoals vermeld, kan een ontvanger in sommige gevallen de opmaak die u in een e-mail opneemt mogelijk niet zien (hij geeft bijvoorbeeld de voorkeur aan platte tekst). Als iemand kleurenblind is, kunnen ze het moeilijk vinden om threads te volgen die meerdere kleuren bevatten.

Gebruik in ieder geval opmaak om antwoorden gemakkelijker te vinden bij het scannen van een e-mail. Maar vertrouw niet alleen ben ermee bezig.

2. Voorwoord Antwoorden met uw naam

In plaats van te vertrouwen op formatteren, maak er een gewoonte van om al uw antwoorden vooraf te laten gaan met uw naam en, als u speciaal georganiseerd moet zijn, de datum. Vraag alle ontvangers hetzelfde te doen.

Momenteel heb je in Gmail geen andere keuze dan je naam handmatig in te voeren. Hetzelfde geldt voor de altijd saaie Apple Mail-app.

Als u echter Outlook gebruikt, is er een functie om uw antwoorden automatisch met uw naam vooraf te laten gaan. Ga hiervoor naar Bestand> Opties> Mail. Ga dan naar Antwoorden & doorsturen, controleer de Voorwoord opmerkingen met tekstvak en typ uw naam in het tekstvak. Wanneer u in de hoofdtekst van een e-mail antwoordt, wordt uw naam automatisch tussen haakjes weergegeven.

Mailbird heeft ook standaard deze optie.

3. Gebruik alstublieft lijnonderbrekingen

Telkens wanneer u een inline antwoord achterlaat, moet dit op een nieuwe regel staan, in plaats van halverwege de zin of aan het einde van een alinea.

Dit maakt het veel gemakkelijker voor andere mensen om op uw opmerkingen te reageren en maakt het scannen van het gesprek rond elk punt veel gestroomlijnder.

4. Meerdere antwoorden inspringen

Wanneer meerdere punten in één e-mail worden behandeld, zullen er binnen één bericht meerdere threads plaatsvinden.

Om deze overzichtelijk te houden, moet u reacties met schroefdraad inspringen, zodat het duidelijk is welke opmerkingen betrekking hebben op elk punt. Persoonlijk vind ik het gebruik van punthaken (>) de meest intuïtieve tekens hier, omdat opsommingstekens mogelijk niet verschijnen in e-mails met platte tekst.

Dit zal u veel moeite besparen om te achterhalen op welk deel van het gesprek u moet letten.

5. Laatste redmiddel: gebruik een betere tool

Niemand doet alsof de inline antwoorden hier de perfecte oplossing zijn. Maar als je geen andere keus hebt dan e-mail te gebruiken, neem dan de tijd om schrijf e-mails die efficiënt en effectief zijn Hoe u de perfecte professionele e-mail schrijft (ondersteund door gegevens)E-mail blijft de belangrijkste vorm van communicatie in het bedrijfsleven. Om in die omgeving te slagen, moet u leren hoe u effectieve professionele e-mails kunt opstellen. We laten u 9 eenvoudige trucs zien waarvan is bewezen dat ze werken. Lees verder . Op basis van de bovenstaande redenen is inline antwoorden de beste manier om projecten te laten vorderen. Het helpt ook iedereen om meerdere gesprekken binnen e-mailthreads bij te houden zonder tijd te verspillen met het doorbladeren van lange lijsten met eerdere e-mails.

Als u vindt dat zelfs inline antwoorden te complex worden, of als uw collega's er niet aan kunnen wennen om inline te antwoorden, is het misschien tijd om naar een andere tool te zoeken.

Communicatiemiddelen zoals Slap, Yammer, en Kruipen maak complexe teamcommunicatie eenvoudiger. In plaats van te blijven worstelen met e-mail, is het misschien tijd om een ​​van deze uit te proberen.

Vertel het verder

Wanneer u deze eenvoudige inline antwoordregels toepast, zullen veel ontvangers waarderen hoe efficiënt dit is e-mailgedrag 5 tools die u kunnen helpen betere e-mails te schrijvenIedereen probeert nog steeds het e-mailprobleem op te lossen. Laten we het dus ook hebben over de meest elementaire gewoonte van allemaal: de kunst om betere e-mails te schrijven. Met behulp van een aantal coole tools. Lees verder is en begint uw aanpak natuurlijk na te bootsen.

Als ze uw doordachte e-mailetiquette natuurlijk niet kopiëren, trek ze er dan op. Stuur ze dit artikel. Beschrijf hoe u wilt dat ze reageren en leg uit dat dit tonnen verkeerd begrepen berichten, tijdverspilling en verlies van context bespaart.

Er is echt geen nadeel.

Denk je dat deze regels je zullen helpen om op de hoogte te blijven van complexe e-mailthreads? Zijn er nog andere inline antwoordtips waarvan u denkt dat ze nuttig zouden zijn?

Beeldcredits: sangoiri /Depositphotos