De 6 beste documentbeheersoftware voor bedrijven

Als je nog steeds fysieke manieren gebruikt om je bestanden en papier te bewaren, loop je veel mis. Het fysiek opslaan van bestanden neemt te veel opslagruimte in beslag. Je hebt altijd kasten nodig, wat het zoeken en volgen van een bepaald bestand behoorlijk uitdagend maakt.

Als alternatief kunt u met documentbeheersoftware eenvoudig een onbeperkt aantal bestanden beheren. Bovendien zijn ze relatief veiliger en flexibeler, waardoor het voor meerdere teamleden gemakkelijker wordt om samen aan één document te werken.

Laten we dus eens kijken welke documentbeheersoftware u kunt gebruiken om uw bestanden te beheren.

1. Bitrix24

Het is een veilig platform om uw persoonlijke en samenwerkingsbestanden op te slaan. Meer dan 5 miljoen gebruikers vertrouwen ze wereldwijd en gebruiken deze software om hun bestanden te beheren.

Het biedt drie verschillende soorten opslag voor uw documenten:

• Mijn motivering: Hier kunt u uw persoonlijke bestanden opslaan.
• Groepsrit: Het is het beste voor de samenwerking tussen studenten en kleine bedrijven.
instagram viewer
• Bedrijf rijden: Deze is het beste voor bedrijven met meerdere werknemers.

Daarnaast kunt u ervoor kiezen om: sla uw documenten op in de cloud of opslag op locatie, afhankelijk van uw behoeften. En navigeer door meerdere bestanden door hun naam of een korte beschrijving ervan te typen. Ze worden allemaal opgeslagen in de documentbibliotheek.

U kunt de documenten ook leuk vinden om ze bovenaan de zoekresultaten te houden voor snelle toegang. Met de tool kunt u ook opmerkingen aan de documenten toevoegen en meerdere documentversies met bewerkingsgeschiedenis bewaren. Het maakt het gemakkelijker om wijzigingen in de toekomst te volgen. Bovendien kunt u ook verschillende apps gebruiken om uw document te bewerken.

Om veiligheidsredenen kunt u met Bitrix24 uw document vergrendelen door op de vergrendelknop te klikken. Het maakt het document ontoegankelijk voor andere mensen. De software heeft zowel gratis als betaalde versies. U kunt er een krijgen op basis van uw behoeften.

2. eBestandskast

Of je nu student bent, een kleine aannemer of een groot bedrijf hebt met meerdere werknemers, je kunt deze tool gebruiken om je gegevens en bestanden te bewaren en te ordenen. Hiermee kunt u de bestanden doorzoeken door hun naam in de zoekbalk te typen.

U kunt ook snel toegang krijgen tot specifieke bestanden door ze in het portfolio te houden en de workflow met deze software te automatiseren, aangezien het automatisch de documenten die u uploadt, archiveert. Het maakt zowel on-site als cloudgebaseerde opslag mogelijk.

Bovendien hoeft u de applicatie niet op al uw apparaten te bewaren. Met een webbrowser heeft u overal ter wereld toegang tot uw bestanden. Om veiligheidsredenen hebben echter alleen bepaalde personen met een wachtwoord toegang tot de gegevens. Machtigingen worden gegeven aan medewerkers op basis van hun rol.

Alle bestanden die je hebt gedeeld, zijn versleuteld en je moet er doorheen tweestapsverificatie. Voor meer gemak kunt u ook IP- of locatiegebaseerde authenticatie instellen.

Trouwens, als je een bedrijf of een solo-ondernemer bent, zou je blij zijn te weten dat deze software ook het ondertekenen van contracten mogelijk maakt. Om uw werk te vergemakkelijken, kunt u de software integreren met apps van derden, zoals DocuSign, Salesforce en Microsoft Office.

3. Google Drive

Met meer dan 1 miljard maandelijkse actieve gebruikers en 6 miljoen betaalde gebruikers, is Google tot nu toe de populairste oplossing voor bestandsopslag. Mensen gebruiken het voor persoonlijke, team- en bedrijfsbestandsopslag.

