Gegevens importeren uit Microsoft Word-formulieren naar een Excel-spreadsheet

Het gebruik van formulieren in Microsoft Word om informatie te verzamelen is vrij eenvoudig en handig. De grote uitdaging ligt in het overbrengen van de verzamelde gegevens naar uw Excel-spreadsheet.

Het kan overweldigend zijn om alle gegevens die u hebt verzameld handmatig in te voeren. Gelukkig zijn er verschillende manieren om automatisch gegevens uit uw Microsoft Word-formulieren in uw Excel-spreadsheet in te vullen.

Formulieren in Microsoft Word begrijpen

Laten we, voordat we beginnen, formulieren in Microsoft Word-documenten bespreken. Je vraagt ​​je misschien af ​​hoe Word-formulieren werken, maar het is vrij eenvoudig.

Met Word kunt u gestandaardiseerde documenten maken die kunnen worden gebruikt om gegevens te verzamelen. Het doet dit door u een sjabloon naar keuze aan te bieden.

De sjabloon bevat alle relevante velden die u mogelijk wilt dat uw gebruikers invullen. Nadat u de vragen hebt gespecificeerd, hebben gebruikers de mogelijkheid om deze sjablonen in te vullen. Deze antwoorden worden vervolgens opgeslagen in Word-formulieren, die op elk moment toegankelijk zijn.

Een Excel-spreadsheet maken van een Microsoft Word-formulier

U kunt elk van deze methoden gebruiken, afhankelijk van het aantal formulieren dat u heeft of het soort gegevens dat u uit uw Word-formulieren wilt exporteren.

Methode 1: Single Cell Import

U kunt deze methode het beste gebruiken als u gegevens uit een afzonderlijke cel naar een Excel-spreadsheet wilt importeren. Dit zijn de stappen die u moet volgen om deze methode te gebruiken.

1. Open op je computer een nieuwe Excel spreadsheet.
2. Klik op de Tabblad invoegen en selecteer de Voorwerp keuze.
3. Door erop te klikken, verschijnt de Voorwerp optie leidt u naar een venster, zoals te zien is in de schermafbeelding.
4. Selecteer daar de Maken vanuit bestand keuze.
5. Doorzoeken Microsoft Word-documenten om uw gewenste bestand te importeren.
6. Selecteer het door te dubbelklikken op de bestandsnaam en sluit het venster door te klikken op de OK knop. Dit proces zal het Word-bestand samenvoegen met uw Excel-spreadsheet.
7. Uw celtekstvak zou nu moeten worden weergegeven =EMBED ("Document") eronder, zoals op de afbeelding te zien is. Dit kan alleen worden uitgevoerd als de machtigingen voor het bewerken van het bron-Word-document zijn ingeschakeld.
8. Klik op de Tabblad Bestand >Opslaan als, en hernoem uw Excel-bestand in plaats van uw vorige niet-samengevoegde document te overschrijven.
9. Klik op Sparen nogmaals om het proces af te ronden.

Methode 2: Cel voor cel Gegevens importeren

Met deze tweede methode kunt u uw gegevens cel voor cel importeren. Hier zijn enkele stappen om u te begeleiden.

1. Open het Word-document met de beoogde gegevens voor overdracht.
2. Klik op de arceringstekens die op de tafel staan.
3. Kopieer de tabel door op te drukken Ctrl+C.
4. U kunt dan dichtbij uw word-document.
5. Open een Excel-spreadsheet en klik op de eerste celraster.
6. Plak de gegevens die u hebt gekopieerd door op te drukken Ctrl+V. Uw gegevens worden geplakt zoals te zien is in deze afbeelding.

Als u ervoor kiest om deze methode te gebruiken, zorg er dan voor dat de Excel-tabel dezelfde lay-out heeft als de Word-tabel met de details.

Dit betekent dat als uw woordtabel tien kolommen heeft, uw Excel-tabel hetzelfde zou moeten hebben.

Methode 3: Converteer Word naar Excel met CSV-bestanden

Een andere eenvoudige methode om informatie uit uw Word-formulier om te zetten in uw Excel-spreadsheet is het gebruik van door komma's gescheiden waarden (CSV) het dossier. Een CSV-bestand is een tekstbestand met scheidingstekens dat komma's gebruikt om waarden in een bestand te scheiden.

Het gebruik van deze methode is eenvoudig. Word onderscheidt relevante gegevens van andere tekst in uw formulier. Dit betekent dat de reacties van uw klant niet verward kunnen worden met aanvullende details uit de sjabloon.

Word converteren naar CSV

Voordat u CSV gebruikt om gegevens over te zetten naar uw Excel-spreadsheets, moet u mogelijk uw Word-formulier converteren naar het CSV-formaat. Om uw bestanden te converteren, kunt u een van de volgende methoden gebruiken.

Optie 1: Opties gebruiken om uw woord naar CSV te converteren

U kunt de Opties tabblad om uw formulier naar CSV te converteren door deze stappen te volgen.

