5 manieren waarop PhraseExpress kan helpen bij het verbeteren van teamwerk

PhraseExpress biedt een aantal waardevolle productiviteitsdiensten. Het belangrijkste doel is om geweldige tools voor tekstuitbreiding te bieden, waarmee gebruikers sneller en efficiënter kunnen schrijven. Maar PhraseExpress is ook een uitstekende tool om uw teamworkflow te verbeteren.

Als uw bedrijf afhankelijk is van een team van mensen die soepel samenwerken, zijn hier vijf manieren waarop PhraseExpress kan helpen.

Wat is PhraseExpress?

PhraseExpress is een programma dat is ontworpen om u te helpen sneller te typen. U kunt sneltoetsen instellen voor specifieke woorden of zinnen. Als u vervolgens die sneltoetsen gebruikt, vult PhraseExpress automatisch de volledige zinnen in.

Verken genoeg online en je zult tientallen verschillende methoden tegenkomen om tekst uit te breiden. Het kost bijvoorbeeld maar een paar stappen om leer hoe u aangepaste tekstuitbreidingen kunt maken in Microsoft Word.

Wat PhraseExpress speciaal maakt, is dat het op meerdere plaatsen werkt. Of u nu een rapport of een e-mail schrijft, u kunt veelgebruikte zinnen in de helft van de toetsaanslagen laten verschijnen.

Als u lid wordt van PhraseExpress, kunt u beginnen met een gratis proefperiode van 30 dagen van al zijn diensten. Daarna keert je account terug naar een gratis persoonlijk account, maar zonder het coole, commerciële speelgoed.

Om deze terug te krijgen, kiest u tussen een Standard-, Professional- of Enterprise-abonnement. Zoals je hieronder kunt zien, wordt elk pakket geleverd met steeds meer voordelen.

Zit je in een team en wil je goed samenwerken, dan is de Enterprise-editie de beste keuze. De eigenschappen ervan laten zien wat een ingewikkeld systeem PhraseExpress is.

Toegang tot verschillende talen en een add-in voor Outlook zijn grote voordelen voor het Enterprise-pakket, maar zelfs een Standard PhraseExpress-abonnement kan uw team helpen de workflow te verbeteren.

1. Teamleden volgen dezelfde formuleringsregels

PhraseExpress zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit als het gaat om zaken als stijlgidsen. Nadat beheerders sneltoetsen voor verschillende zinnen hebben ingesteld, kan het hele team deze openen en gebruiken. Iedereen kan de sneltoetsen voor tekstuitbreiding bekijken, leren en toepassen op al uw algemene taken.

PhraseExpress is ook heel gemakkelijk bij te werken, zodat iedereen wijzigingen in de regels kan zien.

Voor extra organisatie krijg je een centrale klantmanager als onderdeel van de opzet. Het regelt alles, van programma-instellingen en servermeldingen tot gebruiksstatistieken en accountrechten.

Om precies te zijn, kunt u aangeven welke persoon of groep bepaalde mappen kan lezen of bewerken. Ga hiervoor naar het Zinnen werkbalk bovenaan en klik op Toegangsrechten. Maak vervolgens de relevante keuzes uit de vervolgkeuzemenu's. Opties worden duidelijker naarmate het team groeit en u het systeem beter leert kennen.

Programmabeperkingen is een ander hulpmiddel om dingen te helpen beheren. Het pictogram staat ernaast Toegangsrechten en opent een soortgelijk venster waarin u de beschikbare software kunt selecteren waartoe een map of zin kan worden beperkt of waarvan kan worden uitgesloten. U kunt ook voorwaarden kiezen. Alleen teamleden die die programma's onder die voorwaarden gebruiken, kunnen de tekstuitbreidingen gebruiken.

2. Een high-end lokaal netwerk zorgt voor een goede workflow

Het lokale netwerk is meestal het hart van communicatie in elk technisch kantoor. Met ondersteuning voor Microsoft, Citrix en NAS-servers moet het systeem dat PhraseExpress biedt, uw teamwerk in topconditie houden.

U kunt PhraseExpress op zowel Windows- als Mac-computers installeren, maar elk platform moet een ander bestand downloaden en zijn eigen proces volgen. Een andere optie is de draagbare versie van PhraseExpress, die op een USB-apparaat wordt geplaatst en tussen computers kan worden verplaatst.

Dit is bijvoorbeeld handig als een teamlid werkt vanaf een laptop met beperkte ruimte.

Kies de beste versie voor uw groep. Nadat je de benodigde software aan al je computers hebt toegevoegd en ze aan de hoofdserver hebt gekoppeld, ben je klaar om te gaan. Dit is hoe een netwerk een programma kan delen.

