10 weinig bekende Microsoft Office-functies die u moet kennen

Advertentie

Soms maken de kleinste dingen de grootste verschillen. Stel de Auto Recover-duur precies goed in en dat kan een niet-opgeslagen document herstellen zonder gefladder. Probeer dat maar eens met een zomeropdracht.

Microsoft Office 2016 heeft een eenvoudig front, maar eronder zit een krachtige motor met veel tandwielen en moeren. Veel van de Office-functies zijn verborgen 10 verborgen functies van Microsoft Word die uw leven gemakkelijker zullen makenMicrosoft Word zou niet de tool zijn die het is zonder zijn productieve functies. Hier zijn verschillende functies die u elke dag kunnen helpen. Lees verder omdat we niets van ze weten. En als we ze niet kennen, kunnen we ze niet gebruiken voor onze productiviteit.

Dit artikel gaat daarover - het onthullen van weinig bekende Microsoft Office-functies. Maar ik kan niet ingaan op hun belang zonder hun voordelen voor u te onttrekken. Dus hier is mijn poging om "vreemde" Microsoft Office-functies zo eenvoudig mogelijk uit te leggen.

1. Vertel het me

Voor Word 2016, Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016 en Access 2016.

Niet zo weinig meer bekend als de gloednieuwe "Vertel me wat je wilt doen”Box is misschien het meest nuttig verbetering in Microsoft Office 2016 13+ redenen waarom u moet upgraden naar Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 is er en het is tijd om een ​​beslissing te nemen. De productiviteitsvraag is - moet u upgraden? We geven u de nieuwe functies en de versere redenen om u te helpen ... Lees verder . Het tekstveld op het lint is de snelste manier om naar functies te gaan die u wilt gebruiken of acties die u wilt uitvoeren. Typ een natuurlijk woord of zin in die betrekking heeft op wat je wilt doen en het vak reageert met een dropdown-menu met voorgestelde overeenkomsten. Selecteer de functie die volgens u juist is en Office opent het juiste dialoogvenster om u daarbij te helpen.

Zie het als een meer dynamische manier om hulp te krijgen bij elke Office-opdracht. U kunt doorgaan met Help door op te klikken Krijg hulp op zoals weergegeven in de bovenstaande schermafbeelding. Dat opent de traditionele Help-viewer.

2. Houd de datum en tijd van het document actueel

Voor Word 2016 en PowerPoint 2016.

Het toevoegen van de huidige datum aan uw document is eenvoudig als u typt en Microsoft Office de rest automatisch laat invullen. Wanneer u hetzelfde document op een andere datum hergebruikt, is het veranderen van de datum en tijd een kleine klus voor een enkele datum, maar een grote als u er nog een paar hebt toegevoegd. Bijvoorbeeld - in de voettekst van elke pagina.

Het is ook iets dat je misschien vergeet. Microsoft heeft een eenvoudige functie die de datum automatisch bijwerkt. Dat is genoeg om je te redden van je vergeetachtigheid.

Plaats de cursor waar u de datum wilt invoegen. Ga dan naar Lint> Invoegen> Datum en tijd.

Kies in het dialoogvenster de datumnotatie die u wilt gebruiken. Schakel de Automatisch bijwerken selectievakje om ervoor te zorgen dat de datum elke keer dat u het document opent actueel blijft.

3. Snelle onderdelen

Voor Word 2016.

Quick Parts zijn 'Building Blocks' die beschikbaar zijn in Word en Outlook. Zie ze als sjablonen die nog niet volwassen zijn. Zoals de naam al zegt, zijn het herbruikbare stukken van alle inhoud die u in Microsoft Word wilt gebruiken. Dit kunnen enkele of meerdere alinea's met tekst, tekstvakken, tabellen, lijsten, voorblad, watermerken, bibliografieën of andere vormen van inhoud zijn. Deze bouwstenen, zoals elke herbruikbare sjabloon, kunnen enorme tijdsbesparingen opleveren, vooral in gebieden waar formaten en inhoud repetitief zijn.

