Hoe elk project te organiseren met een Work Breakdown Structure

Advertentie

Project managers gebruik maken van een zogenaamde work breakdown structure projecten georganiseerd houden 6 tips voor projectbeheer die u kunt gebruiken om uw leven te organiserenProjectmanagement is het beroep om dingen voor elkaar te krijgen. Met onze tips kunt u het perspectief, de vaardigheden en de tools van een projectmanager toepassen om uw eigen leven te organiseren. Lees verder . Van de initiatieffase tot de definitieve afsluiting, deze waardevolle tool kan leiden tot een succesvol project.

De work breakdown structure kan verschillende lay-outs hebben; van een overzicht of lijst tot een tabelweergave tot een boomstructuur. Voor visuele mensen is een boomstructuur het meest logisch omdat het in feite een visueel diagram is waarmee u items in een oogopslag kunt zien. Maar sommige mensen geven de voorkeur aan lijsten boven afbeeldingen, in welk geval een overzicht de handigste lay-out is.

Work Breakdown Structure Basics

Traditioneel was de work breakdown structure een hulpmiddel dat door projectmanagers werd gebruikt om precies te doen wat de naam doet vermoeden: een project opsplitsen in werkbare stukken. Het hiërarchische ontwerp verdeelt de reikwijdte van een project in componenten in termen van grootte, duur en verantwoordelijkheid. Dit overzicht helpt bij het maken van een projectplanning door het definiëren van leveringen, toewijzing van middelen en zelfs kosten.

Deze structuur ontleedt uw project in hapklare brokken voor een eenvoudigere implementatie en kan op verschillende manieren worden gebruikt, afhankelijk van het project of het eindproduct. Een richtlijndocument van ProjectConnections.com toont de verschillende benaderingen mooi voor het identificeren van de belangrijkste componenten van uw work breakdown structure.

Met dit alles in gedachten hoeft een structuur voor het uitsplitsen van werk niet ingewikkeld te zijn en kan werkelijk helpen bij bijna elk type project. De volgende voorbeelden volgen mogelijk niet traditioneel benadering van het gebruik van deze handige tool. Echter, omwille van de eenvoud, voor degenen die geïnteresseerd zijn in het gebruik van deze structuur, en voor het afbreken en dus vereenvoudigen van een complex project, zijn ze best nuttig.

Het proces starten

Nadat u de volledige reikwijdte van uw project hebt gedefinieerd, identificeert u de projectonderdelen van het hoogste niveau. Deze componenten kunnen fasen, locaties of zelfs acties zijn zoals hierboven weergegeven, afhankelijk van uw project. Nadat je deze items hebt geselecteerd, ga je naar het volgende niveau onder elk onderdeel en blijf je het project zoveel mogelijk opsplitsen. Dit helpt u niet alleen om alles te identificeren wat nodig is voor uw project, maar houdt u op het goede spoor door niets te vergeten.

Voor een evenement

Een geweldig project waarbij een work breakdown structure nuttig kan zijn, is evenementenplanning. In dit voorbeeld gebruiken we een bruidsdoucheproject met een boomstructuur die is opgedeeld in fasen. Dit kan een zeer nuttige manier zijn om in te zoomen op wat er wanneer moet worden gedaan, van het begin tot het midden tot het einde van het hele evenement.

Nu heb je natuurlijk nog veel meer items voor het samenstellen van een evenement, dus dit illustreert slechts enkele basiscomponenten als voorbeeld. Stel je voor dat je gaat zitten met vrienden die betrokken zijn tijdens de initiatieffase en dat je elk onderdeel samen doorneemt. Dan is misschien voor de planningsfase misschien iedereen verantwoordelijk voor een stuk. Hoe u het werk verdeelt of dat u het zelfs doet, is aan u. Maar deze boomstructuur gebaseerd op fasen is een makkelijke weg.

