20 manieren waarop een menselijke virtuele assistent u tijd kan besparen

Advertentie

Er zijn twee soorten virtuele assistenten (VA) om het leven een stuk makkelijker te maken Ik heb drie virtuele assistent-bedrijven gebruikt en deze is gewonnenEen virtuele assistent inhuren is slim tijdbeheer. We hebben drie services voor virtuele assistenten getest en voor elk de voor- en nadelen gevonden. Elke test onthult de tips en trucs voor het kiezen van de ideale persoonlijke assistent. Lees verder : digitaal en menselijk.

Digitale assistenten zijn die zoals Siri, Cortana, Alexa en Google Assistant. Het zijn softwareprogramma's die basisverzoeken kunnen interpreteren en uitvoeren. We hebben het over het vinden van aanbevelingen voor restaurants en vakanties, het boeken van een Uber, het instellen van herinneringen en het besturen van je slimme huis. Vrij eenvoudig, maar nog steeds behoorlijk handig.

Maar hoe zit het met de taken die je niet graag doet, niet kunt doen of gewoon niet de tijd hebt om te doen, die gewoon te complex zijn voor een digitale VA? Antwoord: huur een mens virtuele assistent.

Dit zijn mensen (dus zorg ervoor dat u ze als zodanig behandelt) die u kunt huren bij sites zoals UpWork of Mensen per uur. Door de juiste taken uit te besteden aan deze menselijke VA's, kunt u superproductief worden en meer tijd besteden aan concentreren op belangrijk werk Waarom zelfdiscipline de beste productiviteitshack is die u nodig heeftWat is het geheim om diep werk gedaan te krijgen? Is het motivatie of is het discipline? Als u uw werk niet kunt concentreren en afmaken, volgen hier enkele gewoontetips die u zullen helpen meer te bereiken. Lees verder , of gewoon om te ontspannen.

Weet u niet zeker wat u mogelijk zou kunnen uitbesteden aan deze menselijke VA's? Hier volgen enkele ideeën.

1. Maak reserveringen en afspraken

Als u een restaurant wilt uitproberen, vraag dan uw VA om "een tafel te reserveren voor 4 personen bij [restaurant] gedurende ongeveer Vrijdag om 20.00 uur. ' Ze zullen dan het telefoonnummer vinden, bellen, de precieze details laten weten en de reservering toevoegen naar een gedeelde agenda Hoe u uw Google-agenda met iedereen kunt delenWe laten je drie opties zien voor het delen van je Google-agenda. Met iCal kunnen zelfs gebruikers van Apple Agenda en Outlook uw planning bekijken. We leggen ook uit hoe u de toegang tot uw Google-agenda kunt intrekken. Lees verder .

Als ze toegang hebben tot je contacten, kunnen ze zelfs iedereen laten weten wanneer ze moeten komen. Hetzelfde geldt voor alle andere reserveringen en afspraken die u wilt maken.

2. Online aankopen

Wanneer u een VA vindt die u kunt vertrouwen, kunt u hen een kleine vergoeding toekennen of hen toegang geven tot een creditcard van een bedrijf (met een kleine limiet), zodat zij namens u online aankopen kunnen doen. Zie je iets dat je wilt? Stuur ze een link of een foto en ze kunnen omgaan met het instellen van accounts en het invoeren van betalingsgegevens, zodat u dat niet hoeft te doen.

3. Vind (en koop) het perfecte cadeau

Als je een lijst hebt met mensen voor wie je graag cadeaus koopt (je partner, ouders, beste vriend), maak dan een kort profiel van elke persoon inclusief hun interesses, en laat uw VA het net afzoeken op geschenken die ze zullen krijgen liefde. Vervolgens kunnen ze deze ideeën routinematig toevoegen in een gedeeld document op Google Drive of Evernote, zodat je altijd een lijst met geweldige cadeau-ideeën tot je beschikking hebt.

4. Plan een vakantie

Wanneer u wat vakantietijd nadert, vraag dan uw VA om een ​​beknopt document te maken van geweldige vakantie-ideeën op basis van uw budget en voorkeuren. Als je het goed doet, kun je dit bekijken minuten in plaats van urenlang zelf onderzoek te doen.

Ze zullen wel moeten onderzoek naar mogelijke vluchten 5 reizigersgeheimen om de beste en goedkoopste vluchten te vindenHet enige dat beter is dan reizen, is reizen met een fantastische deal. Bespaar geld en beleef een geweldige reis met behulp van deze apps voor reisplanning. Lees verder , accommodatie, activiteiten, attracties, weersvoorspellingen, etc. zodat u de beste beslissing kunt nemen.