Door ervoor te zorgen dat uw lokale verbinding goed werkt, ontstaat er een sterke basis voor de samenwerkingsbehoeften van uw groep. Aan het eind van de dag zal elke gebruiker in staat zijn om te werken en te schrijven volgens interne standaarden zonder ook maar iets te missen.

3. Verschillende veiligheidsmaatregelen zorgen voor gemoedsrust

Uw opgeslagen zinnen kunnen namen en adressen bevatten, dus veiligheid heeft een hoge prioriteit. De online mogelijkheden van PhraseExpress maken dit nog belangrijker. De beperkingstools die we al noemden, zijn een perfecte manier om ervoor te zorgen dat uw team bronnen veilig deelt om de privacy van uw klanten te beschermen.

Onderschat de centrale klantenbeheerder ook niet. Het kan het algemene gebruik volgen en de toegangsrechten beheren.

Bovendien zijn er andere maatregelen die u kunt nemen, zoals het maken van wachtwoorden met end-to-end AES-codering. Dit voorkomt dat onbevoegde personen toegang krijgen tot gegevens terwijl deze van de ene gebruiker naar de andere gaan.

Om codering toe te voegen, gaat u naar het het dossier tabblad en selecteer vervolgens Stel een wachtwoord in. Er verschijnt een venster. Typ een sterk wachtwoord en vink de voorwaarden aan die u wilt gebruiken. Na het klikken OK, wordt het beveiligde bestand alleen geopend voor mensen met het wachtwoord.

4. Cloudondersteuning voor samenwerking op het volgende niveau

Als het team voornamelijk in een kantoor is gevestigd, werkt een lokaal netwerk prima. Maar voor sommige creatieve projecten zijn mensen altijd onderweg. Als het gaat om deze externe werkomstandigheden, maakt cloudsynchronisatie PhraseExpress veel nuttiger voor een team.

U kunt zinnen en mappen via internet delen met elke populaire cloudprovider: OneDrive, Dropbox, Google Drive, Synology. Van alle functies van PhraseExpress is dit een winnaar omdat het voor collega's veel gemakkelijker is om over grote afstanden samen te werken.

5. Cross-platform compatibiliteit voor computer en mobiel

Om de gebruiksvriendelijkheid van de software verder te vergroten, hebben de hersenen achter PhraseExpress het ontworpen om op zoveel mogelijk apparaten te werken. Er zijn echter verschillen in welke services elk platform kan gebruiken.

Op Windows zijn alle opties open, of u nu een persoonlijk of professioneel lidmaatschap hebt.

Macs zien een kleiner aantal functies, maar het client-serversysteem dat u krijgt, is niet minder efficiënt. Het enige dat u kwijtraakt, zijn op Windows gebaseerde tools zoals de Outlook-invoegtoepassing, klembordtrucs en de optie om tekstuitbreidingen uit MS Word te importeren. Afgezien daarvan blijven de prestatie- en deelmogelijkheden hetzelfde.

PhraseExpress is ook beschikbaar op iPhone en iPad, met tools die vergelijkbaar zijn met die van computeredities. De mobiele versie heeft echter nadelen. U kunt bijvoorbeeld geen macro's maken en bewerken of een extern toetsenbord gebruiken.

Desalniettemin is PhraseExpress op iOS niet minder handig. Zelfs op een draagbaar apparaat hebben gebruikers toegang tot de gedeelde bronnen van het team. Vastzitten achter een bureau is niet de enige manier om het meeste uit professionele tekstuitbreiding te halen.

Helaas krijgen Android-gebruikers slecht nieuws. Vanwege technische problemen tussen Google Drive en PhraseExpress-programmering is de Google Play-app niet meer beschikbaar. Totdat dat het geval is, willen teamleden die onderweg zijn misschien investeren in een iOS-apparaat voor werk.

Downloaden:Tekstuitbreiding PhraseExpress (Gratis, premium-versie beschikbaar)

Deel tekstuitbreidingen en werk beter als een team

Er zijn veel handige tools en trucs te ontdekken op PhraseExpress die uw schrijven kunnen versnellen. Maar de waarde ervan voor een netwerk van gebruikers is net zo groot.

Of u nu lokaal of via de cloud bent, u kunt mappen vol zinsdelen of zelfs vaak verkeerd gespelde woorden delen. En u kunt dit snel en veilig doen vanaf een computer en iOS-apparaat.

Bovendien is dit een perfect programma om te beginnen met het aanpassen van uw workflow, eventueel te combineren met andere oplossingen voor tekstautomatisering op een Android-apparaat.

De gemakkelijke manier om gratis tekst uit te breiden op Android

Tekstuitbreiding kan u veel tijd besparen, maar het is niet beperkt tot uw bureaublad. Hier leest u hoe u eenvoudig aan de slag kunt met tekstuitbreiding op Android.

Over de auteur