6 manieren om bezette mensen uw e-mails te laten beantwoorden

Advertentie

Als je langs straat loopt en hallo zegt, hoe voel je je dan als ze geen hallo zeggen? Het is verbazingwekkend hoe klein een gebrek aan erkenning iemand het gevoel kan geven, maar het is ook verbazingwekkend hoeveel je kunt doen om een ​​reactie aan te moedigen. Hetzelfde geldt voor e-mails.

Stel je nu het omgekeerde scenario voor. Je passeert iemand op straat en ze kijken even naar je, zeggen hallo en kijken dan snel weg. Hoe waarschijnlijk is het dat je hallo zegt? Stel je nu een persoon voor die je recht in de ogen kijkt, breed lacht en hallo zegt - zelfs met je naam! De kans is veel groter dat je geïnspireerd wordt om in natura te reageren.

Hetzelfde geldt weer voor e-mails. Behalve in plaats van gezichtsuitdrukkingen of tone of voice, is er een heel andere reeks regels wanneer het gaat om e-mailen dat een persoon aanmoedigt of ontmoedigt om op de knop "beantwoorden" te klikken en te antwoorden u. In dit bericht ga ik een paar trucs met je delen die ik in de loop der jaren heb geleerd - tips die je succes met het ontvangen van e-mailreacties enorm zullen vergroten, zelfs van erg drukke mensen.

Waarom heb je een antwoord nodig?

Toen ik een paar jaar geleden van baan veranderde, begon ik bij een bedrijf te werken waar het veel drukker was dan bij mijn vorige baan. Mensen hadden amper tijd om het projectwerk af te maken, dus werd het beantwoorden van e-mails een taak bij het stellen van prioriteiten 5 Gmail-filters om prioriteiten te stellen en uw inbox te ordenenWelke filters moet elke persoon in zijn arsenaal hebben, zodat zijn inbox net zo ordelijk is als de mijne? Ik ben hier om u op weg te helpen bij het opzetten van uw eerste vijf filters, of ... Lees verder . Ik kwam er al snel achter dat als ik een bepaald formaat en een bepaalde aanpak niet volgde bij het e-mailen van mensen, ik misschien niet of lang geen antwoord zou krijgen.

Het eerste dat u moet doen wanneer u iemand e-mailt, vooral iemand die het erg druk heeft, is om snel uw eigen redenen voor het e-mailen te inventariseren. Als ze het druk hebben en uw e-mail geen prioriteitsprobleem heeft, wordt het waarschijnlijk weggestopt ergens in een takenlijst, alleen om te worden afgehandeld wanneer er meer tijd is om zich op het probleem te concentreren (indien op allemaal). Drukke mensen hebben moeite met het beheren van e-mail. Hoe drukker ze zijn, hoe kleiner de kans dat u een reactie krijgt als u uw kaarten niet goed speelt.

Als u het belang van het probleem voldoende kunt rechtvaardigen om een ​​e-mail te rechtvaardigen, gaan we dan in ieder geval aan de slag.

Stel een vraag - bij voorkeur over hen

In 2012 voerden onderzoekers van Harvard University een mooie grondige studie die zelfs hersenscans inhielden, en ontdekten dat mensen een 'biochemische buzz' krijgen door over zichzelf te praten. Hoe machtiger iemand is - zoals veel extreem drukke mensen zijn - hoe meer ze het leuk vinden om over zichzelf te praten. Er is tenslotte gewoon zo veel te vertellen, toch?

Dit betekent dat als je de wortel van een persoonlijke vraag in je e-mail bengelt, je dat in feite verleidt persoon met een persoonlijke high - de mogelijkheid voor een beetje "buzz" door iets over zichzelf te delen met u. En sommige mensen houden gewoon heel erg van de mogelijkheid om een ​​zeepkist te hebben. Dus geef het ze.

Je kunt gewoon vragen hoe het gaat met een project waaraan ze werken. Als je heel dicht bij ze bent en vaak genoeg over familie praat, vraag dan hoe het met de familie gaat. Als er een groot spel is waar iedereen het over heeft, vraag hen dan wat ze denken. Geef ze de kans om op je te reageren en 'een pauze te nemen' door zo vaak aan je werk te denken. Je kunt je vraag opvolgen met de werkgerelateerde vraag die je in de eerste plaats wilde stellen, maar het vragen om een ​​mening zal die behoefte aan een 'ik-ga-over-praten-over-mezelf'-high opwekken.

Extra bonus: gebruik iets dat jullie allebei gemeen hebben. Kinderen. Een voorliefde voor honkbal. Wat het ook is - maak eerst die persoonlijke verbinding. De persoon zal de e-mail waarschijnlijk niet snel opslaan voor later.

Kies een urgente onderwerpregel

Drukke mensen beginnen natuurlijk prioriteit te geven aan e-mails, en soms openen ze de e-mail niet eens om dit te doen. Ze zullen snel naar de onderwerpregel kijken. Dus als u een snelle reactie van deze mensen wilt, kunt u zich gewoon voorstellen hoe belangrijk de onderwerpregel is. Als je tips nodig hebt om dit te doen, raad ik je Aarons advies aan laat uw onderwerpregel opvallen Hoe u uw e-mailbericht kunt laten opvallen in een rommelige inboxHeb je ooit een e-mail gestuurd waarvan je dacht dat het belangrijk was om pas vele dagen later beantwoord te worden, of erger nog, vergeten? Toegegeven, soms heb je er geen controle over, maar er zijn dingen die je kunt doen ... Lees verder in een rommelige inbox.

