De 14 beste e-mailetiquettetips die u moet weten

Of je nu een contentschrijver, een marketeer, een ontwikkelaar of een werkende freelancer bent, e-mail is een integraal onderdeel van onze moderne wereld.

Het is zelfs de meest standaard vorm van communicatie onder freelancers. Daarom is het belangrijk om de best practices en etiquette te leren voor het verzenden van e-mails als u klanten wilt aantrekken en behouden.

1. Oefen snel antwoord

Omdat freelancen sterk afhankelijk is van e-mailcommunicatie, is een snelle reactie een verwachte standaard geworden.

Tenzij u tijd doorbrengt met familie en vrienden, moet u er altijd naar streven om al uw e-mails binnen een uur te beantwoorden. Als dat niet mogelijk is, antwoord dan dezelfde dag nog tijdens de kantooruren van de klant.

2. Verduidelijk het punt aan het begin

Uw klanten hoeven uw e-mail niet tot het einde te lezen, of erger nog, meerdere keren, om het punt dat u probeert te maken te begrijpen. Als u een e-mail schrijft, zorg er dan voor dat u uw bericht aan het begin duidelijk vermeldt, zowel in het onderwerp als in de hoofdtekst.

Het onderwerp moet kort en specifiek zijn. In de hoofdtekst van de e-mail benadrukt u uw belangrijkste details door opsommingstekens te gebruiken.

Verwant: De meest populaire e-mailproviders beter dan Gmail en Yahoo Mail

3. Grammatica en spelling dubbel controleren

Je e-mail is een weerspiegeling van wie je bent. Het laat zien wat de klanten van je verwachten op het gebied van werkkwaliteit. Zelfs de meest ervaren professionals maken typefouten, vooral tijdens het typen vanaf smartphones. Klanten krijgen echter geen goede eerste indruk van dergelijke fouten.

Nadat je klaar bent met schrijven, lees je de e-mail hardop voor, zodat je grammaticale fouten kunt ontdekken. U kunt ook online tools gebruiken voor extra hulp.

4. Houd het beknopt

Als je een schrijver bent met een literatuurachtergrond, kan het moeilijk zijn om jezelf te weerstaan ​​om in bloemrijke taal te schrijven. Voor een gewoon persoon wordt het echter alleen een code die ze niet kunnen ontcijferen!

Houd uw e-mails altijd kort en eenvoudig. Schrijf in kleine zinnen en gebruik woorden die iedereen kent. Als u informatie moet overbrengen die niet in een paar alinea's past, kunt u beter een virtuele vergadering of telefoongesprek plannen.

5. Beantwoord alle vragen

Dit punt lijkt misschien tegenstrijdig met de vorige pointer, waar we u vroegen om de e-mail kort te houden. Welnu, het overslaan van een vraag van uw cliënt omwille van de beknoptheid zal een respectloze actie zijn.

Behandel de vragen die in elke sectie van de e-mail worden gesteld in afzonderlijke secties. De klant weet dus dat je zijn e-mail aandachtig leest. Als u een vraag niet meteen kunt beantwoorden, vermeld deze dan wanneer u kunt.

6. Volg enkelvoudig en standaardformaat

Gebruik bij het schrijven van e-mails naar uw klanten één enkel formaat voor alle e-mails. Zorg ervoor dat u in elke e-mail dezelfde letter, lettergrootte, letterkleur en tekststructuur gebruikt. Als u geen standaardindeling heeft, ziet een enkele e-mailthread er raar uit.

Voor zakelijke communicatie kunt u lettertypen gebruiken zoals Arial, Calibri en Verdana. Voor maat 12 is veilig. Het gebruik van kleurrijke lettertypen is niet aan te raden voor dit soort professionele interactie - laten we het bij zwart houden.

7. Eindig met een handtekening

Wat uw professionele status ook is, het is altijd een goed idee om een ​​e-mailhandtekening met uw contactgegevens onderaan uw e-mails te hebben. Dit helpt mensen u te onthouden, zodat ze onmiddellijk contact met u kunnen opnemen wanneer dat nodig is.

