Ben je de inefficiënte vergaderingen zat? Stuur deze 8 regels naar je baas

Advertentie

De overgrote meerderheid van ons weet hoeveel tijdrovende vergaderingen kunnen zijn voor zowel onze tijd als onze productiviteit. Maar als een vergadering goed georganiseerd (en goed georganiseerd) is, is er geen reden waarom het niet de productiviteit, het gevoel van doel en het moreel voor elke deelnemer kan verbeteren.

Er is genoeg inhoud over waarom we vergaderingen haten. Facebook schreeuwt geschreven in een moment van volledige frustratie vanwege gemiste kansen, volledig dankzij een slecht georganiseerde, schijnbaar zinloze bijeenkomst die ver voorbij de toegewezen tijd ging.

Hier zijn enkele regels die u moet volgen voor betere vergaderingen en om ervoor te zorgen dat u niet ieders tijd verspilt. Geloof me.

Heb een doel en zorg ervoor dat mensen hiervan op de hoogte zijn

Als je gewoon iedereen bij elkaar roept om een ​​update te geven of te kreunen, dan is dat een lezing. Een lezing is geen bijeenkomst. Als je iedereen moet updaten, stuur dan een e-mail of post naar iedereen op een teamtool zoals

Slap welke maakt groepscommunicatie eenvoudiger Slack maakt groepscommunicatie sneller en gemakkelijkerGroeps-e-mails kunnen de productiviteit echt schaden. Het is tijd om mailclients te laten rusten en samenwerkingsservices te gebruiken, zoals het pas gelanceerde Slack. Lees verder . Dit zal een veel betere benutting van ieders tijd zijn.

Als u zich in een positie bevindt waarin inderdaad een vergadering nodig is (d.w.z. wanneer u iets aan de groep moet vertellen, dingen moet doorpraten, ideeën moet uitwisselen, enz.), Zorg er dan voor dat het een duidelijk doel heeft. Waarom krijg je precies iedereen bij elkaar?

Slecht doel:"Om iedereen op de hoogte te houden van wat er aan de hand is".

Beter doel:"Om ideeën te verzamelen, een schema op te stellen en de volgende acties toe te wijzen aan elk teamlid, zodat we eind maart een succesvolle lancering van product X360 kunnen uitvoeren".

En zorg er alsjeblieft voor dat alle aanwezigen het doel van de bijeenkomst kennen voordat deze plaatsvindt. Als mensen weten wat de eindresultaten van een bijeenkomst zullen zijn, zullen ze veel vaker voorbereid zijn, en hopelijk hebben we een aantal van de besproken onderwerpen overwogen in plaats van na te denken over de vlieg.

Maak een duidelijke, gestructureerde agenda

Uw doel is uw bestemming. Uw agenda is uw routekaart voor hoe u daar komt. Zonder deze routekaart lopen vergaderingen vaak uit de hand, lopen ze van het onderwerp af en zullen lang niet zoveel beslissingen worden genomen als waarop u had gehoopt. Als u merkt dat uw vergaderingen van het onderwerp afwijken, stop dan met die eigenzinnige discussie en breng deze zo snel mogelijk weer op de rails.

Structureer uw vergaderagenda's Maak eenvoudig vergaderagenda's met vergaderverwachtingen [iPad]Hoewel niemand van ons uitkijkt naar het bijwonen van vergaderingen, zijn er gelukkig een aantal handige online en mobiele applicaties, zoals AgreeDo, die het plannen van vergaderingen gemakkelijker maken. Alle succesvolle vergaderingen beginnen ... Lees verder zorgvuldig gebruik van een product zoals Aan de verwachtingen voldoen (iPad) of online tools zoals MyCommittee en Minutes.io. Stel voor elk agendapunt een strikte deadline vast en geef individuele mensen een waarschuwing over wat er van hen wordt verwacht. Als je wilt dat iemand een bijdrage levert aan een bepaalde discussie in de vergadering, laat het hem dan weten! Bijvoorbeeld:

