Takenlijsten voorbereiden met Eisenhower Matrix

U kunt uw productiviteit verhogen door taken goed te plannen en afleiding te minimaliseren. Maar hoe prioriteer je taken? Door alles op uw takenlijst te zetten, zorgt u ervoor dat u eerst de belangrijkste taken uitvoert, gevolgd door de secundaire.

Als je eenmaal een lijst hebt met al je taken, besteed dan wat tijd aan het organiseren en prioriteren ervan om ervoor te zorgen dat je de juiste dingen op het juiste moment doet. In dit artikel leert u hoe u uw taken kunt prioriteren, afhankelijk van de hoeveelheid aandacht die ze nodig hebben en hoe u het Eisenhower-principe kunt gebruiken om ze correct uit te voeren.

Verschillende soorten aandacht

Laten we, voordat we prioriteit geven aan uw taken, de verschillende soorten aandacht begrijpen die elke taak nodig heeft.

1. Proactieve aandacht: Het is het soort aandacht dat gefocust en volgehouden moet worden om de moeilijkste of meest complexe taken uit te voeren. Het schrijven van je scriptie, het verzenden van e-mails met projectvoorstellen, het oplossen van een academisch probleem, het maken van een youtube-video zijn de taken die de meeste focus vereisen. Om deze taken voor elkaar te krijgen, moet u proactief opletten.

2. Actieve aandacht: Actieve aandacht verwijst naar de zorgvuldige aandacht die nodig is om dagelijks herhaalde taken van gemiddeld niveau uit te voeren. De meeste van de meer kleine dagelijkse activiteiten, zoals het plannen van uw vergaderingen in Google Calendar, het verzenden van e-mails die in behandeling zijn, het verzenden van belangrijke documenten naar collega's, vereisen actieve aandacht. Hoewel je niet proactief iets maakt, heb je toch wat aandacht nodig om dingen voor elkaar te krijgen.

3. Inactief Let op: Voor relatief eenvoudige taken die u kunt automatiseren, is minimale aandacht vereist. Spam van uw e-mail verwijderen, concept-e-mails annuleren, uitnodigingen voor evenementen verzenden naar een lijst van uw collega's, al deze activiteiten vereisen één klik. Voor zo'n taak heb je geen goede actieve aandacht nodig.

Prioriteren van taken volgens het aandachtsniveau

Het prioriteren van uw taken op basis van het aandachtsniveau dat ze vereisen, is een uitstekende manier om uw dagelijkse activiteiten op een rijtje te zetten.

Al die taken die proactieve aandacht vereisen, zijn zeker van groot belang voor u. Het is de moeite waard om meer tijd aan deze taken te besteden, dus het zouden degenen moeten zijn waarmee u uw dag begint. Probeer ook de meest gefocuste en frisse uren van je dag aan deze activiteiten te besteden. Een kopje koffie pakken en een koptelefoon opzetten kan je helpen proactief te blijven.

Taken die inactieve aandacht vereisen, staan ​​tussen proactieve en inactieve activiteiten in. U kunt deze uren overdag toewijzen wanneer u niet proactief of inactief bent. Als je je vriend moet bellen, is de ochtend misschien niet het juiste moment om dat te doen. Verspil uw actieve uren dus niet aan dergelijke activiteiten.

U kunt de taken die alleen uw inactieve aandacht vereisen, plannen voor die uren op een dag waarop u in de luie zone komt. Dit is het perfecte moment om ze snel van je to-do-lijstjes af te strepen. Op deze manier zult u uw luie uren gebruiken om iets productiefs te doen naarmate de dag vordert.

Laten we de bovenstaande concepten implementeren om: geef prioriteit aan je takenlijsten in todoist. Kijk daarvoor in de lijst met 6 taken die je overdag moet doen.

De bovenstaande lijst met taken, het schrijven van het script en het filmen van de YouTube-video vereist de meeste aandacht. Klik dus op beide taken en stel de prioriteit in op één.