Een andere mogelijkheid die gebruik maakt van de handige boomstructuur is om deze te baseren op objecten als hoofdcomponenten. Dit is een handige manier om een ​​project te organiseren wanneer meerdere mensen het evenement plannen. Elke persoon kan een onderdeel en alle bijbehorende onderdelen meenemen. Het organiseren van die componenten in de volgorde waarin ze moeten worden voltooid, maakt het nog eenvoudiger.

Voor een thuisproject

Een ander geweldig project om te beheren met een work breakdown structure is een thuisproject. Of je nu zover gaat uw keuken verbouwen Verander uw huis: 6 websites voor het leren van de basisLiever een onbevredigend huis verdragen? Of wat tijd en energie spenderen om er een plek van te maken waar je van lacht als je door de ingang loopt? Lees verder of het aanleggen van de tuin Test landschapsideeën voor uw huis met Showoff The Visualizer Lees verder kan dit een zeer nuttig hulpmiddel zijn. Voor dit voorbeeld tonen we de uitsplitsing in een lijstindeling met de belangrijkste componenten als acties.

Zoals u kunt zien, is de uitsplitsing nog steeds gemakkelijk te lezen en worden alle delen van het project mooi weergegeven. Met elke actie als hoofdonderdeel kunt u eenvoudig bijhouden wat er moet worden bereikt. Nogmaals, u zou waarschijnlijk veel extra of verschillende componenten voor uw project hebben, maar dit toont eenvoudig de basisstructuur.

Een andere optie die de lijstlay-out gebruikt, is om locaties als hoofdcomponenten te gebruiken, wat goed werkt wanneer verschillende fysieke delen van uw project nodig zijn. Zoals u kunt zien, organiseert de indeling van de indeling per werflocatie het op een manier waarop het werk per persoon kan worden verdeeld of gewoon om duidelijk te houden welke activiteiten waar moeten worden uitgevoerd.

Sjablonen

Als u niet zelf een work breakdown structure wilt maken, zijn er enkele geweldige websites die sjablonen aanbieden. Project Management Doc heeft een sjabloon met een Word-document, Project Management Advisor heeft een met behulp van Excel Een Excel-sjabloon voor elke gelegenheidSla de steile leercurve over en sorteer uw leven met de kracht van Excel-sjablonen. We hebben een selectie van sjablonen voor automatisch bijwerken samengesteld om budgetten bij te houden, projecten te beheren en meer. Lees verder , en Nette vormen biedt beide formaten samen met PDF. Als al het andere niet lukt, werkt het voor sommigen net zo goed om met een eenvoudig papier en potlood een boomstructuur of lijstformaat te schetsen.

Het simpel houden

Een work breakdown structure hoeft niet intimiderend te zijn om te gebruiken, zoals je kunt zien. En het hoeft geen strikte regels te volgen. Het komt eigenlijk gewoon neer op de beste manier om uw persoonlijke of thuisproject te beheren. Afhankelijk van uw stijl, visueel of geschreven, of uw project, groot of klein, helpt het gebruik van deze techniek ervoor te zorgen dat uw project goed georganiseerd is, wat u helpt het op het goede spoor te houden.

Heb je deze tool geprobeerd?

Als het gaat om projecten waar je aan moet werken, of het nu gaat om een ​​evenement, een thuisproject of iets heel anders, hoe organiseer je ze Eenvoudige strategieën voor tijd- en projectbeheer die u thuis kunt gebruikenVerlang je ernaar om veranderingen in je leven aan te brengen? Wat u ook wilt bereiken, behandel het als een project en vul het aan met onze oefeningen om uw kans op succes te vergroten. Lees verder ? Heb je geprobeerd deze tool te gebruiken en heb je er succes mee gehad? Of misschien wist u het niet eens. Sterker nog, misschien gebruik je een online tool 10 unieke toepassingen van Trello anders dan projectmanagementTrello is een genot voor de lijstliefhebber. De Kanban-achtige aanpak was niet alleen bedoeld voor projectmanagement. Geloof je ons niet? Bekijk deze tien unieke toepassingen van Trello. Lees verder . Deel gerust uw mening hieronder met ons!

Afbeelding tegoed: baranq via Shutterstock.com