Als freelancer heb je veel administratie nodig om je bedrijf draaiende en winstgevend te houden. Om een gestage stroom klanten te garanderen, moet u uw diensten adverteren, vragen beantwoorden en eerdere leads opvolgen. Als je eenmaal wat werk hebt binnengehaald, moet je vergaderingen en e-mails bijhouden, en aan het einde is er nog steeds een kwestie van facturering.
Al deze admin kan soms de dag overnemen en geen tijd overlaten voor uw daadwerkelijke betaalde werk. Met verschillende automatiseringstools kunt u echter tijd besparen, fouten voorkomen en de stress van het runnen van een freelancebedrijf verminderen.
1. Vermelden: Luister en bestudeer uw publiek
Sociale media spelen een grote rol bij het adverteren voor uw freelancediensten en het boeken van nieuwe klanten. Er zijn meerdere tools om u te helpen bij het plannen van uw posts op sociale media, je kunt zelfs berichten uit andere bronnen automatisch opnieuw posten of beheren.
Als je dezelfde inhoud tegelijkertijd op meerdere sociale netwerken wilt plaatsen, zijn dit de tools die je nodig hebt.
Maar voordat u begint met het plannen van uw sociale media, moet u weten wat u moet publiceren om nieuwe klanten aan te trekken. De beste manier om dat te doen is met een tool voor sociaal luisteren waarmee u zowel uw vakgebied als uw concurrenten kunt bestuderen.
Met de gratis versie van Mention kun je één alert instellen, die nieuwssites, blogs, forums en sociale media bijhoudt. Deze waarschuwing kan de vermeldingen voor uw eigen merk volgen, naar uw concurrenten kijken of zoeken naar specifieke zoekwoorden die verband houden met uw vakgebied.
In plaats van u te registreren voor verschillende nieuwsbrieven en constant op internet te zoeken, kunt u alles op één plek leren over wat er in uw vakgebied trending is. Met het gratis abonnement van de website kunt u ook berichten plannen op drie sociale profielen, waardoor deze taak verder wordt geautomatiseerd.
2. Calendly: Boek vergaderingen met gemak
Bijeenkomsten zijn een belangrijk onderdeel van het binnenhalen van nieuwe klanten en het beheren van lopende projecten. In het begin, als een klant niet zeker weet of uw diensten precies zijn wat hij nodig heeft, kan een korte kennismakingsgesprek helpen om de deal te sluiten. Later zijn vergaderingen een uitstekende manier om misverstanden op te lossen en verwachtingen op elkaar af te stemmen.
Het plannen van vergaderingen kan echter een tijdrovende klus worden. Door ervoor te zorgen dat iedereen op hetzelfde moment beschikbaar is, vooral in verschillende tijdzones, kan eindeloos heen en weer worden gestuurd via e-mail. Er zijn meerdere apps die betrekking hebben op het plannen van vergaderingen, maar onze favoriet is Calendly.
De gratis versie biedt integratie met uw Google Agenda of andere populaire agenda's, waardoor u uw beschikbaarheid kunt delen zonder uw persoonlijke planning openbaar te maken.
U kunt eenvoudig uw Calendly-link sturen naar wie u maar wilt ontmoeten, en zij zullen een keuze maken uit de tijden die u instelt als beschikbaar - in hun lokale tijdzone. De afspraak verschijnt dan in de agenda van iedereen.
De software kan worden geïntegreerd met online conferenties zoals Zoom en Microsoft Teams, waardoor u tijd bespaart om voor elke vergadering een link te maken. Het stuurt ook herinneringsmails vóór de afspraken, om ervoor te zorgen dat iedereen op tijd arriveert. Als u een persoonlijke website heeft, kunt u deze daar ook toevoegen.
E-mails zijn een andere tijdverslinder - van potentiële klanten die naar uw service vragen tot bestaande klanten die op zoek zijn naar een statusrapport. Veel van deze e-mails worden behoorlijk repetitief. Als je Gmail gebruikt, is er gelukkig niet alleen een manier om sjablonen te maken, maar ook om sommige automatisch te verzenden met behulp van filters.
Eerst moet u sjablonen inschakelen in uw geavanceerde instellingen. Stel daarna een nieuwe e-mail op om al uw veelgestelde vragen te beantwoorden. In plaats van het op te slaan als concept, kiest u ervoor Bewaar concept als sjabloon in plaats daarvan. Als u dit handmatig wilt verzenden, kunt u spaties achterlaten voor details zoals naam, prijsopgave, enzovoort.
Om automatisch een sjabloon-e-mail te verzenden, moet u een nieuw filter maken. Kies de zoekwoorden die het meest relevant zijn voor die vraag, en in het filteracties markeren Sjabloon verzenden.