Gebruik in Word en Outlook de galerie met snelle onderdelen om deze herbruikbare inhoudsfragmenten op te slaan. Ga naar Lint> Invoegen tabblad > Tekst Groep > Snelle onderdelen.

De vervolgkeuzelijst bevat drie verschillende soorten snelle onderdelen en de Building Block Organizer. AutoTekst kan onmiddellijk nuttig zijn, omdat u zo elke inhoud keer op keer kunt hergebruiken als een snelkoppeling. Ik gebruik bijvoorbeeld "Microsoft Office" als AutoTekst om te voorkomen dat ik het herhaaldelijk in dit document typ.

Selecteer de inhoud om iets op te slaan in de galerie met snelle onderdelen. Klik Invoegen> Snelle onderdelenen klik vervolgens op Selectie opslaan in galerie met snelle onderdelen. Verander de naam en voeg eventueel een beschrijving toe. Klik OK.

Om dit stuk inhoud opnieuw te gebruiken, plaatst u de cursor op de juiste locatie in uw document en klikt u op Invoegen> Snelle onderdelenen kies vervolgens de opgeslagen selectie.

Gebruik de Bouwstenen Organizer geeft een overzicht van alle bouwstenen die voor u beschikbaar zijn in Word. U kunt hun eigenschappen altijd bewerken, nieuwe bouwblokken verwijderen en invoegen.

Deze Ondersteuningsartikel van Microsoft Office legt in het kort de verschillende soorten Quick Parts uit.

4. Watermerk

Voor Word 2016.

Watermerken kunnen worden gebruikt om een ​​merk te vestigen of als veiligheidsmaatregel. U kunt zelfs tekst of een afbeelding gebruiken om de status van een document weer te geven. Een veelgebruikt watermerk is "Draft".

Ga naar Lint> Ontwerp> Watermerk. Gebruik een van de vier standaardwatermerken of maak er zelf een.

Klik Aangepast watermerk> Tekstwatermerk. Selecteer er een uit de lijst of typ uw eigen tekst. Pas vervolgens het watermerk aan door het lettertype, de lay-out, de grootte, kleuren, oriëntatie en transparantie in te stellen.

Klik Aangepast watermerk> Afbeeldingswatermerk en blader naar een afbeelding. Het wordt automatisch lichter om de documenttekst niet te verstoren, tenzij u de optie uitschakelt Uitspoeling doos.

U kunt uw creaties opslaan in de Watermerkgalerij. Houd er rekening mee dat de opdracht Aangepast watermerk alleen is ingeschakeld in de afdrukweergave.

Watermerken maken in Excel 2016 en PowerPoint 2016 is niet zo automatisch als de ondersteuningsinformatie laat zien.

5. Flesch leesgemak

Voor Word 2016 en Outlook 2016.

De snelste manier om uw documenten en e-mails leesbaarder te maken? Gebruik de leesbaarheidsscore om de leesbaarheid van uw documenten Hoe de leesbaarheidsscore van elk Word-document te krijgenAls u weet hoe moeilijk uw document te begrijpen is, kunt u een betere schrijver worden. Hier leest u hoe u ervoor kunt zorgen dat Microsoft Word u leesbaarheidsinformatie geeft. Lees verder . Word en Outlook gebruiken twee maten:

1. Flesch Reading Ease-test
2. Flesch-Kincaid Grade Level-test

De Gemakkelijk lezen test meet het gemiddelde aantal lettergrepen per woord en woorden per zin op een 100-puntsschaal. Hoe hoger de score, hoe gemakkelijker het document te begrijpen is. Streef naar de 60-70-reeks.

De Grade Level test benchmarks de inhoud met Amerikaanse schoolniveau's. Een score van 7,0 betekent bijvoorbeeld dat een zevende klasser het document kan begrijpen. Streef naar 7,0 tot 8,0.

In Word: Ga naar Lint> Bestand> Opties en klik Bewijs.

Onder Bij het corrigeren van spelling en grammaticain Word, zorg ervoor dat de Controleer grammatica met spelling selectievakje is ingeschakeld.

Selecteer Leesbaarheidsstatistieken weergeven.

(In Outlook: ga naar Bestand> Opties en klik op E-mail> Bericht opstellen> Spelling en AutoCorrectie.)

