Papierloos gaan: voors, tegens en digitale oplossingen

Advertentie

De papierloos kantoor De toekomst is hier - uw gids voor een vandaag papierloos levenPapierloos - een term die tegenwoordig vrij vaak wordt gebruikt. Maar wat houdt dat in? En in hoeverre is het van toepassing? We gebruiken zeker allemaal nog steeds papier, ondanks de vooruitgang ... Lees verder lijkt eindelijk aan te slaan. Deels kan dit te wijten zijn aan het nog meer populair idee van minimalisme Hoe u een effectieve minimalist kunt zijn in uw dagelijks levenSteeds meer mensen kiezen ervoor om minimalisme te omarmen. In bepaalde situaties kan dit een frustrerende ravage aanrichten in uw dagelijks leven. Met wat minimale planning hoeft het niet te komen. Lees verder . Maar is het allemaal een boombesparend nirvana of een nachtmerrie van A4-formaat?

We onderzoeken de voor- en nadelen, samen met bruikbaar advies, zodat u zelf een beslissing kunt nemen en er meteen mee verder kunt gaan.

De voordelen van een papierloos kantoor

Laten we eerst eens kijken naar de voordelen van adios op papier.

Weg met het verouderde faxapparaat

Ondanks dat het faxapparaat in een archaïsch apparaat is veranderd, zijn er nog steeds sommigen die erop staan ​​om het met hun vingernagels vast te houden. Dit zijn de mensen die het nummer van hun faxapparaat prominent op hun visitekaartje hebben staan. Dit zijn de mensen die niet kunnen accepteren dat zoiets als 'e-mail' is uitgevonden, en als gevolg daarvan verdrinken ze onder een zee van faxpapier.

Als zo iemand er absoluut op staat dat iets naar u MOET worden gefaxt, dan zijn er manieren om ze op te vangen, zonder papierstoringen en omgevallen bomen op uw geweten. Talrijke online services kunnen u een "virtueel faxnummer" toewijzen en de andere persoon kan naar dat nummer faxen. De fax wordt vervolgens omgezet in een e-mailbijlage en naar u verzonden via de interwebs.

Het nadeel is dat de gratis plannen voor deze sites ongelooflijk beperkend zijn. Om een ​​fatsoenlijke service te krijgen, moet u een maandelijks abonnement betalen.

Sommige om naar te kijken zijn onder meer Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxbrander, eFax, en FreeFaxtoEmail.

Meer ruimte hebben voor tango

Op dit moment heb ik verschillende dozen vol documenten die 15 jaar oud zijn. Ze zitten in mijn kantoor te wachten om gescand te worden, zodat ik eindelijk de papieren originelen kan versnipperen. Ondertussen, terwijl mijn beste vriend Procrastinate bij mij logeert, struikel ik constant over de dozen, sla mijn heupen tegen ze aan en zweer in het algemeen mijn hoofd tegen hen.

Als ik eindelijk het papier kan scannen, zal ik een groot shredderfeest houden en een drankje elke keer dat een document door de shredder gaat (tegen het einde zal ik helemaal beenloos zijn). Maar waar ik echt van droom, is dat ik enorm veel ruimte in mijn kantoor heb. Ik kan die ruimte gebruiken om te beginnen met dansen of om met de hond te worstelen. En herinner mezelf eraan welke kleur mijn vloer heeft.

Als u een bedrijf bent dat veel geld uitgeeft aan opslagruimte voor uw documenten, bedenk dan hoeveel u bespaart, die documenten scant en het hele lot verbrandt. Het moreel van de werknemers zal door het dak gaan.

Het milieu voor onszelf redden

Het meest voor de hand liggende voordeel is natuurlijk de omgeving. Er worden te veel bomen gekapt en het Amazone-regenwoud verdwijnt gedeeltelijk om de pulp- en papierindustrie te voeden. Alles wat we kunnen doen om dat te vertragen, is natuurlijk goed nieuws voor de planeet waarop we leven. We printen te veel en er wordt teveel papier verspild. Door te verhuizen naar een papierloze omgeving, kun je je steentje bijdragen voor Moeder Natuur.

als jij MOET iets afdrukken Toptips en hulpmiddelen om te helpen bij het afdrukken van webpagina'sHet maakt niet uit hoe hard u papierloos probeert te werken, soms hoeft u alleen die webpagina af te drukken. Het kan zijn voor een routebeschrijving, een artikel voor de klas, een uitreiking voor een vergadering op het werk, enz. Zoals... Lees verder , dan zijn er manieren om de hoeveelheid papier en inkt die u gebruikt te minimaliseren. Diensten zoals PrintWhatYouLike, Printvriendelijk, Aardvarken, en De printliminator helpt u bij het verwijderen van onnodige elementen van een pagina voordat u deze afdrukt, zoals advertenties. Maar scan en mail waar mogelijk.