5. Boekhouding

Het verzenden van uw VA-foto's van bonnen die moeten worden ingevoerd in een spreadsheet of het regelmatig e-mailen van een lijst met uw uitgaven, is een ongelooflijk eenvoudige manier van boekhouden. Hierdoor kunt u de details van de boekhouding delegeren in plaats van al die uitgaven aan u over te laten zich opstapelen en je stress bezorgen 10 manieren om jezelf uit taakachterstanden te gravenHet gevoel van verdrinking in een lijst met nooit eindigende taken is een angst die we allemaal gemeen hebben. De remedie is beschikbaar. Hier zijn tien manieren om terug te klauwen. Lees verder .

6. Vind interessante evenementen

Het is maar al te gemakkelijk om meer te weten te komen over interessante evenementen na het feit. Om te voorkomen dat dit gebeurt, laat uw VA een lijst samenstellen van alle toplocaties in uw omgeving, houd ze in de gaten Facebook-evenementen Mis nooit meer een evenement: Facebook laat je abonneren op lokale evenementenWil je dat Facebook je laat weten wanneer er geweldige evenementen bij jou in de buurt plaatsvinden? Ze zullen. Lees verder en stuur je regelmatig een lijst met evenementen waarin je mogelijk geïnteresseerd bent.

7. Omgaan met klantenondersteuning

Wanneer u om welke reden dan ook contact moet opnemen met klantenondersteuning of technische ondersteuning, kunt u uiteindelijk een hoop tijd verspillen die in de wacht staat. Om ervoor te zorgen dat u deze keer geen tijd verliest, moet u uw VA namens u in contact brengen met de klantenservice.

8. Beheer uw gegevens en bestanden

Ieder van ons heeft zoveel bestanden, mappen, gegevens, contacten en foto's dat het bijna een fulltime baan is om alles overzichtelijk te houden. Zoek dus een systeem dat werkt, leg het uit aan uw VA en geef ze de benodigde rechten om dit voor u te doen. Elke paar weken kunnen ze je nieuwe bestanden naar de juiste mappen in Dropbox en Google Drive verplaatsen. Hernoem en organiseer uw nieuwe foto's. Tag uw Evernote-notities De beste manier om Evernote te organiseren: gebruik tagsIs jouw Evernote een grote puinhoop? We laten u een eenvoudige aanpassing zien waarmee u uw notities als nooit tevoren kunt ordenen. Lees verder . Ruim je contactenlijsten op. Op deze manier zul je altijd kunnen vinden wat je zoekt.

9. Online onderzoek

Als u de beste app voor een bepaalde taak, de goedkoopste provider of het best beoordeelde product voor een bepaald gebruik moet vinden, laat uw VA dan het zware werk voor u doen. Hetzelfde geldt voor als u wat basisonderzoek moet doen om een ​​probleem op het werk op te lossen. Een goede VA heeft uitstekende online onderzoeksvaardigheden, dus u kunt erop vertrouwen dat ze de juiste informatie voor u verzamelen.

10. Filter uw e-mails

In het verleden hebben we tal van manieren besproken om je te genezen inbox angst Hoe Gmail Inbox Angst onder de knie te krijgenZoveel e-mails, zo weinig tijd. Voel je je zo als het gaat om het beheren van je Gmail-inbox? We laten je eenvoudige instellingen en handige tools zien om je Gmail-inbox te organiseren en stressbestendig te maken. Lees verder en besteed minder tijd aan e-mail. Maar als u nog steeds moeite heeft, overweeg dan om uw e-mail uit te besteden aan een VA. Hoe u uw VA traint om e-mails te filteren, is persoonlijk voor u. Ze kunnen berichten archiveren die je niet nodig hebt. Verplaats degenen die een antwoord nodig hebben naar een map "Beantwoorden". Afmelden voor ongewenste e-maillijsten. Ze kunnen zelfs namens u op sommige berichten reageren.

11. Maak presentaties

Een presentatie voorbereiden voor werk? Hoe zit het met het delen met uw VA van alle informatie die moet worden opgenomen, en laat ze het geheel samenstellen en u het voltooide document sturen?

12. Gegevensinvoer

Gegevensinvoer is misschien wel een van de meest tijdrovende, maar minst productieve manieren om uw tijd door te brengen. Als een van uw weken wordt besteed aan gegevensinvoer, zet deze dan zo snel mogelijk over naar een VA, zodat u die tijd beter kunt gebruiken.

13. Bevestig uw reserveringen

Een dag of zo voor een afspraak of reservering, laat uw VA controleren of alles correct is geboekt. Dit is handig voor medische afspraken, en met name hotel- en restaurantreserveringen, waarbij het namens u hebben van een assistent-oproep u gemakkelijk een upgrade kan bezorgen.

14. Corrector

Of je nu e-mails, blogposts, rapporten, artikelen of wat dan ook schrijft, fouten zullen zeker tussen de scheuren glippen. Voor alles wat belangrijk is, stuur je woorden naar je VA om te controleren (als hun taalvaardigheid goed is). Ze controleren de grammatica en structuur van uw schrijven en kunnen zelfs opmaak aan uw documenten toevoegen om ze er scheepsvormig uit te laten zien.