Het komt erop neer: als u meteen een reactie nodig heeft, waarom wordt uw onderwerpregel dan niet voorafgegaan door "BELANGRIJK:" of "DRINGEND:"? Er is niets mis mee om dit te doen, en het is eigenlijk handig voor drukke mensen die dergelijke onderwerpregels gebruiken als een visuele indicator van wat ze als eerste moeten aanvallen in de e-mailinbox. Doe het gewoon niet met domme, onbelangrijke problemen, anders word je de "jongen die de wolf riep", en je e-mails worden uiteindelijk volledig genegeerd!

Houd het kort en krachtig

Dit is het deel van het artikel waar ik hypocriet word. De man die 2000 woordartikelen schrijft, gaat de VS vertellen om het kort en krachtig te houden? JEP. Dat is precies wat ik ga doen. We hebben het hier over e-mails, en hier is de les die meneer Wordy hier het eerste jaar leerde over zijn nieuwe baan: PILE. Het is een acroniem dat ik zojuist heb bedacht. Het staat voor People Ignore Long Emails.

Na ongeveer zes maanden waarin mensen mijn lange, uitgebreide e-mails negeerden, probeerde ik iets nieuws. Ik begon zeer korte e-mails te schrijven waarin alleen het punt werd vermeld. Ik heb geen extra details gegeven, maar aan het einde van de e-mails die ik aanbood om meer informatie te geven als ze dat wilden.

Ik begon mijn e-mails te verwijderen. Toen ik dacht dat ze kort genoeg waren, ging ik door en sneed nog wat meer. Je moet je afvragen, is deze regel gewoon overbodig? Deelt u informatie om mensen te laten weten hoeveel u weet - of maakt het niet echt uit voor het probleem? Verminder de woorden. Kom snel ter zake. Toen ik hiermee begon, merkte ik dat de respons omhoogschoot. Als u uw e-mail tot één regel kunt terugbrengen, is de kans groot dat u onmiddellijk antwoord krijgt.

Koop ze om

Als we hier eerlijk zijn, dan moet je toegeven dat mensen van nature een zelfbedienend stel zijn. Wanneer mensen zien dat er misschien "iets in zit" voor hen, voelen ze zich meer gedwongen actie te ondernemen. U kunt hiervan profiteren in een e-mail door uw e-mail af te sluiten met zoiets als: "Dus neem contact met me op met een goede tijd wanneer u erover kunt praten bij een kopje koffie - op mij!"

Een gratis kopje koffie om op de antwoordknop te drukken? Dat is een goede stimulans. En als het probleem nog belangrijker is, bijvoorbeeld als je iets probeert te verkopen of een nieuwe klant wilt werven, ga je gang en bied je aan om lunch te kopen. Die kleine investering is het zeker waard. Mensen houden van een gratis lunch.

Betrek een tweede partij

Als je iemand een paar keer een e-mail hebt gestuurd, je hebt alle bovenstaande tactieken geprobeerd en je krijgt nog steeds geen reacties, dan is het tijd om de grote wapens tevoorschijn te halen. Ik bewaar deze laatste twee tactieken meestal voor mensen die e-mails chronisch negeren. De eerste 'big gun'-benadering is om iemand binnen te halen die mogelijk verwant is aan de situatie. Dit kan uw baas zijn, of een extra persoon waarmee u samenwerkt aan het project dat wordt opgehouden omdat de persoon uw e-mail niet beantwoordt.

Dit is niet iets dat u in de eerste, tweede of zelfs de derde e-mail wilt doen. Als je echter overduidelijk wordt genegeerd, schrijf dan nog een beleefde e-mail en geef een betrokken persoon een cc. Als het iemand hoger is, zoals je baas, en de andere persoon weet dat hij een autoriteitspositie heeft, zullen ze snel reageren. Van alle chronische onweters die ik door de jaren heen heb behandeld, roept deze 'cc'-benadering 99 procent van de tijd op. Er is iets met het hebben van een publiek dat de dialoog transformeert en er plotseling een hogere prioriteit van maakt.

Geef consistent herinneringen uit

Als je ooit de film Shawshank Redemption hebt gezien of de novelle van Stephen King hebt gelezen, herinner je je misschien nog het gedeelte waar Andy Dufresne elke week één brief naar de Senaat stuurt, met het verzoek om geld voor een gevangenis bibliotheek. Na een paar honderd dollar te hebben ontvangen en boeken te hebben gedoneerd, begint Andy twee keer per week brieven te sturen waarin hij om nog meer geld vraagt.

Het punt van het verhaal is dat volharding werkt. Noem het irritant, verergerend of irriterend - maar als je echt een antwoord nodig hebt op iets belangrijks, consequent de persoon beleefd vragen of ze uw laatste e-mail hebben ontvangen, heeft een van de twee gewenste Effecten. Het zal de persoon ertoe aanzetten om in zijn inbox te graven op zoek naar de e-mail waar je het over hebt, of het zal hem doen beseffen dat de enige manier om je weg te laten gaan, is om op je e-mail te reageren. Dit is duidelijk een laatste redmiddel, maar het is ook een oplossing die werkt.

Welke technieken gebruikt u om sneller op uw e-mails te reageren? Wat werkt voor jou? Deel uw eigen tips en advies in de opmerkingen hieronder!

Afbeelding tegoed: Overweldigde zakenman (Shutterstock), Een toespraak geven (Shutterstock), Belangrijk teken (Shutterstock), Van punt naar punt (Shutterstock), Van punt naar punt (Shutterstock).