Het toevoegen van een persoonlijke handtekening aan het einde van de e-mail is eenvoudig en u ziet er alleen maar professioneel uit. Voeg uw contactgegevens toe in de handtekening.

Verwant: Een e-mailhandtekening toevoegen in Microsoft Office 365

8. Afwezige e-mailsjabloon gebruiken

U kunt op vakantie gaan, maar zorg er tijdens het freelancen voor dat uw klanten dat weten. Naast hen persoonlijk te waarschuwen via e-mail, het zal geweldig zijn om een ​​out-of-office responder te hebben.

Terwijl u met meerdere klanten werkt, moet u de deadlines beheren. Evenzo moeten uw klanten weten wanneer ze uw reactie kunnen verwachten.

9. Altijd follow-up

Het opvolgen van uw klanten is essentieel wanneer u verwachtte een antwoord te krijgen, maar dit niet kreeg. In een follow-up e-mail kunt u alle relevante informatie kopiëren en cruciale bestanden opnieuw toevoegen om de klant te helpen de benodigde informatie gemakkelijk te vinden.

10. Gebruik de juiste taal

Gebruik de standaard professionele taal tijdens het communiceren met uw klanten. Vermijd het gebruik van emoticons in dergelijke formele gesprekken. Begin de e-mail met een beleefde begroeting en spreek de klanten rechtstreeks aan met hun naam.

Gebruik geen ALL CAPS of acroniemen zoals ASAP of RSVP. Het is ook beter om geen korte vorm van de naam van uw klant te gebruiken.

11. Reageer niet als je boos of boos bent

Het maakt niet uit hoe lang je in de freelancen bedrijf, zal je gefrustreerd en boos worden door je werk. Als sommige e-mails van de klanten je van streek maken, zou het natuurlijke instinct zijn om onmiddellijk te antwoorden.

Maar onthoud altijd van antwoorden terwijl je wordt meegesleept door de emoties. Blijf professioneel en schrijf een gepolijst antwoord als je eenmaal bent gekalmeerd.

12. Communiceren met behulp van andere methoden

Naarmate je groeit als freelancer, weet je wanneer je de discussie offline moet halen. Vertrouw tijdens het delen van tijdgevoelige informatie niet alleen op e-mails. Koppel het altijd met elke realtime vorm van communicatie, zoals een telefoontje of een Slack-bericht.

13. Probeer geen vrienden te maken

U bent hier om een ​​zakelijke relatie met uw klant op te bouwen, niet om vrienden met hen te maken. Het is altijd veilig om niet grappig of slim te zijn met je klant. Houd je aan de informatie en de bedoeling van je bericht. Er is geen haast om ze je persoonlijkheid te laten zien terwijl je een professionele relatie hebt.

14. Sla het beantwoorden niet over

Te laat reageren op een e-mail of deze helemaal overslaan, kan u een project kosten. Als uw inbox vol staat met verkoop-e-mails en onnodige nieuwsbrieven, loopt u mogelijk belangrijke e-mails van uw klant mis.

Markeer e-mails van bestaande klanten als favorieten, zodat u deze bovenaan uw inbox krijgt. Om snel toegang te krijgen tot alle werkgerelateerde e-mails, moet u uw e-mails netjes houden.

Slimme e-mailetiquettes zullen indruk maken op uw klanten

Om een ​​bedrijf effectief te beheren, is het verzenden van e-mails een essentieel onderdeel van het proces. Probeer deze snelle hacks om een ​​professionele e-mail te maken en jezelf slimmer en beter te presenteren aan potentiële en bestaande klanten.

De 5 beste functies van Cloze voor naadloos bedrijfsbeheer

Als uw bedrijf freelancers of consultants omvat, overweeg dan om Cloze te gebruiken om beter te worden in management.

Lees volgende

Over de auteur