Papier gaat niet eeuwig mee, maar digitale bestanden wel

Het is een feit dat papier niet eeuwig meegaat. De Magna Carta ziet er waarschijnlijk niet zo fris uit als toen hij voor het eerst werd geschreven. Het dagboek van Anne Frank begint bruin te worden en aan de randen te krullen. Papier begint uiteindelijk gewoon kapot te gaan, als er genoeg tijd is verstreken.

Het is dus met andere woorden een vreselijke manier om informatie langdurig op te slaan. Je weet nooit zeker wanneer het bruin wordt, scheurt, vervaagt, omkrult of als er gewoon een kopje koffie overheen wordt gegooid. Maar een digitaal bestand? Mits je het in een populair formaat houdt zoals PDF of TXT en maak regelmatig back-ups 5 Basisfeiten voor back-ups die elke Windows-gebruiker moet wetenWe worden nooit moe om u eraan te herinneren back-ups te maken en uw gegevens veilig te houden. Als u zich afvraagt ​​wat, hoe vaak en waar u een back-up van uw bestanden moet maken, hebben we duidelijke antwoorden. Lees verder , het zal er altijd zijn wanneer je het nodig hebt. Over twintig of dertig jaar ziet het er nog steeds hetzelfde uit als toen je het voor het eerst maakte.

Medewerkers kunnen op afstand werken

Het probleem met papier is dat als je in een kantooromgeving wilt dat collega's op andere geografische locaties een kopie hebben, je die per post moet versturen. Dat kost tijd (zeker als het postkantoor die kwijtraakt). Tijd betekent in veel gevallen geldverlies, vertraagde kansen en toenemende frustratie.

Als bestanden echter worden gedigitaliseerd, kunnen ze online worden geplaatst in een bedrijf intranet Stel snel uw eigen thuisintranet in met ocPortalHeeft u er ooit over nagedacht hoe het zou kunnen zijn om een ​​"portaalpagina" voor uw gezin te hebben, net zoals veel bedrijven werknemers aanbieden? Zou het niet handig zijn om een ​​centrale webgebaseerde repository te hebben ... Lees verder of wiki 4 van de beste persoonlijke wiki's om u georganiseerd te houdenWat als er wiki-software was die is ontworpen om u op persoonlijk niveau te helpen? Je zou het voor alles kunnen gebruiken, bijvoorbeeld om je roman te schetsen, projecten voor huisverbetering bij te houden of te plannen ... Lees verder . Of ze kunnen worden gemaild of in een cloudopslagmap worden geplaatst. Hierdoor kunnen de collega's van het andere kantoor direct hun exemplaar krijgen, zonder te hoeven wachten. Als het document is geüpload naar een samenwerkingssite 10+ samenwerkingstools zonder aanmelding die u in 10 seconden kunt gebruikenOnline samenwerken kan u en uw team zowel tijd als geld besparen. Snel samenwerken kan iets meer besparen. Deze tools zijn klaar voor gebruik wanneer u dat bent. Geen registratie vereist. Lees verder zoals Google Docs of Dropbox, dan kan iedereen op alle locaties in realtime feedback gaan geven.

De nadelen van een papierloos kantoor

Maar zonder papier gaan is niet altijd het paradijs zoals het bedoeld is. Technologie om te redden!

Elke scan. Single. Stuk. Van. Papier.

Dit is meteen het meest vervelende aan de hele onderneming. De energie en de neiging vinden om te zitten en elk stuk papier te scannen. Het is vervelend, tijdrovend en eerlijk gezegd zou je liever herhalingen bekijken Baywatch op tv.

Maar er zijn enkele dingen die u kunt doen om het werk een beetje gemakkelijker te maken. Bekijk eerst elk stuk papier en leg het in een van de drie stapels - zeker scannen, misschien scannen, en versnipperen. De versnipperen spullen... nou ja... versnipper het en verwijder het.

