Advertentie
Als u een computerondersteuningsbedrijf runt of een IT-helpdeskcentrum beheert, weet u dat IT-ondersteuning meer is dan alleen het oplossen van computerproblemen. Elk probleem vertegenwoordigt een symptoom dat een veel grotere systeemstoring kan betekenen. Meerdere problemen die allemaal overeenkomen, duiden ook softwarefouten aan die mogelijk zijn gemist tijdens het testen.
Een van de beste manieren om alle problemen op te sporen en te analyseren, is via gecentraliseerde helpdesksoftware. Met zo'n systeem volg je niet alleen computer- of systeemproblemen, je houdt ook bij welke personeelsleden de tickets hebben verzorgd, een logboek van welke klanten of klanten de helpdesk het vaakst gebruiken, en het geeft een goed overzicht op hoog niveau van hoe goed uw IT-personeel het doet problemen.
Een van de beste gratis helpdesksoftwareoplossingen die ik heb gevonden en die dezelfde functionaliteit aankan als sommige van de duurdere tegenhangers die er zijn, is de Support Service Desk sluiten.
Close Support Service Desk opzetten
De software wordt 'servicedesk' genoemd in plaats van 'helpdesk' omdat deze eigenlijk nuttig is voor meer dan alleen IT-problemen. Als u überhaupt een service uitvoert waarbij klanten of klanten u bellen over problemen, kunt u deze software gebruiken om die problemen op te sporen. Misschien heb je een elektronicareparatieservice, een loodgietersbedrijf of een ander vakgebied dat het oplossen van problemen en het oplossen van problemen omvat. Deze software kan u helpen bij het onthouden, volgen en analyseren van die problemen, vooral als er een team van technici voor u aan het werk is.
Wanneer u de software voor het eerst instelt, zult u merken dat u wordt gevraagd waar u de systeemdatabase wilt openen. Close Support maakt gebruik van Access Runtime en de achtergronddatabase, CloseSupportBE.mdb genaamd, slaat alle gegevens voor het systeem op. Om gedistribueerde gebruikers toegang te geven tot dit systeem voor het invoeren, beheren en sluiten van probleemtickets, hoeft u alleen de database op het lokale netwerk op te slaan. Als je het via internet wilt gebruiken, stel dan gewoon een online "harde schijf" zoals Dropbox in en sla de centrale database op dat account op.
De enige ergernis als je de gratis software gebruikt, is een eerste vak dat verschijnt wanneer je de software laadt, waar je moet klikken op "Doorgaan met'Om het aanmelden voor de gratis proefperiode te weigeren. Zodra u de software gebruikt, ziet u vier hoofdgebieden.
Bovenaan (1) vindt u snelzoekvelden en knoppen om een nieuw oproepincident te maken of om een nieuwe taak te maken voor een van de medewerkers (of uzelf). Taken kunnen worden toegewezen aan een bepaald probleem en een bepaalde technicus. Het servicegebied aan de linkerkant bevat actieve taken (2) en actieve oproepen (3). Aan de rechterkant van het hoofdscherm zie je oproepen gesorteerd op toegewezen, status en prioriteit (4).
Het invoeren van details wanneer een probleemoproep (of e-mail) binnenkomt, is net zo eenvoudig als het gebruik van de verschillende vervolgkeuzelijsten om de prioriteit en de categorie van het probleem te selecteren. Een vak aan de rechterkant biedt specifieke informatie over het probleem.
Zodra het gesprek in het systeem is, blijft het in het 'live'-gebied totdat het is opgelost of geannuleerd. Zodra er een actief probleem is, wordt elke wijziging in het systeem automatisch vastgelegd in het gespreksgeschiedenis.
Het toevoegen van een nieuwe taak is een handige manier om banen te creëren en te monitoren voor werknemers die al dan niet verband houden met specifieke problemen die werden ingeroepen. U kunt zelfs bepaalde taken periodiek instellen, zodat het systeem kan worden gebruikt voor werkplanning en voor het afhandelen van probleemoproepen.
Als je in de navigatiebalk aan de linkerkant op bedrijven klikt, kun je alle klanten zien waarvoor je hebt gewerkt. Hier kunt u handmatig nieuwe bedrijven invoeren en alle contactgegevens invullen. Wanneer u vanuit taken of oproepen op het bedrijf klikt, linkt het naar deze gedetailleerde informatie, zodat u gemakkelijk contactgegevens kunt krijgen vanuit de oproep- of taakweergave.
Hetzelfde geldt voor mensen, of dat nu individuele klanten zijn of de werknemers die het werk doen. Voer hier alle gegevens in, en voor werknemers wijst u hier hun gebruikersnaam toe om het Service Desk-systeem te gebruiken. Het leuke is dat wanneer je een klantnaam in een ticket gebruikt, je direct toegang hebt tot hun contactgegevens.
Ten slotte is een andere handige functie van het systeem dat u gesprekken of taken (actief of archieven) kunt exporteren een Excel-spreadsheet die u kunt gebruiken om uw eigen rapporten te maken of gewoon om uw eigen archief van opgelost te maken problemen.
Er zijn tal van toepassingen voor deze gratis Help Desk-software die niet alleen IT-technici zijn. U kunt het gebruiken om vrijwel elk bedrijf te beheren en te organiseren dat problemen moet oplossen of oplossen. Geef het een kans en kijk of het uw eigen bedrijf stroomlijnt!
Laat ons weten wat je van Close Support Help Desk vindt, of als je soortgelijke tools kent die net zo nuttig zijn. Deel uw inzicht in de opmerkingen hieronder.
Afbeelding tegoed: Carlos Chavez
Ryan heeft een BSc-graad in elektrotechniek. Hij heeft 13 jaar in automatiseringstechniek gewerkt, 5 jaar in IT en is nu een Apps Engineer. Hij was een voormalig hoofdredacteur van MakeUseOf, hij sprak op nationale conferenties over datavisualisatie en was te zien op nationale tv en radio.