Effectief zoeken naar bestanden en mappen in Google Apps

Google probeert zijn gebruikers te helpen productief te zijn, en een functie waaraan u voldoende aandacht moet besteden, is de zoekfunctie. Schaamteloos zoeken in uw Gmail of Google Workspace en er niets voor terugvinden kan buitengewoon frustrerend zijn.

Sommige Google Workspace-functies zoals Google Cloud Search, operators en geavanceerde zoekopties kunnen dat wel helpen bedrijven, kleine bedrijven, freelancers en zelfs het grote publiek om hieruit te komen zoek-sleur. Laten we deze functies en tips eens nader bekijken.

Gebruik Google Cloud Search voor geavanceerde zoekfuncties

Cloud Search is voornamelijk bedoeld voor grote bedrijven en kleine bedrijven. In het verleden kon u add-ons downloaden van Gmail Labs waarmee u tegelijkertijd op platforms zoals Google Documenten en Gmail kon zoeken. Gmail Labs bestaat echter niet meer.

Met Google Cloud Search kunt u uw zoekopdracht op alle platforms (Google Documenten, Spreadsheets, Gmail, enz.) Tegelijk doorzoeken.

Een gratis proefperiode is mogelijk en Cloud Search is beschikbaar met Google Workspace of als betaalde zelfstandige functie. Deze functie is vooral handig voor organisaties die op afstand werken: mensen hebben toegang tot bestanden en e-mails met dezelfde zoekbalk in plaats van tussen tabbladen te wisselen.

U kunt ook de Cloud Search-werkbalk integreren met Google Sites. Op deze manier kunt u een speciale website hebben om naar de inhoud van uw organisatie te zoeken.

Google Drive-filters en geavanceerd zoeken

Google Drive is een andere one-stop-oplossing voor het vinden van uw documenten of media. De zoekbalk op Google Drive is vergelijkbaar met het zoekvak in Google Documenten en Spreadsheets.

Dit houdt in dat de zoekoperatoren die hier worden gebruikt ook werken in Google Docs of Sheets.

1. De filters gebruiken

Om uw zoekopdracht op Google Drive te filteren, klikt u op het vervolgkeuzepijl aan de rechterkant van de zoekbalk, en het zoekvenster zal verschijnen.

• De... gebruiken Type optie kunt u PDF's, mappen, documenten, video's, audio enzovoort filteren.
• De Eigenaar optie wordt gebruikt om naar het bestand te zoeken als u het e-mailadres van de eigenaar kent.
• Plaats wordt gebruikt als u de map van het bestand wilt specificeren. (Bijv.: 'Bin', 'Starred' of een andere map.)
• In Datum gewijzigd, u kunt de meest recente bewerkingsdatum van het bestand invoeren.
• Itemnaam zoekt specifiek naar de titel van het bestand.
• Bevat de woorden zoekt naar een bestand met specifieke trefwoorden.
• In Gedeeld met, voer het e-mailadres van de gedeelde ontvanger in.

Klik op de Zoeken onderaan de interface als u akkoord gaat met de filters, of klik op de Reset om de instellingen te verwijderen of terug te zetten.

2. geavanceerd zoeken

Gebruik deze operators om te zoeken voor een specifiek bestand, woord, video en audio.

• Citaten: Gebruik ze bij het zoeken naar een exacte zin. (Bijv.: "Opdracht 18")
• Minteken: Gebruik dit om een ​​bepaald woord uit de zoekterm uit te sluiten. (Als je bijvoorbeeld wilt zoeken naar 'Opdracht' maar niet 'Opdracht voltooid', typ je gewoon 'Opdracht voltooid').
• eigenaar: Zoek bestanden van een specifieke eigenaar. (Bijv.: eigenaar: [email protected])
• Schepper: Vind bestanden van de maker. (Bijv.: creator: [email protected])
• naar: Zoek bestanden op naam van de ontvanger. (Bijv.: naar: [email protected])
• van: Vind bestanden die door iemand naar u zijn verzonden. (Bijv.: van: [email protected])
• is: starred: Zoek items met een ster.
• is: weggegooid: Zoek items in de map 'Bin'.
• type: Zoek documenten op type. (Bijv.: type: spreadsheet, type: document, type: dia)
• voor en na: Zoek items op laatst bewerkt. (Bijv.: voorheen: 04-05-2021)
• titel: Zoek items op titel. (Bijv.: titel: Olympische Spelen)

Verwant: Dingen die u niet wist dat Google Documenten kon doen

De 'Google Search' is nog steeds bezig ...

De geavanceerde zoekfuncties en operators zullen het gemakkelijker maken om bestanden te vinden en tijd te besparen, maar wij zijn nog ver verwijderd van het vinden van een enkele tool die in alle Google-apps kan zoeken zonder de bank.

5 Gmail-zoektrucs die elke krachtige gebruiker moet weten

Hier zijn enkele handige zoektrucs die elke krachtige Gmail-gebruiker zou moeten kennen.

Lees Volgende

Over de auteur