U kunt waarschijnlijk betaalde rekeningen, bonnen voor dingen waarvan de garantie lang is verstreken, instructiehandleidingen verwijderen (de kans is groot dat de fabrikant heeft een pdf-versie geüpload Kunt u geen gebruikershandleiding voor uw uitrusting vinden? Zoek op deze gespecialiseerde websitesDe nauwgezette man met een vooruitziende blik zal ofwel een gebruikershandleiding scannen en een softcopy op zijn computer bewaren, of op zoek gaan naar een softcopy die gewoonlijk als pdf beschikbaar is op de site van de fabrikant. Er is een derde ... Lees verder op hun website), bankstortingen (maar NIET de verklaringen), enzovoort. Kijk er gewoon kritisch naar en beslis "moet ik dit ECHT bewaren?“.

Misschien scannen is voor zaken waar u nog niet zeker van bent en u niet snel een beslissing wilt nemen. Houd die aan de kant.

U zult dan merken dat de Absoluut scannen stapel is waarschijnlijk beter beheersbaar. Maak nu mappen op uw computer (Belastingen, verzekeringen, loonstrokenenz.), en wanneer u een document scant, verplaats het dan onmiddellijk naar de relevante map en voeg een beschrijvende naam toe.

Er zijn apps die beweren het proces voor u te versnellen (resultaten zijn naar mijn mening gemengd). Evernote heeft scanbaar, die de randen van het document detecteert wanneer u uw smartphonecamera erop richt. Er is ook Photomyne, als u foto's scant. AlternativeTo heeft er een paar goede alternatieven voor Scannable als je iets anders zoekt. Ik hou vooral van ScanBot De beste ontvangst-apps voor het scannen, volgen en beheren van facturenMet deze kassascanner-apps kunt u elke rekening scannen, opslaan en organiseren voor uw persoonlijke of zakelijke behoeften. Lees verder .

Onthouden om alles te ondersteunen

Hoe meer je scant, hoe belangrijker het is dat jij ondersteun het allemaal De Windows Backup and Restore GuideRampen gebeuren. Tenzij u bereid bent uw gegevens te verliezen, heeft u een goede Windows-back-uproutine nodig. We laten u zien hoe u back-ups kunt voorbereiden en herstellen. Lees verder . Want als uw computer besluit zelfmoord te plegen of zichzelf te vernietigen, betekent het hebben van geen back-ups absoluut geen bestanden. En in veel gevallen kan dat een regelrechte ramp zijn (vooral als u belastingpapier kwijt bent). Veel bedrijven in mijn ervaring bieden vervangende kopieën van documenten voor een prijs, en u zou heel goed kunnen besluiten om dat te doen. Maar u kunt 's nachts gemakkelijker slapen als u een back-upoplossing in de buurt of op afstand (of beide) heeft.

Je zou op zijn minst een draagbare harde schijf moeten hebben (neem minimaal 1 terabyte aan ruimte). Als je hebt een Windows-pc De ultieme Windows 10-gids voor gegevensback-upWe hebben elke optie voor back-up, herstel, herstel en reparatie samengevat die we op Windows 10 konden vinden. Gebruik onze eenvoudige tips en wanhoop nooit meer over verloren gegevens! Lees verder , downloaden en gebruiken SyncToy, SyncToy: de eenvoudige back-up- en synchronisatieoplossing van Microsoft [Windows]Als u bestanden op uw computer heeft, moet u een back-up maken. Eenvoudigweg. Velen van ons zijn bekend met het maken van back-ups en er zijn veel methoden en programma's die u kunt gebruiken. Een ander aspect dat ... Lees verder een uiterst eenvoudige back-uptool. Mac-gebruikers De ultieme drievoudige back-upoplossing voor uw Mac [Mac OSX]Als de ontwikkelaar hier bij MakeUseOf en als iemand die zijn volledige inkomen verdient door online te werken, is het redelijk om te zeggen dat mijn computer en gegevens vrij belangrijk zijn. Ze zijn perfect ingesteld voor productiviteit met ... Lees verder zal waarschijnlijk aangetrokken worden Tijd machine Partitioneer en gebruik de harde schijf van uw Time Machine om ook bestanden op te slaanAls de harde schijf van uw Mac klein is en uw harde schijf van Time Machine groot, is het misschien de moeite waard om de schijf te gebruiken voor zowel back-up- als opslagdoeleinden. Lees verder . Wat u ook besluit te gebruiken, u moet een soort geautomatiseerd systeem opzetten om elke dag op hetzelfde tijdstip een back-up van uw bestanden te maken, zonder fouten.

