Single-tasking beheersen met behulp van technologie om uw productiviteit te verbeteren

Op het eerste gezicht voelt het alsof multitasking de ultieme productiviteitshack is als je kijkt naar al het persoonlijke doelen die u wilt bereiken, oneindige werkeisen, digitale afleiding en het door pandemie veroorzaakte werkleven onbalans.

Een diepere duik in deze praktijk leidt echter tot een andere conclusie.

De nadelen van multitasken

Je hebt maar zoveel energie, aandacht en tijd - de essentiële elementen van productiviteit. Als gevolg van multitasking is een van de grote nadelen dat u zich slechts gedeeltelijk inzet voor de verschillende activiteiten waarop u zich tegelijkertijd concentreert.

Het resultaat is een luchtspiegeling die je voor de gek houdt door te denken dat je efficiënter bent omdat je op meerdere fronten weinig vooruitgang boekt, wat leidt tot een gebrekkige perceptie van succes.

Maar de realiteit is dat multitasking je in staat stelt je te concentreren op verkeerde prioriteiten, creativiteit remt, stressniveaus en afleidbaarheid verhoogt, leidt tot meer fouten, burn-out en

geheugenstoornis, enz., waardoor u minder productief bent. En er is genoeg Onderzoek om deze bewering te ondersteunen.

Dus, wat is het alternatief?

Inmiddels heb je waarschijnlijk al geraden dat het alternatief single-tasking is, waarbij je je op één taak tegelijk concentreert. Zoals de term al aangeeft, betekent het dat je al je aandacht aan een taak besteedt. Deze oefening stelt u in staat tijd te besparen die u verspilt aan het jongleren tussen activiteiten, stimuleert de creativiteit, vergroot de kans dat u uw prioriteiten voltooit, voorkomt afleiding, enz.

Maar de kans is groot dat u al weet dat single-tasking uw productiviteit kan verbeteren. Toch is er, net als veel andere dingen in het leven, vaak een grote kloof tussen wat we weten dat we zouden moeten doen (single-tasking) en wat we uiteindelijk gaan doen (multitasking).

Laten we om het gat te dichten een beetje afwijken van de wat is? en focus op hoe om uw concentratievermogen op één ding tegelijk te verbeteren en tegelijkertijd uw productiviteit te verhogen:

1. Gebruik de Pomodoro-methode

De Pomodoro-methode is een effectieve tijdmanagementtechniek die uw productiviteit kan verbeteren door u te helpen zich op één taak te concentreren. Het is eenvoudig te implementeren en vereist minimale instellingen. Je kan het proberen deze gratis open-source Pomodoro-apps.

Om de Pomodoro-methode te gaan gebruiken, stelt u uw timer in op 25 minuten om u op één taak te concentreren, en neemt u een Pauze van 5 minuten om te ontspannen of iets te doen dat niets met je taak te maken heeft, zoals een spelletje spelen of sms'en vriend. Je hebt zojuist een Pomodoro-sessie afgesloten. Na vier of vijf Pomodoro's kun je een langere pauze nemen.

Deze methode is effectief omdat het u helpt afleiding te verminderen, uw dag effectief te plannen, te genieten van een gevoel van voldoening na elke Pomodoro-sessie en verhoog de concentratie door kortere uitbarstingen van werk.

2. Geautomatiseerde systemen maken

Je hebt misschien vaak moeite om één taak uit te voeren, omdat er zoveel terugkerende activiteiten zijn die je dagelijks moet doen, zoals reageren op e-mails of het publiceren van posts op sociale media. Gelukkig zijn er verschillende manieren waarop automatisering u kan helpen handel die overbodige taken af ​​en concentreer u op uw prioriteiten.

U kunt bijvoorbeeld deze Android-apps om automatische antwoorden in te stellen voor e-mails, telefoontjes, sms-berichten, enz. U kunt ook automatiseringsplatforms gebruiken zoals IFTTT om verschillende digitale tools met elkaar te verbinden en geautomatiseerde systemen te creëren.

