Productiviteit 101: hoe u de Getting Things Done (GTD)-methode gebruikt?

Heb je het gevoel dat je meerdere taken en projecten in je hoofd aan het verwerken bent, maar niet echt voltooit? Als je veel nadenkt over taken, projecten en doelen, wordt het een uitdaging voor je geest om je op productiviteit te concentreren.

Door middel van systematisch taakbeheer helpt Getting Things Done (GTD) u mentale stress te verminderen. Lees meer over de GTD-methode, processen en hoe u taken kunt organiseren om taken efficiënt uit te voeren.

Wat is de methode Getting Things Done (GTD)?

De vijf stappen, namelijk Capture, Clarify, Organiseren, Review en Engage, vormen het GTD-systeem dat professionals of freelancers productiever maakt op het werk of thuis.

Je zult wat productieve uren moeten investeren in het opzetten van de GTD-methode en de bijbehorende tools. Maar zo'n kleine investering in energie en tijd zal de rest van je leven vruchten afwerpen als je het voortdurend oefent.

Als u het GTD-systeem voor elke professionele of persoonlijke taak implementeert, zult u de volgende voordelen gaan zien:

1. U bespaart meer tijd en vindt de juiste balans tussen privé en professioneel leven.
2. U wordt efficiënter en productiever door taakbeheer. Daardoor ben je uiteindelijk vrij van mentale stress.
3. U kunt schade aan het project voorkomen door u te concentreren op belangrijkere taken.
4. Je wordt creatiever omdat je geest geen onnodige gegevens hoeft te verwerken.

Wanneer moet u de GTD-methode toepassen?

U kunt het GTD-systeem praktisch toepassen om alle professionele of persoonlijke taken uit te voeren. Freelancers en professionals die veel taken uitvoeren, moeten GTD oefenen om productief te blijven. De praktijkscenario's die het beste passen bij het GTD-systeem zijn:

1. Je bent bang dat je de kleine maar cruciale taken van elk project vergeet.
2. Je bent niet zeker van het bijhouden van alle dingen.
3. Je vervult meerdere rollen in je professionele en persoonlijke leven.
4. Je merkt vaak dat je aan verschillende projecten begint, maar ze niet op tijd kunt afronden.
5. Je hebt nog nooit de Getting Things Done-aanpak geprobeerd voor het beheren van taken.

Hoe de GTD-methode werkt

Stap één: vastleggen

David Allen, de ontwikkelaar van de GTD-methode, legt de nadruk op het schriftelijk vastleggen of digitaal opslaan van taken en ideeën om de geest stressvrij te houden.

Daarom moet u gebeurtenissen, ideeën, afspraken, taken, taken, subtaken, projectreferenties, enz. onmiddellijk in uw inbox opslaan. Deze inbox kan een op papier gebaseerd archiveringssysteem zijn of apps zoals Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote, enz.

Een Inbox is een visuele weergave van de elementen die u regelmatig op het werk of thuis moet regelen. Het is de eerste stap naar GTD-gebaseerde persoonlijke tijdbeheerworkflow. Deze stap vereist veel energie en tijd omdat je uitgebreide denkprocessen moet doorlopen om alle taken en ideeën op één plek vast te leggen.

U kunt alle taken in uw GTD-inbox efficiënt vastleggen door gebruik te maken van Op GTD gebaseerde tijdbeheer-apps zoals Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp, enz.

Stap twee: verduidelijken

Nadat je ideeën en taken in de GTD-inbox hebt ingevuld, moet je deze rommelige elementen omzetten in bruikbare stappen. Volg de onderstaande checklist voor alle items van uw inbox:

1. Voltooi de taak meteen als deze minder dan twee minuten duurt.
2. Als het project het toelaat, zoek dan naar mogelijkheden voor taakdelegatie.
3. Plaats referentie-items zoals documenten, bestanden, contactgegevens, enz. in het commentaargedeelte van een specifieke taak.
4. Als u in de toekomst een taak moet voltooien, wijst u een vervaldatum toe.
5. Verwijder alle elementen die niet relevant zijn in een persoonlijke of professionele context.