Idealiter zou u ook een externe back-up moeten hebben, voor het geval uw plaats onder water komt te staan ​​of in brand vliegt. Maar voordat u uw waardevolle bestanden naar de cloud stuurt, zorg ervoor dat u ze versleutelt in een speciale map 5 effectieve tools om uw geheime bestanden te versleutelenWe moeten meer dan ooit aandacht besteden aan encryptietools en alles wat is ontworpen om onze privacy te beschermen. Met de juiste tools is het eenvoudig om onze gegevens veilig te houden. Lees verder eerste. WinRAR en WinZip kunnen bestanden versleutelen, net zoals dat kan Veracrypt, en zijn verouderde voorganger, TrueCrypt TrueCrypt Is Dead: 4 alternatieven voor schijfversleuteling voor WindowsTrueCrypt is er niet meer, maar gelukkig zijn er andere handige versleutelingsprogramma's. Hoewel het misschien geen exacte vervangingen zijn, moeten ze aan uw behoeften voldoen. Lees verder . Cloud-mogelijkheden omvatten Dropbox, Google Drive, Box en SkyDrive.

Een database zoeken met OCR-type technologie

Nadat u alles hebt gescand, kunt u de route volgen om mappen en submappen te sorteren op datum en maandcategorie (en zelfs dagmappen, als u echt nauwkeurig wilt zijn). Of deur nummer twee is het vinden van een soort database met OCR-type technologie 4 gratis online OCR-tools op de proef gesteldMet de vooruitgang in OCR-technologie is het eenvoudiger om tekst en afbeeldingen van uw gescande PDF-document naar de bewerkbare tekstindelingen te converteren. We hebben een paar gratis online OCR-tools getest, zodat u dat niet hoeft te doen. Lees verder .

OCR staat voor Optical Character Recognition en het is technologie die de gedrukte tekst op een pagina leest en is in staat om die tekst om te zetten in kopieerbare tekst, of het kan resultaten aan u retourneren, op basis van door u opgegeven trefwoorden het. Dit is de technologie die drijft Evernote Hoe Evernote te gebruiken: de onofficiële handleidingHet kost veel tijd om Evernote zelfstandig te gebruiken. Daarom hebben we deze handleiding samengesteld om u te laten zien hoe u ten volle kunt profiteren van de belangrijkste Evernote-functies. Lees verder , en het is wat Project Gutenberg gebruikt Project Gutenberg: meer dan alleen gratis boekenSites zoals Project Gutenberg, die op het moment van schrijven meer dan 45.000 boeken aanbiedt, zullen ervoor zorgen dat geen enkel boek ooit echt zal verdwijnen. Het ontdekken van obscure literaire werken is nu gemakkelijker dan ooit. Lees verder om alle teksten van het publieke domein in eBooks te scannen. Tekst in beide documenten en afbeeldingen De 5 beste OCR-tools voor het extraheren van tekst uit afbeeldingenAls je pakken papier hebt, hoe krijg je dan al die gedrukte tekst omgezet in iets dat een digitaal programma kan herkennen en indexeren? Houd een goede OCR-software in de buurt. Lees verder kan worden gevonden, herkend en naar u worden gebracht in zoekresultaten wanneer u dat woord invoert.

Om uw gescande documenten te doorzoeken, moet u duidelijk een manier vinden om gemakkelijk meteen te kunnen ophalen wat u nodig heeft. Dus als u de OCR-route volgt, moet u beslissen. Ga je Evernote een jaarlijkse vergoeding betalen en vertrouw je ze met je gevoelige documenten? Of ga je in plaats daarvan iets downloaden en alles op je computer bewaren.

Ben je een papierkenner of een digitale deviant?

Er zijn altijd voors en tegens aan alles, maar sommige mensen tolereren meer een con dan anderen. Dus het komt allemaal neer op wat je bereid bent te accepteren.

Is het scannen van alles zinloos en tijdverspilling? Of is digitalisering de weg van de toekomst? Wat zegt u, lezers?

Afbeeldingscredits: Zinkende zakenman via Shutterstock.com, alle andere attributievrije afbeeldingen van PixaBay