Een sleutelzin kan bijvoorbeeld zijn "hoeveel is uw vergoeding", waarvoor u een vooraf geschreven e-mail ontvangt met informatie over uw pakketten en services.
4. Zoho Invoice: Achtervolg nooit een andere factuur
Hoewel sommige freelancers ervoor kiezen om hun kosten op een Excel-sheet te beheren en een standaardfactuursjabloon te gebruiken, is er een veel eenvoudigere en overzichtelijkere manier om betaald te worden, met een verschillende facturatie-apps. Onze favoriet is Zoho Invoice, dat zoveel functies in het gratis abonnement heeft dat u er misschien nooit voor hoeft te betalen.
U kunt een factuursjabloon maken met al uw bankgegevens en algemene voorwaarden voor gebruik met elke klant. U kunt ook reguliere taken genereren met een vaste prijs, waardoor u de tijd bespaart om die gegevens in te voeren telkens wanneer u een nieuwe factuur maakt.
Zodra u klaar bent om de factuur te verzenden, biedt de app ook een sjabloon-e-mail, die u indien nodig kunt wijzigen. Als u ervoor kiest om Zoho te verbinden met een online betalingssysteem (zoals PayPal), wordt de factuurstatus bijgewerkt en wordt een bedankbriefje verzonden wanneer u de betaling ontvangt. Dit zorgt ervoor dat u weet welke accounts moeten worden opgevolgd.
Maar zelfs opvolgen is gemakkelijker met Zoho, aangezien u een aantal automatische herinneringen voor onbetaalde facturen kunt instellen, waardoor u de hoofdpijn van het achterhalen ervan bespaart. Met de software kunt u ook de tijd bijhouden voor klanten waarbij u per uur rekent, en daaruit een factuur genereren. U kunt zelfs terugkerende facturen instellen voor projecten met een vaste prijs.
5. Zapier: Automatiseer al het andere
In alle bovenstaande apps hebben we integraties besproken: hoe de ene software verbinding kan maken met de andere om nog meer automatisering te creëren. Maar wat gebeurt er als u twee apps wilt verbinden die geen ingebouwde integratie hebben? In komt de magische Zapier.
Er zou een heel artikel voor nodig zijn om te praten over de verschillende opties die binnen Zapier beschikbaar zijn. Kortom, het helpt u bij het creëren van workflows waarbij bijna alles online betrokken is, waar u het kunt "instellen en vergeten".
U kunt bijvoorbeeld nieuwe Twitter-vermeldingen delen op Slack. Of u kunt e-mail follow-ups sturen naar nieuwe Typeform-responders. U kunt zelfs nieuwe Facebook-berichten als sms ontvangen.
De mogelijkheden zijn eindeloos en met de gratis versie van Zapier kun je tot wel 100 taken per maand aanmaken. Dit is meer dan genoeg om een reeks acties te automatiseren, maar het kan zijn dat je verslaafd raakt aan het hands-off zijn met je freelancers.
Wat moet u automatiseren?
Er zijn zoveel automatiseringstools beschikbaar, vooral als u bereid bent een maandelijks bedrag te betalen. Deze kunnen uw freelanceleven veel gemakkelijker maken, maar alleen omdat iets kan worden geautomatiseerd, betekent niet altijd dat het dat zou moeten zijn.
Vooral bij freelancen kan de persoonlijke benadering een heel eind komen. Klanten die voor hulp een beroep doen op freelancers, zijn meestal op zoek naar een werkrelatie. Dit is een van de redenen waarom ze niet voor een bureau of een groot bedrijf hebben gekozen.
Taken zoals e-mails voor het eerste contact, vergaderingen plannen en bladen bijwerken kunnen worden geautomatiseerd. Het is echter belangrijk om wat meer tijd te investeren om de klant te bewijzen dat u hem wilt leren kennen en dat u om zijn werk geeft. Deze extra inspanning zorgt ervoor dat ze terugkomen voor meer.
U kunt een aantal alledaagse taken automatiseren en uw bedrijf efficiënter maken. Laten we eens kijken hoe eenvoudig het werkelijk is.
- Productiviteit
- Freelance
- Taakautomatisering
- Afstandswerk
Tal Imagor is al meer dan 10 jaar freelance journalist en contentschrijver en schrijft alles van nieuwsbrieven tot uitgebreide artikelen. Ze schrijft gepassioneerd over het promoten van duurzaamheid, diversiteit en inclusie, vooral binnen de technische omgeving.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Nog een stap…!
Bevestig uw e-mailadres in de e-mail die we u zojuist hebben gestuurd.
