Veel digitale marketeers en online ondernemers moeten meerdere keren per dag op hetzelfde type e-mail reageren. Het proces kan zowel overweldigend als tijdrovend zijn.
In dergelijke situaties kunnen antwoordsjablonen van pas komen. Een paar filters in Gmail helpen je ook om efficiënter met spam om te gaan.
In dit artikel laten we u zien hoe u antwoordsjablonen en Gmail-filters kunt gebruiken om spam effectief te bestrijden.
Wat zijn Gmail-sjablonen en hoe kunt u ze gebruiken?
U kunt vooraf geschreven e-mails opslaan in uw account en ze opnieuw gebruiken in plaats van ze helemaal opnieuw te schrijven. Met een Gmail-account kun je 50 verschillende antwoordsjablonen tegelijk opslaan. Het maken van een paar generieke sjablonen voor de doelgroep maakt e-mailcommunicatie dus productiever.
Als je autoriteit binnen een specifieke niche hebt gevestigd, kun je honderden e-mails ontvangen van mensen die vragen om gastposts te schrijven. U kunt een sjabloon maken en deze gebruiken in plaats van elke e-mail één voor één te beantwoorden.
Laten we voor het bovenstaande scenario een sjabloon-e-mail maken die mensen vertelt dat je geen gastposts accepteert. Schakel de sjablooninstellingen in Gmail in voordat u een antwoordsjabloon maakt.
1. Log in op uw Gmail-account.
2. Ga naar Instellingen > Alle instellingen bekijken.
3. In Geavanceerde tabbladen, scrol omlaag naar de Sjablonen sectie.
4. Inschakelen Sjablonen.
5. Klik op Wijzigingen opslaan.
Nadat de sjablooninstellingen zijn ingeschakeld, is de volgende stap het maken en opslaan van de antwoordsjabloon.
Verwant: Sms automatisch doorsturen naar uw e-mail op Android
Een antwoordsjabloon maken
Volg de onderstaande stappen om een antwoordsjabloon te maken.
1. Open uw Gmail-account.
2. Klik op Componeren om een nieuw bericht te schrijven.
3. Leg uw beleid uit over het niet accepteren van gastberichten in de e-mail. (Maak het algemeen, dus het is van toepassing op iedereen die om een gastpost vraagt in een niche of categorie)
4. Als je antwoord klaar is, klik je op de drie stippen rechtsonder in het vak voor het opstellen van e-mail.
5. Ga naar Sjablonen > Concept opslaan als sjabloon > Opslaan als nieuwe sjabloon.
6. Sla de sjabloon op nadat u de naam in de pop-up hebt ingevoerd. (Kies hier een beschrijvende naam, aangezien de sjabloon dezelfde naam zal gebruiken als het onderwerp van de e-mail).
Hier leest u hoe u kunt bevestigen dat een sjabloon met succes is gemaakt.
- Klik op de Componeren opnieuw.
- Selecteer de drie stippen rechtsonder.
- Ga naar Sjablonen.
Hier vindt u een lijst met uw opgeslagen sjablonen in uw Gmail-account. De sjabloon wordt gekopieerd naar email opstellen vak zodra u erop klikt.
Als u handmatig honderden e-mails moet beantwoorden, zal het proces nog steeds tijdrovend zijn, zelfs als u een e-mailsjabloon hebt gemaakt. Dit is waar het handig is om filters te gebruiken om automatische antwoorden te creëren.
U kunt een filter maken dat e-mails met specifieke woorden in de spammap plaatst, zoals "gastpost", "backlink" en "artikel accepteren". Door dit filter te gebruiken, kunt u ook geautomatiseerde reacties instellen voor dergelijke spam-e-mails.
Laten we eens kijken hoe je dat kunt doen.
Een sjabloon gebruiken om een geautomatiseerd antwoordfilter te maken
- Open hetzelfde Gmail-account met de antwoordsjabloon.
- Klik op de tandwiel icoon voor instellingen in de rechterbovenhoek.
- Ga naar Alle instellingen > Filters en geblokkeerde adressen.