Agenda

1. Doelverklaring voor de vergadering en voorbereiding- (5 minuten)
2. Post-mortem over de lancering van vorige week - wat waren onze KPI's (Kim rapporteert hierover). Wat ging goed? wat niet? (15 minuten)
3. Ideeën over hoe we bewustzijn kunnen creëren voor de volgende lancering (iedereen - bedenk een paar ideeën voor de vergadering) - (15 minuten)
4. Beslis over 3 van deze ideeën om meer uit te werken voor de volgende vergadering - (10 minuten)
5. Volgende acties toewijzen aan elk teamlid - (5 minuten)

Zorg ervoor dat iedereen heeft wat ze nodig hebben

Ik ben bang om te bedenken hoeveel tijd er jaarlijks over de hele wereld wordt verspild doordat mensen onvoorbereid naar vergaderingen komen (waaronder niet wetende) hoe u de juiste notities maakt Laat de notulen werken: effectieve aantekeningen maken tijdens een vergaderingHet is een vaardigheid die maar weinig mensen hebben geperfectioneerd; de perfecte vergadernotulen. Het verslag van de gebeurtenissen scheelt u verderop in de hoofdpijn hoofdpijn. Hier leest u hoe u effectieve notulen maakt tijdens een vergadering. Lees verder ). Deel uw agenda ten minste een paar dagen voor de vergadering met alle aanwezigen, zodat ze alles kunnen verzamelen wat van hen wordt verlangd.

Als je een bepaald teamlid nodig hebt om iets mee te nemen, zorg er dan voor dat ze begrijpen hoe belangrijk het is is, en dat het vooraf wordt afgedrukt (indien nodig) om ervoor te zorgen dat ze niet in de rij voor de printer. Het laatste dat je nodig hebt, is dat bezoekers zichzelf excuseren - 'Sorry, ik heb geen kans gehad om het voor te bereiden. Ik heb het klaar voor volgende week“. Dit helpt niemand.

Als u een vergadering houdt met mensen die op afstand werken, bekijk dan eerst onze gedetailleerde 'Gids voor online vergaderingen Online Meeting Guide: software en strategieModerne videoconferentieservices zijn gemakkelijk te gebruiken en beschikbaar voor bijna iedereen met een computer of smartphone. De mogelijkheid om online contact te leggen en mensen te ontmoeten, betekent dat we niet langer beperkt zijn door geografische locatie. Lees verder 'Zorg er bovendien voor dat iedereen weet hoe hij de conferencing-tool moet gebruiken. Vraag mensen vóór de vergadering om hun microfoon, webcam te controleren en ervoor te zorgen dat er plug-ins zijn geïnstalleerd die nodig kunnen zijn voor zaken als Google+ Hangouts Tips voor het plannen en houden van effectieve vergaderingen met Google HangoutsMet de huidige internettechnologie kan het houden van online vergaderingen zowel efficiënt als kosteneffectief zijn, vooral als u ze van tevoren plant en gebruik maakt van tijdbesparende tools. De afgelopen maanden heb ik deelgenomen aan online vergaderingen ... Lees verder .

Nodig alleen mensen uit die nodig zijn

Nodig het hele team niet uit om jezelf de grote baas te laten voelen. Nodig alleen de mensen uit die je nodig hebt. Dat wil zeggen, de mensen die u kunnen helpen het doel van de bijeenkomst te bereiken. Alle anderen kunnen later worden bijgewerkt door de notulen van de vergadering te lezen of door op een handiger tijdstip met hun collega's te praten.

Houd gedetailleerde minuten bij

Gebruik een product zoals Agreedo (vrij om te houd gedetailleerde notulen bij Agreedo: schrijf en beheer uw zakelijke vergaderminuten gratis onlineSinds enkele weken ben ik op zoek naar een gebruiksvriendelijke website of applicatie waarmee ik de notulen van vergaderingen kan bewaren en opslaan. De traditionele benadering van tekstdocumenten is niet langer een productieve ... Lees verder waar u betrouwbaar naar terug kunt gaan en werkelijk begrijpen. Met deze tool kunt u gedetailleerde minuten nemen met sneltoetsen, de resultaten van vergaderingen bijhouden (zoals voltooide taken) en deze minuten snel en gemakkelijk delen met uw team. Als je een iPad gebruikt, kun je het ook proberen MinuteTaker ($ 7,99) voor professionele vergaderverslagen MinuteTaker en vergaderingen helpen u bij het maken van professionele iPad-minuutrapportenIn mijn gratis online MakeUseOf Online Meeting Guide, waar ik enkele tips gaf voor het plannen en houden van vergaderingen via internet, verwees ik ook naar een paar minuten met apps. Terwijl weinigen van ons ... Lees verder .