Na een Spellingscontrole, zal het dialoogvenster het leesbaarheidsniveau van het document tonen.

6. Eenvoudige opmaakweergave

Voor Word 2016.

Office-documenten gebruiken Spoorwissel om veranderingen te volgen wanneer een team samenwerkt aan een document. Deze omvatten indicatoren zoals inhoudsbewerkingen, opmaakwijzigingen, opmerkingen en andere invoegingen en verwijderingen. Hoe meer auteurs op een document, hoe meer de visuele rommel zal zijn. Ga naar Lint> Controleren> Volgen groep om de wijzigingen die worden bewaakt nauwkeurig af te stemmen.

Als u denkt dat het document moeilijk te lezen is, schakel dan in Eenvoudige opmaak. De visuele rommel verdwijnt en alleen een rode verticaal nabij de marge geeft aan dat er wijzigingen zijn aangebracht. Word toont een kleine ballon voor een opmerking.

Als u op de rode verticale balk klikt (deze verandert in een grijze verticale balk), wordt het document teruggeschakeld naar de Alle opmaakweergave met alle bijgehouden wijzigingen weer zichtbaar. Klik op de grijze balk om deze weer naar de te schakelen Eenvoudige opmaak visie.

7. Lijn voor de handtekening

Voor Word 2016, Excel 2016 en PowerPoint 2016

Een handtekeningregel is een eenvoudige tijdelijke aanduiding voor een document dat u digitaal wilt verzenden of afdrukken. Maar het heeft nog een voordeel. U kunt hun persoonlijke gegevens of andere instructies voor de ondertekenaar opnemen die u nodig acht.

Ga naar Lint> Invoegen> (Tekstgroep)> Handtekeningregel.

De Signature Line kan worden aangepast vanaf de Handtekening instellen doos.

De ondertekenaar kan zijn digitale ID's gebruiken om het document te ondertekenen door met de rechtermuisknop op de tijdelijke aanduiding te klikken en op te klikken Teken.

Als u geen digitale handtekening gebruikt, kunt u uw eigen handtekeningformaat maken en deze opslaan als bouwsteen en hergebruiken vanuit Quick Parts op elk document.

8. Onzichtbare digitale handtekening

Voor Word 2016, Excel 2016 en PowerPoint 2016.

Digitale handtekeningen zijn geen elektronische handtekeningen Is uw elektronische handtekening wereldwijd legaal?Zijn elektronische handtekeningen wereldwijd geldig en legaal? Hebben ze meer de voorkeur boven de geïnkt handgeschreven handtekening in een papierloze wereld? We kijken naar wat de wet wereldwijd zegt. Lees verder . Het zijn sterkere autorisatietools en zijn gecodeerd om uw documenten te beveiligen. U kunt uw eigen onzichtbare digitale handtekeningen toevoegen in Word, Excel of PowerPoint om een ​​document te beschermen.

Vraag een eigen digitale ID aan. Microsoft werkt samen met een paar meer digitale handtekeningenservices, afgezien van DocuSign.

Ga naar de Tabblad Bestand> Info> Document beveiligen, werkmap beveiligen of Bescherm presentatie en klik Voeg een digitale handtekening toe.

In de Teken dialoogvenster, geef de reden voor de handtekening in de Doel vak en klik op Teken.

Nadat u het document digitaal hebt ondertekend, wordt de knop Handtekeningen weergegeven en is het bestand nu alleen-lezen om wijzigingen te voorkomen.

Deze Microsoft Support-artikel legt de methode voor Outlook 2016 uit.

9. Toegankelijkheidscontrole

Voor Word 2016, Excel 2016 en PowerPoint 2016.

Toegankelijkheidscontrole helpt u bij het maken van goed leesbare inhoud voor mensen met een handicap. Het wordt weergegeven als een rapport van problemen die het in een document aantreft, en legt ook uit waarom elk probleem een ​​probleem kan zijn voor iemand met een handicap.

Als een afbeelding bijvoorbeeld alternatieve tekst mist, wordt het moeilijk voor een schermlezer en een persoon met een visuele beperking. Er worden ook oplossingen geboden waarmee u foutloze documenten voor iedereen kunt maken en niet alleen voor iemand met een handicap.