4. Klik op Een nieuw filter maken. (U kunt ook een bestaand filter importeren dat in uw systeem is opgeslagen in .xml-indeling)
U kunt e-mails filteren op basis van een e-mailadres, onderwerpregel en bepaalde woorden of formaten bevatten of uitsluiten. De meest geschikte filtercriteria voor het niet accepteren van gastberichten zijn het opnemen van een paar woorden die nauw verband houden met het onderwerp. Laten we een paar woorden toevoegen aan de Voeg de woorden toe optie voor het filter.
5. Klik na het specificeren van criteria op Filter maken.
Hier moet u beslissen wat u van plan bent te doen met de e-mail met een bericht dat precies overeenkomt met uw criteria.
6. Controleren Sla de inbox over (archiveren) box zodat deze e-mails uw inbox niet overvol maken.
7. Controleer ook de Stuur sjabloon en selecteer hetzelfde antwoordsjabloon, Gastpost niet toegestaan.
8. Klik op Filter maken na het aanvinken van vakjes.
U ziet nu het nieuw gemaakte filter in uw filterlijst. In de toekomst zullen e-mails met de woorden "gastpost, gastpost, backlink, artikel accepteren, schrijven voor een blog, schrijven op de website" niet langer uw inbox bereiken.
Bovendien stuurt het de antwoordsjabloon naar de afzender als antwoord op hun e-mail. Zo wordt uw inbox niet onoverzichtelijk en hoeft de afzender ook niet op uw antwoord te wachten.
Stem filter af om belangrijke e-mail niet te missen
Nadat u het filter heeft ingesteld, houdt u de gearchiveerde e-mails in de gaten om er zeker van te zijn dat zakelijke e-mails er niet uit worden gefilterd.
Mogelijk filtert u een e-mail die het woord 'post accepteren' bevat, maar het kan zijn dat u een promotieaanbieding mist vanwege het filter. U kunt dit scenario vermijden door een paar woorden zoals merk, aanbieding of promotie op te nemen in uw Gmail-filter.
Verwant: Gmail instellen op uw iPhone
Maak onafhankelijke filters waar nodig
U kunt het nieuw gemaakte antwoordfilter exporteren en vervolgens importeren in het nieuwe Gmail-account als u meerdere websites heeft met verschillende e-mailadressen voor contact. U moet echter wel afzonderlijk een antwoordsjabloon voor die e-mail inschakelen en maken.
De beste optie voor het maken van filters als u van plan bent de antwoordsjabloon te gebruiken, is om ze helemaal opnieuw te maken.
Laat gebruikers niet weten dat reacties geautomatiseerd zijn
Vermeld in uw e-mail niet dat het een automatisch antwoord is. Door dit te vermijden, zullen mensen het Gmail-filter niet misleiden door verkeerde doelwoorden over te slaan of te spellen, zodat hun e-mail u bereikt in plaats van in spam terecht te komen.
Het is ook een goed idee om regelmatig uw inbox te controleren en te reageren op e-mails die nuttig voor u kunnen zijn.
Spam beheren met Gmail-filters en antwoordsjablonen
Met het Gmail-filter en het algemene antwoordsjabloon kunt u op spam-e-mails reageren zonder er doorheen te hoeven scrollen. U bespaart op deze manier zowel uw tijd als energie. U moet naast Gmail-filters ook de Gmail-browserextensies testen die uw e-mailcommunicatie verbeteren.
De juiste Gmail-extensie op Microsoft Edge kan uw communicatie verbeteren. Hier zijn zeven extensies om de productiviteit in uw inbox te verhogen.
Lees volgende
- productiviteit
- Gmail
- E-mailtips
- Spam
Shan Abdul is afgestudeerd werktuigbouwkunde. Na het afronden van zijn opleiding is hij zijn carrière begonnen als freelance schrijver. Hij schrijft over het gebruik van verschillende tools en software om mensen te helpen productiever te zijn als student of professional. In zijn vrije tijd kijkt hij graag naar YouTube-video's over productiviteit.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Nog een stap…!
Bevestig uw e-mailadres in de e-mail die we u zojuist hebben gestuurd.
