Hoe slechts 4 stappen u kunnen helpen genieten van een werkdag van 5 uur

Advertentie

Het is vrij zeldzaam iemand te ontmoeten die zou willen dat ze zouden kunnen werken meer.

Ik vermoed dat jij ook niet een van die mensen bent. In feite is een traditionele werkdag van 8 uur enorm verouderd en helpt zelden productiviteit vergeleken met een kortere werkdag. Mits je slim bent met je tijd.

Mits je slim bent met je tijd.

Met dat in gedachten is dit de reden waarom lange uren aan het werk niet nodig zijn, en hoe u een aantal bewezen methoden en tools kunt gebruiken om u te helpen een werkdag van 5 uur te bereiken.

The Curse of the Eight-Hour Work Day

Toen de industriële revolutie in de 19e eeuw in volle gang was, waren werkdagen van meer dan 12 uur de norm. Hierdoor bleven de fabriekswielen draaien en groeide de productiviteit.

Pas enige tijd later kwamen activisten zoals Robert Owen voerde zwaar campagne voor een menselijker werkschema. Zijn slogan was:

"Acht uur arbeid, acht uur recreatie, acht uur rust".

Dit was een droom voor de meeste arbeiders. Maar toen andere organisaties zagen dat Henry Ford succes boekte nadat hij in 1926 een werkdag van acht uur in zijn fabrieken had geïntroduceerd, volgden anderen dit voorbeeld.

Zes jaar later schreef sociaal criticus en politiek activist Bertrand Russell zijn beroemde essay, Ter ere van luiheid. Hij stelde dat,

"Als de gewone loontrekkende vier uur per dag zou werken, zou er genoeg zijn voor iedereen en zonder werkloosheid - uitgaande van een zeer bescheiden hoeveelheid verstandige organisatie".

John Maynard Keynes, vooraanstaand econoom van die tijd, herhaalde de gedachten van Russell wetenschappelijker in een essay uit 1930 Economische mogelijkheden voor onze kleinkinderen. In dat essay hoopte Keynes dat we door technologische vooruitgang tegen 2030 niet meer dan 15 uur per week zouden moeten werken.

Vandaag werken we 8,9 uur per dag

In werkelijkheid, volgens de OESObesteedt de gemiddelde Amerikaan nu 34,4 uur per week aan het werk. Dit is een gemiddelde van fulltime en parttime werknemers. Het werkelijke cijfer voor voltijdse werknemers is eerder 44,5 uur (8,9 uur per dag), zoals gerapporteerd door de Arbeids Statistieken Bureau.

Ironisch genoeg hebben we de afgelopen decennia de productiviteit voortdurend zien toenemen. Maar onze werkdagen zijn grotendeels even lang gebleven. Deze scheiding tussen gewerkte uren en bereikte productiviteit wordt weergegeven in de onderstaande grafiek (OESO).

Wat we hier zien, is dat de productiviteit (BBP per gewerkt uur) afneemt naarmate het aantal gewerkte uren toeneemt. Dit is een punt dat Adam Smith duidelijk heeft gemaakt Over het arbeidsloon ver terug in 1776.

Het is ook een punt dat consequent is bewezen door mensen die ideeën uit Tim Ferriss implementeren ' De werkweek van 4 uur. Als energie is gericht op wat we doen, in plaats van hoe lang we doorbrengen daarop kan tijd worden benut voor onevenredige resultaten. Resultaten die ons in staat kunnen stellen om los te komen van de 9-5, en daadwerkelijk een werkdag van vijf uur (of minder) te bereiken.

"Focus op productief zijn in plaats van druk." (Tim Ferriss)

Dit is vooral handig voor de miljoenen kenniswerkers van wie het schijnbare werk kan worden uitgebreid tot acht uur. Maar het is misschien niet praktisch voor mensen die betaald worden om letterlijk een bepaald aantal uren aanwezig te zijn (verpleegsters, politieagenten, enz.).

Ga naar een werkdag van 5 uur

Als je 9 tot 5 uur werkt, is dit een reductie tot vijf uur per dag 37,5% reductie. Dat betekent dat voor elk uur dat u op het werk doorbrengt, u 22,5 minuten moet elimineren, terwijl u uw essentiële taken nog steeds naar een hoge standaard voltooit.