Verwant: Een beginnershandleiding voor het gebruik van Asana voor het volgen van elk project

Stap drie: organiseren

Om uw taken te organiseren, moet u ze op de tijdelijke takenlijst vermelden voor verdere verwerking op basis van de volgende items:

1. Kalender: U dient afspraken in uw agenda in te voeren. U kunt agenda-apps gaan gebruiken, omdat deze efficiënter zijn dan papieren agenda's.
2. Volgende acties: De taken die voor geen enkel project geschikt zijn, moeten in de lijst Volgende acties staan. U kunt verschillende contextspecifieke lijsten hebben, zoals klusjes, persoonlijk, werk, telefoontjes, enz.
3. projecten: U moet projecten in een aparte lijst organiseren op basis van de contexten. Wijs specifieke deadlines toe voor elke taak van een project en bekijk de projectlijst dagelijks.
4. Wachten op: Als u sommige projecttaken aan anderen delegeert, moet u een herinneringslijst voor die taken bijhouden.

Takenlijsten en notitie-apps zoals TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote, enz., helpen u bij het organiseren en bekijken van uw takenlijsten.

Stap vier: engageren

Aan de hand van de volgende vier criteria leidt u systematisch af wat u moet doen in de stap Engage:

1. Context: Je hebt verschillende taken die te maken hebben met werk, leven en hobby's. Dit worden contexten genoemd. U moet voor elk van deze contexten afzonderlijke takenlijsten maken.
2. Tijd beschikbaar: Als je ongeveer 15 minuten hebt om naar je bestemming te rijden, kun je waarschijnlijk stoppen bij een supermarkt om artikelen te kopen die op je boodschappenlijstje staan.
3. beschikbare energie: Plan complexe taken in op het moment dat je meer energie hebt. Verlaat de eenvoudige taken voor uren met een laag energieniveau.
4. Prioriteit: U kunt ook bepalen wat u vervolgens moet doen, afhankelijk van de prioriteit van de taken in een takenlijst.

Met hulpprogramma's voor taakbeheer die de GTD-methode volgen, kunt u aangepaste taakweergaven met filters toevoegen. Deze filters kunnen een prioriteit, vervaldatum, toegewezen persoon, trefwoorden, aanmaakdatum, enz. zijn. Dergelijke apps automatiseren ook de GTD-methode via weergaven zoals vandaag, aanstaande, volgende bekijken, contexten via een label, enz.

Verwant: De beste eigenschappen van nTask voor naadloos projectbeheer

Stap vijf: beoordelen

Door GTD-elementen zoals agenda-items en takenlijsten te bekijken, blijft uw GTD-systeem up-to-date. In de GTD-methode kun je wekelijkse beoordelingen oefenen voor het beste resultaat. Met de beoordelingsstap kunt u uw workflows voor tijdbeheer verfijnen en de volgende stappen identificeren.

Hulpprogramma's voor taakbeheer die u mogelijk gebruikt voor Getting Things Done automatiseert de beoordelingsstap. Apps zoals Infinity, Trello, Asana, Todoist, etc. worden geleverd met ingebouwde GTD-beoordelingssjablonen. Deze sjablonen bieden alle controlepunten die u moet doorlopen voor een succesvolle wekelijkse beoordeling van uw GTD-workflow voor elk project of elke taak.

Met de apps kunt u deze beoordelingssjablonen ook aanpassen aan uw projectbehoeften. U kunt bijvoorbeeld een tweemaandelijkse beoordeling maken in plaats van een wekelijkse beoordeling. U kunt taakopmerkingen of subtaken maken om uw wekelijkse reflecties en focus voor de volgende week te bepalen.

Word productiever met het Getting Things Done-systeem

De GTD-methode verdeelt het hele taakbeheerproces in vijf eenvoudige stappen: vastleggen, verduidelijken, organiseren, beoordelen en betrekken. GTD-systeem en tools om dingen voor elkaar te krijgen helpen je de hersencapaciteit meer te gebruiken bij het voltooien van taken dan bij onproductieve gedachten.

Voor optimale productiviteit moet u weten hoe u de beste app voor taakbeheer kiest, terwijl u regelmatig de GTD-methode toepast.

Gids voor online taakbeheer: 10 tips voor het kiezen van de juiste app

Als u op zoek bent naar een app voor taakbeheer om uw projecten efficiënter te beheren, zijn hier enkele dingen om te overwegen!

Lees volgende

Over de auteur