1. Klik op drie stippen voor elke taak.

2. Stel de prioriteit naar de rode vlag.

U ziet dat alle taken met prioriteit één boven alle andere taken gaan.

Terwijl je je baas ontmoet en je vriend belt, hoef je niet proactief te zijn. Je kunt echter niet beide doen als je lui en lusteloos bent. Stel deze taken dus in als uw tweede prioriteit door de oranje vlag te selecteren in de prioriteitsinstellingen.

Het versturen van e-mailuitnodigingen naar collega's en het overzetten van de gegevens naar MS-Excel zijn twee taken die uw inactieve aandacht vereisen. Stel ze dus in op uw prioriteitsstructuur door de blauwe vlag te kiezen uit de prioriteitsinstellingen.

Dit is hoe u de taken op uw takenlijst kunt prioriteren door te beslissen wat proactief, inactief en actief zal zijn. Alleen het geven van de juiste aandacht die bij elke taak past, vereist dat u uw efficiëntiedoelen haalt.

Nadat u prioriteit heeft gegeven aan uw dagelijkse taken en inzicht heeft gekregen in de aandacht die elk nodig heeft, is het tijd om ze in te passen in de eigenlijke werkdag. De Eisenhower-methode is een bekende methode die leert om te gaan met verschillende soorten routinetaken.

Verwant: Beste taken-apps om u op taken te concentreren

Taken in uw dagelijkse schema opnemen met behulp van Eisenhower Matrix

Volgens Eisenhower kun je alle taken in vier verschillende categorieën verdelen, afhankelijk van hoe belangrijk en urgent ze zijn. Dan doe je het ofwel onmiddellijk, delegeer je het, stel je het uit of dump je het helemaal.

Laten we elk van deze categorieën kort bespreken:

1. Doe het: Het verwijst naar de voltooiing van een taak die u niet kunt vermijden. Door het belang en de tijdgevoeligheid ervan te kennen, voltooit u het onmiddellijk.
2. Delegeer het: Je geeft de taak aan iemand anders, en zij zorgen ervoor.
3. Stel het uit: U wilt het echter later op de dag zelf doen. Dit zijn de taken die u opzij kunt zetten en dienovereenkomstig kunt plannen.
4. Dump het: Het verwijst naar het dumpen van taken die je tijd niet waard zijn, en deze taken zijn niets meer dan een afleiding.

Hier is hoe de Eisenhower-methode van toepassing is op taken in todoist.

Het filmen van de YouTube-video is de eerste taak, dus dat zou je moeten doen doe het eerst omdat het uw prioriteit is. Je volgende prioriteit is het schrijven van een script, iets dat je kunt delegeren aan je schrijver. Op dezelfde manier kunt u de taak van het overbrengen van gegevens naar Excel delegeren.

Je baas ontmoeten en je vrienden bellen kan vertraging oplopen, dus uitstellen deze twee taken. Ten slotte, als u weinig tijd heeft, kunt u: dumpen e-mailuitnodigingen verzenden en ze later doen.

Dit is de meest eenvoudige en effectieve manier om uw werkroutine goed te beheren. Anders heb je het misschien super druk met het inefficiënt uitvoeren van de taken op het verkeerde moment, behalve dat je productief bent.

Verwant: Todoist Snelkoppelingen Cheatsheet voor Taakbeheer

Haal meer uit uw takenlijst

Of u nu een ochtendmens of een nachtbraker bent, filter uw meest effectieve uren eruit en wijs ze toe aan taken die proactieve aandacht vereisen. Uw prioriteit zou moeten zijn om inactieve en actieve taken u niet te laten afleiden van de proactieve taken.

Gebruik productiviteits-apps die u helpen beter te presteren onder druk en gedisciplineerd te blijven.

Presteren onder druk: 8 productiviteitsapps die helpen

Tijd en druk kunnen je productiever maken. Voeg deze handige productiviteits-apps toe aan uw workflow voor positieve resultaten!

Lees volgende

Over de auteur