1. Open uw Word-formulier. Zorg ervoor dat deze alle informatie bevat die u nodig heeft.
2. Selecteer Bestand > Opties.
3. Op de Opties paneel, selecteer Geavanceerd. U vindt deze aan de linkerkant van het dialoogvenster, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.

4. Controleren Formuliergegevens opslaan als tekstbestand met scheidingstekens.

5. Sluit ten slotte het dialoogvenster door op OK te klikken.

U kunt nu uw gegevens naar Excel exporteren of het document opslaan zoals u wilt.

Optie 2: "Opslaan als" gebruiken om uw gegevens naar CSV te exporteren

Als alternatief kunt u de Opslaan als optie om uw document in CSV-indeling op te slaan. Als dit uw ideale methode is, volgen hier enkele stappen om u te begeleiden.

1. Terwijl je nog steeds op je Word-formulier bent, klik je op de Menu Bestand > Opslaan als keuze.
2. U ziet een dialoogvenster met standaard tekst zonder opmaak, zoals weergegeven in de afbeelding.
3. Als u wijzigingen heeft aangebracht, moet u de naam van uw bestand wijzigen en op. klikken Sparen.
4. Een voorbeelddialoogvenster zoals dat in de schermafbeelding verschijnt, met de gegevens die u van plan bent te exporteren naar uw CSV-indeling. Om de gegevens te exporteren, klikt u op OK.

Door deze stappen te volgen, zal Word de gegevens in het formulier extraheren in a .csv het dossier. CSV-bestanden zijn compatibel met Excel. Ze geven u de vrijheid om ze in elke versie van Excel te openen.

Om de verschillende velden in het document van elkaar te scheiden, voegt Word komma's in. Excel gebruikt deze komma's om gegevens van verschillende cellen te scheiden.

Optie 3: Export gebruiken om gegevens naar CSV op te slaan

Als u geen gebruik wilt maken van de Opslaan als optie, kunt u de optie Exporteren overwegen. Hier leest u hoe u gegevens naar een CSV-bestand kunt exporteren.

1. Terwijl je nog op je formulier bent, klik je op het dossier.
2. Selecteer de Exporteren keuze.
3. Klik op Verander deBestandstype, vervolgens op Bestandstypen en kies Tekst zonder opmaak (*.txt). Het is zo simpel als het eruit ziet in de screenshot.
4. Klik op Opslaan als. Door dit te doen, opent u de Opslaan als dialoogvenster, waarin u de eigenschappen van het bestand kunt bewerken.
5. Selecteer de gewenste locatie voor uw bestand.
6. Geef uw bestand de gewenste naam en klik op Sparen. Hiermee worden de gegevens vervolgens geëxporteerd.

Formuliergegevens importeren in Excel

Nu u uw Word-formuliergegevens naar het CSV-formaat hebt geconverteerd, is de volgende stap om deze in uw Excel-spreadsheet te importeren.

Uw bestand is mogelijk niet zichtbaar in Excel omdat Excel standaard alleen Excel-bestanden weergeeft. Volg deze stappen om toegang te krijgen tot uw CSV-bestand.

1. Open een nieuw Excel spreadsheet.
2. Klik op Bestand >Open.
3. Kies de Bladeren icoon en selecteer Alle bestanden in de vervolgkeuzelijst typen.
4. Zoek de locatie van het bestand en selecteer het.
5. Klik op Open. Dit zal Excel vragen om de. te openen Wizard Tekst importeren, zoals hieronder weergegeven. Klik op Begrensd >De volgende.

Omgaan met veel formulieren

Soms moet u op één dag veel formulieren converteren. Het doorlopen van dit hele proces kan in dit geval inspannend zijn.

De beste optie is om codeverbindingen met de spreadsheet te maken met behulp van ADO bij het omgaan met veel formulieren. ADO (ActiveX Data Object) automatiseert het overdrachtsproces. Op deze manier wordt het gemakkelijker om gegevens over te dragen.

Verwant: Gekke Microsoft Excel-formules die buitengewoon nuttig zijn

Waarom deze methoden gebruiken?

Hoewel het leren van deze nieuwe technieken intimiderend kan zijn, zullen ze op de lange termijn hun vruchten afwerpen. U kunt veel tijd besparen door deze methoden te gebruiken.

Ze verhogen ook uw nauwkeurigheid als het gaat om gegevensinvoer. Op deze manier wordt het risico op fouten iets lager, omdat gegevens van de ene software naar de andere worden getild in plaats van deze handmatig in te toetsen.

Twee kolommen combineren in Microsoft Excel (snelle en gemakkelijke methode)

Als u meerdere kolommen in Excel gebruikt, bespaart u tijd om ze handmatig samen te voegen. Hier leest u hoe u kolommen in Excel combineert.

Lees volgende

Over de auteur

Uitvouwen om het volledige verhaal te lezen