Ga naar Bestand> Info. Alle toegankelijkheidsproblemen worden weergegeven als een bericht naast de Controleer op problemen knop.

Klik op om de problemen in uw bestand uit te voeren en te herstellen Controleer op problemen> Toegankelijkheid controleren.

Het taakvenster Toegankelijkheidscontrole toont mogelijke problemen en oplossingen voor het oplossen van problemen in de documenten.

Als u een document door een toegankelijkheidscontrole voert, worden vaak fouten ontdekt die een professioneel document kunnen maken of breken. Bijvoorbeeld ontbrekende kopteksten of opmaakproblemen.

10. Getagde PDF-bestanden

Voor Word 2016, Excel 2016 en PowerPoint 2016.

Getagde PDF is niet hetzelfde als het toevoegen van "tags" om PDF-bestanden te organiseren. Een gecodeerde PDF is een ondersteunende functie maak gebruikersvriendelijkere PDF-bestanden Maak uw PDF-bestanden toegankelijker en leesvriendelijker met deze tipsElke goede PDF moet toegankelijk zijn om ideeën te communiceren - volg deze tips om ervoor te zorgen dat uw document het doel bereikt. Lees verder van Microsoft Office. Gelabelde PDF is ook belangrijk voor het maken reflowable documenten die werken in alle soorten displays. Op de eenvoudigste manieren definiëren "Tags" de structuur van een PDF. Zie ze als kaarten die de logische relaties tussen de verschillende elementen in een complex PDF-document verklaren. Bijvoorbeeld: lijsten, tabellen en afbeeldingen.

Microsoft legt uit de basis van getagde PDF-bestanden:

Tagging voegt een informatielaag genaamd "semantiek" toe aan een PDF-document, dat aangeeft welke soorten objecten [in] een bestand zijn opgenomen, bijvoorbeeld: koppen, alinea's, afbeeldingen en tabellen. Wanneer u uw bestand als PDF opslaat, worden deze semantiek geïdentificeerd en gelabeld door de Office-toepassing die u gebruikt en aan het bestand toegevoegd.

Microsoft Office tagt het document automatisch wanneer het wordt geconverteerd naar PDF, maar u moet op de hoogte zijn van de instelling waarmee het wordt beheerd.

Klik Bestand> Opslaan als en blader naar een locatie.

In de Opslaan als dialoogvenster, kies PDF in de Opslaan als type lijst.

Klik op Meer opties. In de Opslaan als dialoogvenster, kies opnieuw PDF en klik op Opties knop. Zorg ervoor dat de Documentstructuurtags voor toegankelijkheid selectievakje is geselecteerd en klik op OK.

Weinig bekende functies zijn productiviteitssporen

Bedenk een ongewone functie die u met een tip heeft ontdekt. Misschien was het een kleine Toetsenbord sneltoets 60 Essentiële Microsoft Office-sneltoetsen voor Word, Excel en PowerPointEr zijn honderden sneltoetsen beschikbaar in Office, maar dit zijn de belangrijkste die u moet weten omdat ze u veel tijd zullen besparen. Lees verder of iets sterkers zoals encryptie of wachtwoordbeveiliging Hoe u uw Microsoft Office-bestanden met een wachtwoord kunt beveiligen en versleutelenZou je het erg vinden als iemand door je OneNote-notitieblokken keek of toegang had tot je Word-documenten? Als uw antwoord ja is, laten we u dan zien hoe u uw Office-bestanden kunt beschermen. Lees verder . Misschien is het de mogelijkheid om uw Office-documenten te publiceren Docs.com.

Elke nieuwe functie die in onze persoonlijke workflows wordt ingebracht, zorgt er niet alleen voor dat we software waarderen, maar voegt ook een stap toe aan onze leercurve.

Nu is het jouw beurt om ons te vertellen over de enige Microsoft Office-functie die bijna net zo belangrijk is als je rechterhand. Hoeveel van de bovenstaande functies uit de bovenstaande lijst waren 'nieuw' voor u?