15. Uw eigen persoonlijke herinnering

Met een gedeelde agenda kan een VA u natuurlijk helpen bij het beheren van uw planning, zodat u altijd weet waar u op elk moment van de dag moet zijn. Maar je kunt ze ook je eigen persoonlijke herinnering laten zijn, je berichten sturen of zelfs bellen om je geheugen op te frissen over afspraken, verjaardagen, vergaderingen, conferenties, trainingen. Wat je maar wilt.

16. Aantekeningen typen

Als je een heleboel handgeschreven notities rondslingert, of pagina's vol hoogtepunten, maak er dan foto's van en e-mail ze naar je VA om voor je te typen. Het hebben van een digitale kopie van deze aantekeningen maakt ze niet alleen veiliger, maar ook volledig doorzoekbaar.

17. Maak een maaltijdplan

Als u een nieuw soort dieet wilt uitproberen (d.w.z. eiwitarm, vegetarisch, koolhydraatarm, rijk aan voedingsstoffen, geschikt voor het Atkins-dieet, enz.), Laat uw VA dan weten wat de vereisten zijn en zorg ervoor stel een maaltijdplan samen Hoe perfecte maaltijden te bouwen met de IIFYM-calculator en ExcelU kunt eenvoudig maaltijden ontwerpen die voldoen aan uw voedingsinnamedoelstellingen. Bereik uw fitnessdoelen door dagelijks de gratis IIFYM-calculator en een Excel-spreadsheet te gebruiken voor gezonde maaltijden. Lees verder en boodschappenlijst om het volgen van het dieet een fluitje van een cent te maken.

18. Bekijk, vat samen en knip het nieuws

Als uw VA een goed idee heeft van waar u in geïnteresseerd bent, moet u ze hebben houd het nieuws uit de branche in de gaten Deze nieuwe Feedly-functies maken het gemakkelijker om uw RSS-feeds te verwerkenDe nieuwste update van Feedly kwam met drie nieuwe functies: boards, notities en hoogtepunten. Hier leest u hoe ze u kunnen helpen productiever en overzichtelijker te zijn met uw RSS-feeds. Lees verder en u waarschuwen voor iets belangrijks dat u nodig hebben om op de hoogte te blijven van het spel.

Ze kunnen u een link naar een origineel artikel sturen of, om nog meer tijd te besparen, het nieuws en de bijbehorende gegevens samenvatten, zodat u het verhaal in een fractie van de tijd kunt begrijpen.

19. Vind veelbelovende vacatures

Elke maand kan uw VA u een kleine lijst sturen met vacatures die u mogelijk interessant vindt. Als je al in dienst bent maar op verandering hoopt, is dit een taak die te gemakkelijk is om te laten schieten. Delegeer het naar een VA om ervoor te zorgen dat het gebeurt!

20. Pas uw cv aan

Als u voor een aantal banen solliciteert, laat dan uw VA pas je cv aan 10 dingen die je NIET op je cv mag zettenJe cv is de eerste glimp van jou die een potentiële werkgever ziet. Maak je eerste indruk perfect. Dit is wat u niet op uw cv mag zetten en waarom. Lees verder (en begeleidende brief), zodat ze zijn aangepast aan elke rol waarvoor u solliciteert.

Dit vereist onderzoek naar het bedrijf waarvoor u hoopt te werken en met specifieke buzz-woorden die worden vermeld in de functiebeschrijving.

Haal meer uren uit elke dag

Er zijn een heleboel manieren waarop je kunt Knijp elke dag meer tijd uit Knijp een extra uur uit elke dag met deze 10 snelle tipsEen paar eenvoudige gewoonten kunnen ons helpen om op een aantal inefficiënte manieren te gaan en ons tijdsbeslag te vergroten door de dingen te doen die ertoe doen. Deze ideeën kunnen u elke dag een extra productief uur opleveren. Lees verder , maar het huren van een VA is verreweg de beste optie.

Natuurlijk kost het geld, en als het om assistenten gaat, krijg je meestal waar je voor betaalt. In wezen komt dit dus neer op: hoeveel is je tijd waard?

Wilt u uw eigen virtuele assistent inhuren? Bekijk ons ​​artikel over hoe (en waarom) u uw dagelijkse taken moet uitbesteden Hoe u superproductief kunt worden door uw dagelijkse taken uit te bestedenKrijg meer gedaan in een dag. Door te leren wat u kunt uitbesteden, plus enkele 'best practice'-tips voor het delegeren van uw dagelijkse taken, kunt u ook superproductief worden. Lees verder , voor een meer diepgaande kijk op wat er nodig is.

Zou u, gezien deze lijst, in de verleiding komen om een ​​menselijke virtuele assistent in te huren om u te helpen elke dag meer gedaan te krijgen?

Beeldcredits: alphaspirit /Depositphotos