Duitsland slaagt erin om productiever te zijn dan de VS terwijl het minder werkt, dus dit zou niet te moeilijk moeten zijn, toch?

Een goede heuristiek om naar dit doel toe te werken is TERA: Volgen, elimineren, verminderen en automatiseren. Dit is een evolutie van Ferriss 'DEAL-heuristiek (definitie, eliminatie, automatisering, bevrijding)

Stap 1: Volgen

Voordat je het kunt begrijpen waar om tijd te besparen, moet u dit eerst weten hoe uw tijd wordt besteed. Besteed minstens een week aan het bijhouden van elke tijd die u aan het werk besteedt. Let op wat je aan het doen was en hoe lang het duurt.

Gebruik een gratis om dit handmatig te doen Excel spreadsheet of Google-spreadsheet. Dit is de methode die ik zou aanraden, omdat je je taken veel nauwkeuriger kunt categoriseren.

U kunt ook een platformonafhankelijke tool gebruiken RescueTime om automatisch bij te houden hoe lang u besteedt aan specifieke apps en websites (er zijn andere tools voor tijdregistratie beschikbaar voor ramen Hoe u kunt voorkomen dat u zoveel tijd verspilt door uw Windows-gebruik bij te houdenWeet u eigenlijk hoeveel tijd u op uw computer verspilt? Met behulp van een aantal gratis tools kun je elke seconde verspillen op Facebook en dergelijke; hier is hoe. Lees verder en voor Mac De beste tijdregistratiesoftware voor Mac OS XWaar gaat de tijd heen? Ontdek het met deze Mac-tijdtrackers. Lees verder ).

Zodra u een beeld heeft opgebouwd van hoe uw tijd wordt besteed, zult u inefficiënties opmerken. In de meeste gevallen zul je geschokt zijn door hoe weinig tijd je eigenlijk hebt werken.

Als u uw tracking een stap verder wilt brengen, volgt u dit methode om erachter te komen op welke uren van de dag u het meest productief bent Ontdek uw meest productieve uren met deze eenvoudige methodeBouw uw perfecte werkdag rond uw energieniveau. Deze eenvoudige Excel-spreadsheet en een paar seconden werk per dag kunnen u helpen uw gewoontes te veranderen en meer gedaan te krijgen. Lees verder en gefocust, en plan uw dagen rond uw bevindingen.

Stap 2: eliminatie

Nu je een vrij gedetailleerd beeld hebt van hoe je werkdagen worden besteed, zijn er waarschijnlijk een aantal dingen in je routine die daar niet hoeven te zijn. Als je drie uur per dag probeert te besparen, is er geen ruimte om kostbaar te zijn.

Als je de gelukkige positie hebt om je werk te verlaten als je dagelijkse werk voorbij is (als je als zelfstandige werkt, huzzah! Zo niet, praat hierover met uw manager), begin meedogenloos uw tijdregistratieblad te doorlopen en verwijder alles wat er niet hoeft te zijn.

Als je maar 5 uur aan het werk bent, heb je die lunchpauze dan echt nodig? 45-60 minuten bespaard.

Als je veel te vaak e-mail controleert, zorg dan voor wat zelfdiscipline en stel strikte regels op voor je inbox. We hebben gedekt e-mail vermijden zonder negatieve resultaten Hoe u uw e-mailapp zonder negatieve resultaten kunt verwijderenVerbied e-mail uit je leven en krijg meer gedaan. Is het een praktische oplossing om de e-mailapp van je apparaat te verwijderen en niet meer in de inbox te leven? Lees verder in detail. Gebruik auto-responders of plaats een notitie in uw handtekening om mensen te laten weten dat u slechts een paar keer per dag e-mail controleert. Als het dringend is, laat mensen u bellen.

Veel mensen zullen hun taken ook de hele dag door zien liggen. Er wordt altijd gebeld en u reageert sporadisch op dingen die op uw bureau terechtkomen. Gebruik om dit tegen te gaan tijdsblokkering Time Blocking - The Secret Weapon For Better FocusBent u op zoek naar een efficiëntere manier om uw werkdagen te organiseren? Probeer Time Blocking. Deze tijdmanagementtactiek kan u helpen op het goede spoor te blijven terwijl u afleiding, uitstelgedrag en onproductieve multitasking op afstand houdt. Lees verder . Dit is waar u vergelijkbare taken bij elkaar zet, zodat u de hele dag gefocust kunt blijven.