Zorg ervoor dat wanneer mensen deze notulen lezen, ze de belangrijkste punten / samenvattingen kennen van wat er is besproken en wat werd besloten, en ook snel terug kunnen verwijzen naar dit document om te weten wat zij zelf moeten doen De volgende.

Uitsluiting is niet altijd beter dan opname

Ik weet dat ik (net) zei dat alleen die mensen die echt nodig zijn een vergadering moeten bijwonen, maar af en toe moet je ook neem iedereen mee voor een meer informele jamsessie, waar je alle ideeën kunt uitwisselen, praten over wat de organisatie.

Gebruik dit als een kans om een ​​sterker team op te bouwen. Doe dit bij een maaltijd of een biertje. Laat wat lekker eten naar kantoor brengen en zorg ervoor dat iedereen een uur of twee de tijd neemt om te halen om hun collega's beter te leren kennen, terwijl ze allemaal samenwerken om een ​​aantal verbeteringen aan te brengen in het bedrijf als een heel. Nogmaals, heb een doel en een agenda, maar probeer dit soort samenkomst informeler, minder gestructureerd te maken, maar nog steeds met een algemeen thema, zoals 'De organisatie efficiënter maken' of 'Ideeën over hoe we dat kunnen diversifiëren ”.

Wijs duidelijke 'volgende actie-items' toe

Voordat u de vergadering beëindigt, moet u ervoor zorgen dat iedereen in de ruimte precies weet wat ze vervolgens moeten doen en wat de tijdlijn is. Dit is een truc die echt wordt gepusht door David Allen in zijn fantastische boek 'Dingen gedaan krijgen‘. Aan welk project iemand ook werkt, zorg ervoor dat er een duidelijke volgende actie is die moet worden ondernomen om dit project vooruit te helpen.

Nogmaals, dit moet een specifieke actie (of reeks acties) zijn, met een strikte deadline, en niet alleen een breed idee dat ‘zo snel mogelijk’ moet worden gedaan. Bijvoorbeeld

Slechte volgende actie:"Vat de lancering van vorige maand samen".

Betere volgende actie:“Stel een spreadsheet samen (met een paar handige grafieken) met onze KPI's van de algehele lanceringsperiode. Deel dit met het lanceerteam en stuur een korte e-mail waarin wordt uitgelegd hoe u denkt dat de lancering is verlopen. Laat dit alsjeblieft voor donderdag doen ”.

Vraag om feedback

Veel mensen zijn op hun hoede om hun ‘superieuren’ of collega's te bekritiseren, dus vraag mensen na elke vergadering om anonieme feedback te geven via een online formulier (er is een lijst met een gratis online enquêtetools Dat is wat iedereen zegt: 5 gratis tools voor effectieve online enquêtesEen tijd lang had je niet veel keus gehad welke enquêteservice je zou gebruiken, maar tegenwoordig is er genoeg om uit te kiezen. Welke is het beste voor jou? Lees verder hier). Ontdek wat mensen van de bijeenkomst vonden - was het te lang? Voelde het nuttig voor hen? Is er naar hun mening geluisterd? Hoe kan de vergadering de volgende keer worden verbeterd?

Welke feedback u ook ontvangt, zorg ervoor dat u deze niet negeert. Evolueer uw vergaderingen om ervoor te zorgen dat ze goed werken voor alle betrokkenen.

Over het algemeen zult u door deze eenvoudige regels te volgen om ervoor te zorgen dat uw vergaderingen goed zijn voorbereid en goed worden geleid om de lengte te verkorten en de efficiëntie van uw vergaderingen te vergroten, terwijl de frustratie van iedereen tot een minimum wordt beperkt minimum!

En jij dan? Als uw vergaderingen zo zouden verlopen, denkt u dan dat ze effectiever zouden zijn?

Beeldcredits: Woodleywonderworks, team vergadering, via Flickr