Het maakt naadloze integratie met cloudgebaseerde apps mogelijk. Bovendien ondersteunt het meerdere indelingen, zodat u uw bestand kunt opslaan zonder van type te veranderen, bijvoorbeeld PDF, Word en andere. Zoeken naar documenten in uw Google Drive is ook handig. Typ gewoon de naam, en daar is het!

Het biedt gedeelde ruimte voor teamleden. Toch blijven de gegevens ontoegankelijk voor buitenstaanders vanwege de Data Loss Prevention (DLP)-functie.

Met de software kunt u uw documenten opslaan en ze ook maken, bekijken en bewerken. En als u die documenten met deze tool bewerkt, wordt de geschiedenis van de aangebrachte wijzigingen bewaard. Op deze manier hoeft u niet meerdere versies van het bestand te bewaren. Ze zijn allemaal opgeslagen in één document.

Google Drive biedt gratis opslagruimte tot 15 GB voor al zijn gebruikers. Als je meer opslagruimte nodig hebt, moet je een premium abonnement nemen.

4. Samenvloeiing

Dit is nog een geweldige tool voor het delen van bestanden in de cloud waarmee u uw bestanden kunt bewaren en ordenen. Over 130.000 gebruikers wereldwijd vertrouwen dit platform met hun documenten en bestanden.

Met deze software kunt u uw documenten op twee manieren ordenen:

• Pagina's: U kunt pagina's maken, bewerken en bespreken met uw medewerkers.
• Spaties: Al uw pagina's worden hier opgeslagen. Of het nu gaat om individuen, teamleden of andere projecten.

Deze tool biedt geavanceerde functies om uw documenten te zoeken en op te halen, meer dan 75 aanpasbare sjablonen en functies voor opmerkingen en bewerken. En als iemand in het team een ​​taak toewijst aan een ander teamlid, krijgen ze een melding voor tijdige acties.

Bovendien kunt u de machtigingen van de documenten beheren en beheren wie er toegang toe heeft in het team. Het is gratis voor maximaal 10 gebruikers. Voor alles daarboven moet je de premium-versie kopen.

5. SharePoint Online

Met meer dan 190 miljoen mensen met toegang tot de functies van SharePoint Online, is het een Microsoft-tool waarmee u documenten, teams en workflow kunt organiseren.

Naast het opslaan van uw bestanden, kunt u met deze tool documenten maken en bewerken en deze gebruiken om samen te werken met meerdere teamleden. Hiermee kunt u de metadata van bestanden bijwerken, zodat u snel kunt zoeken.

Op deze manier kunt u, als u een bestandsnaam vergeet of meerdere bestanden hebt met bijna dezelfde naam, het document vinden door enkele woorden in de metagegevens te typen. De tool is ook beschikbaar voor mobiele apps. U moet echter een abonnement van $ 5 per maand nemen om het te gebruiken.

6. Papier tracer

Een andere documentbeheersoftware op de lijst is Paper Tracer. Het is gemaakt voor kleine, middelgrote en enterprise-level bedrijven.

Het helpt u bij het automatiseren van uw contracten, het digitaliseren van documenten en het volgen en rapporteren van alle opgeslagen bestanden. Bovendien is het HIPAA-compatibel, wat betekent dat het de beveiligingswet volgt en gegevenslekken voorkomt. Het biedt ook een faciliteit voor elektronische handtekeningen. Daarom is het een geweldig hulpmiddel voor de gezondheidszorg, juridische zaken of elk ander bedrijf dat projecten op contractbasis voltooit.

De software biedt end-to-end workflowoplossingen en cloudgebaseerde implementatie. Het is een goed hulpmiddel voor kleine bedrijven met maximaal 10 werknemers en middelgrote bedrijven met 100 werknemers of meer.

Kies uw documentbeheersoftware

Als je je bestanden nog steeds fysiek opslaat en alle moeite doet, is het tijd om te stoppen.

De lijst biedt meerdere software die voldoende gratis opslagruimte biedt. Begin hiermee en maak het gemakkelijker om uw bestanden te bewaren, ordenen en beheren met de medewerking van talrijke teamleden.

De 10 beste tools voor het transcriberen van videovergaderingen naar deelbare documenten

Met het transcriberen van apps kunt u audio- en videobestanden converteren naar tekst die u kunt delen. Hier zijn enkele van de beste tools die u daarvoor kunt gebruiken.

Lees volgende

Over de auteur