Als lezen deel uitmaakt van uw werk, knijp het dan allemaal in een venster van 30 minuten.

Als mensen een gesprek willen plannen, laat hen dan weten dat u alleen tussen 13.00 en 14.00 uur gesprekken aanneemt.

Stel ononderbroken tijd in om u te concentreren op een belangrijk project zonder afleiding. Draag een koptelefoon om te voorkomen dat uw collega's u onderbreken.

En soms raak je afgeleid door sites zoals Facebook of Reddit. Gebruik tools zoals Blijf gefocust (Chrome), Leechblock [Firefox] of ColdTurkey (Windows) om deze te blokkeren terwijl u aan het werk bent. Waarom eigenlijk niet van uw hele computer een afleidingsvrije machine maken? Hoe u in 10 eenvoudige stappen een computer zonder afleiding kunt krijgenJe aandacht wordt verteerd door afleidingen. Verwijder ze om uw focus en productiviteit te vergroten. We laten u de meest voorkomende computergerelateerde tijdzuigers zien en hoe u ze kunt uitschakelen of blokkeren. Lees verder

Stap 3: Reductie

U heeft nu de overbodige taken verwijderd die u er onnodig toe dwongen langer aan het werk te blijven dan nodig was. Van de resterende taken is er nog wat tijdverspilling.

Als uw gesprekken bijvoorbeeld gemiddeld 15 minuten duren, probeer deze dan terug te brengen tot 10 minuten. Dit kan meestal worden gedaan door de persoon met wie u aan het chatten bent, aan het begin van het gesprek te laten weten dat u binnen 10 minuten van de telefoon moet zijn. Het is zo simpel. Dit leidt tot een gevoel van schaarste en daardoor zal het gesprek efficiënter verlopen.

Als uw vergaderingen te lang duren, stuur deze dan regels voor efficiënte vergaderingen Ben je de inefficiënte vergaderingen zat? Stuur deze 8 regels naar je baasAls een vergadering goed georganiseerd is, is er geen reden waarom het de productiviteit, het doel en het moreel niet kan verbeteren. Hier zijn enkele regels die u moet volgen voor effectieve vergaderingen. Lees verder aan uw manager. Je zou zelfs kunnen stuur ze anoniem.

Als het op e-mail aankomt, moet u uw ontvanger twee stappen voor zijn, zodat u het aantal e-mails dat u moet doorlopen, kunt verminderen. Met andere woorden, anticipeer op hun antwoord en probeer alle bases in uw oorspronkelijke e-mail te behandelen. Dit betekent dat u iets langere e-mails verzendt, maar dat deze meer details bevatten, waardoor de vervelende, alternatieve heen en weer aanpak wordt vermeden.

Stap 4: automatisering

Bekijk ten slotte uw resterende taken en zoek uit welke delen hiervan kunnen worden geautomatiseerd.

Aan de uiterste kant van het spectrum zou je dat kunnen begin met uitbesteding Hoe u superproductief kunt worden door uw dagelijkse taken uit te bestedenKrijg meer gedaan in een dag. Door te leren wat u kunt uitbesteden, plus enkele 'best practice'-tips voor het delegeren van uw dagelijkse taken, kunt u ook superproductief worden. Lees verder ongeschoolde maar noodzakelijke taken (alleen aan te raden als je als zelfstandige werkt). Deze taken kunnen bestaan ​​uit het filteren van e-mail, het regelen van afspraken, onderzoek, gegevensinvoer, enz.

Als er routinetaken zijn die u keer op keer moet uitvoeren, kijk dan of deze op zijn minst gedeeltelijk geautomatiseerd kunnen worden. Als u deze taken in Excel uitvoert, leer dan hoe u kunt creëren Excel-macro's 4 fouten om te vermijden bij het programmeren van Excel-macro's met VBAEenvoudige code is essentieel voor ervaren gebruikers van Microsoft Excel. Maar hoe kun je een for-lus maken of veilig afsluiten met VBA in Excel? Lees verder om deze taken voor u uit te voeren. Als u een reeks web-apps gebruikt, kijk dan of u die apps kunt verbinden IFTTT of Zapier u hoeft ze dus niet meer zelf uit te voeren.