3. Batch je ondiepe taken

Heb je ooit gemerkt dat je aan een belangrijke en complexe taak begon, om je een paar minuten later te realiseren dat je iets doet dat helemaal niets met je te maken heeft? Stel dat u een blog wilt schrijven over "Hoe een bedrijf te starten". Je begint met je onderzoek naar het onderwerp en je ontvangt een e-mail met de vraag of je volgende week beschikbaar bent voor een conferentie over de opwarming van de aarde.

Je kiest ervoor om meteen te reageren, want het duurt maar een paar minuten, maar je klikt op een YouTube-link over ontbossing die bij de e-mail is gevoegd. Vervolgens stellen de algoritmen van YouTube voor dat je de trailer van een film bekijkt die gerelateerd is aan het onderwerp, en voor je het weet, kijk je de volledige show op Netflix. Klinkt bekend?

Dus, hoe voorkom je dit? Door uw dag te plannen en vergelijkbare activiteiten samen te categoriseren om te voorkomen dat u van taak verandert. Hierdoor kunt u gelijkaardig oppervlakkig of laagwaardig werk tegelijkertijd afhandelen, in plaats van sporadisch gedurende uw werkdag.

U kunt bijvoorbeeld tijd vrijmaken om e-mails te doorzoeken, vergaderingen in uw agenda te plannen en op meldingen te reageren. Je zou al deze taken van lage waarde kunnen bundelen voor delen van je dag met weinig energie.

4. Gebruik een persoonlijke kanban

U kunt ervoor zorgen dat u slechts aan één taak tegelijk werkt door uw persoonlijke Kanban-systeem aan te maken. Je zou een bord en plaknotities kunnen gebruiken, of een op kanban geïnspireerde app downloaden zoals Trello.

Nadat u zich hebt aangemeld bij uw Trello-account, maakt u drie kolommen met de titel:Te doen, aan het doen, en voltooid. Noteer alle taken waaraan u wilt werken in volgorde van prioriteit. Neem de belangrijkste taak en verplaats deze naar de aan het doen kolom om ermee aan de slag te gaan.

Om deze techniek te laten werken, hoeft u er alleen voor te zorgen dat er op elk moment slechts een of twee taken op uw doe-kolom staan. Zo voorkom je dat je aan te veel taken tegelijk begint.

downloaden: Trello voor Android | iOS (Gratis, premium-versie beschikbaar)

Verwant: Hoe u uw taken kunt beheren met behulp van de Japanse Kanban-techniek

5. Single-tabbing oefenen

Mogelijk hebt u op dit moment veel tabbladen op uw scherm geopend. Tegenwoordig lijkt het onmogelijk om uw browsesessies op één tabblad te houden. Het is zo gemakkelijk om afgeleid te worden tijdens het surfen op internet, omdat het vol zit met afleidingen.

Het oefenen van single-tabbing is een effectieve methode om u te helpen focussen op een taak. We wedden echter dat je misschien wat hulp nodig hebt om te beginnen. U kunt een extensie gebruiken zoals xTab om het aantal geopende tabbladen te beperken.

Je kan ook gebruiken momentum om te genieten van de prachtige achtergrondafbeelding, uw vooraf ingestelde focusgebied (of een andere herinnering) en een inspirerend citaat.

Vind meer productiviteit in single-tasking

Door single-tasking weet je bijna altijd zeker dat je je belangrijkste taken hebt uitgevoerd effectief en efficiënt, aangezien u er uw energie, tijd en aandacht net zoveel op hebt gericht als mogelijk.

Hoe u uw taken kunt prioriteren met behulp van de MoSCoW-methode

Heb je vaak moeite om je taken af ​​te ronden? Het organiseren en prioriteren ervan kan jouw oplossing zijn, en de MoSCoW-methode kan daarbij helpen.

Lees volgende

Over de auteur