Sjablonen zijn ook een geweldige manier om delen van uw taken te automatiseren. Of dat nu is Evernote-sjablonen Hoe 6 eenvoudige Evernote-sjablonen mijn dagelijkse productiviteit verhogenMaak aangepaste sjablonen in Evernote. Met deze sjablonen kunt u uw productiviteit op het werk en in uw privéleven verhogen. Laten we eens kijken hoe u snel uw eigen aangepaste Evernote-sjablonen kunt maken. Lees verder , Google Drive-sjablonen 24 Google Docs-sjablonen die uw leven gemakkelijker zullen makenDeze tijdbesparende Google Docs-sjablonen helpen u uw documenten af ​​te maken in plaats van moeite te hebben om ze samen te stellen. Lees verder , of Office-sjablonen Gebruik Microsoft Office-sjablonen om uw publiek te boeien en efficiënt informatie te leverenEen sjabloon is als een virtueel reclamebord dat tekst of gegevens visueel versterkt. Hier bieden we een basisoverzicht van Microsoft Office-sjablonen en uw opties. Lees verder , met elk van deze kunt u uw hoofdtaken induiken zonder tijd te verspillen aan het opmaken van documenten.

U kunt zelfs tijd besparen door handige sneltoetsen te leren voor uw meest gebruikte programma's. We hebben lijsten gemaakt met enkele van de meest productiviteitsverhogende sneltoetsen voor Outlook 25+ Outlook-sneltoetsen om u productiever te makenOutlook is een van de meest populaire desktop-e-mailclients die tegenwoordig wordt gebruikt. Als u een van die vele Outlook-gebruikers bent, zullen de volgende sneltoetsen u veel tijd besparen. Lees verder , Excel 35 Alledaagse Microsoft Excel-sneltoetsen voor Windows en MacSneltoetsen kunnen u veel tijd besparen! Gebruik deze Microsoft Excel-snelkoppelingen om het werken met spreadsheets op Windows en Mac te versnellen. Lees verder , en elke webbrowser 32 sneltoetsen om uw workflow in elke browser te versnellenSneller browsen is geen ongrijpbaar doel en er zijn ook geen drastische wijzigingen in uw workflow nodig. Een paar eenvoudige nieuwe gewoonten aannemen, zoals sneltoetsen, zou de slag moeten slaan. Hier is hoe. Lees verder . Elk beetje helpt tenslotte.

Genieten van een extra 3 uur per dag

Sommigen van jullie die dit bericht lezen, zullen ongetwijfeld beweren dat zelfs als je drie uur per dag zou besparen, je je werkdag nog steeds niet zou kunnen verminderen tot vijf uur. Je manager zou je simpelweg overspoelen met meer taken. Onderhandel in dat geval over een loonsverhoging! Je kunt me later bedanken.

Maar voor veel mensen, of u nu flexi-time werkt, als zelfstandige werkt of een meer begripvolle manager heeft, zal het gebruik van deze tools en strategieën u een hoop tijd kunnen besparen.

Zoals eerder geciteerd, met "zeer gematigde hoeveelheid verstandige organisatie", zou u in staat moeten zijn uw dagelijkse taken te voltooien in een fractie van de tijd die het u tot nu toe heeft gekost. Dit omvat niet alleen het verwijderen, verminderen en automatiseren van taken zoals hierboven, maar ook wat tijd doorbrengen plannen hoe u uw tijd elke week moet besteden Hoe u zich kunt voorbereiden op uw perfecte dag met gratis appsDe perfecte dag is wanneer u zich energiek voelt en door uw takenlijst bladert met tijd en energie over. We laten u de apps zien die u kunnen helpen om in de zone te komen. Lees verder om de tijd op kantoor tot een minimum te beperken.

Als je nog steeds twijfelachtig bent, kijk dan eens hoe Zweden een werkdag van 6 uur introduceerde in 2016, en hoe dit bedrijf van $ 9 miljoen per jaar een werkdag van 5 uur introduceerde.

Hoeveel denk je dat je je werkdag zou kunnen verkorten met de informatie in dit artikel?

Afbeelding tegoed: 20150613_woc538_0 via The Economist, meisje met behulp van slimme telefoon door Maridav via Shutterstock, liggend op de bank door Marjan Apostolovic via Shutterstock