5 manieren om de meest voorkomende uitdagingen op het gebied van taakbeheer te overwinnen

Elk project bestaat uit een reeks taken die u op tijd moet afronden. Goed taakbeheer betekent het managen van projecten van concept tot voltooiing. Of u nu deel uitmaakt van een team dat op kantoor of thuis werkt, het taakbeheerproces kan ervoor zorgen dat u voor een aantal veelvoorkomende uitdagingen komt te staan.

Ontdek de vijf veelvoorkomende uitdagingen voor taakbeheer waarmee u en uw team te maken kunnen krijgen en hoe u deze met tools kunt overwinnen.

1. Geen zicht op taakvoortgang

Een van de voorwaarden voor tijdige voltooiing van taken en succesvolle samenwerking is de zichtbaarheid van de taakvoortgang. Zonder dit wordt het beheren van de taken een uitdaging voor elk team. U kunt verwachten dat u elk probleem snel kunt oplossen, alleen door te zorgen voor transparantie in de voortgang van de taak.

Met Kanban-borden kunt u een visueel overzicht van de projectworkflow maken. Trello is een Kanban-bord-app waarmee je alle taken kunt stroomlijnen door knelpunten in het proces te identificeren. Deze app maakt niet alleen taakvoortgang toegankelijk, maar laat je ook beslissende acties ondernemen om de langlopende taken in beweging te houden.

Het gebruik van de Gantt-grafiektool is een andere handige manier om de voortgang van een taak bij te houden. Met de Agantty app, kunnen de teamleden hun taken dienovereenkomstig synchroniseren. U kunt er ook taken aan de beschikbare resources toewijzen en delegeren.

Verwant: De beste gratis Gantt Chart-apps voor projectbeheer

2. Afhankelijkheid van e-mail belemmert het werk

Duidelijke communicatie is essentieel voor elk team om de taken binnen de gestelde tijd en met volledige efficiëntie te voltooien. Hoewel e-mail een populaire manier van communiceren is onder teamleden, kan volledige afhankelijkheid van e-mail contraproductief zijn en de productiviteit belemmeren.

Wat een team betreft, is een van de grootste uitdagingen voor taakbeheer om iedereen op dezelfde lijn te houden door de vereiste berichten te communiceren. Hier wordt het communiceren van wat en hoe cruciaal. Als iemand meer tijd besteedt aan het controleren, schrijven en beantwoorden van e-mails dan aan productieve taken, zal het doel van e-mailcommunicatie mislukken.

Met MeisterTaak, kunt u het proces van informatie-uitwisseling door de teamleden centraliseren. U kunt een betere teamcommunicatie vergemakkelijken door de taakbeschrijving, bijlagen, het taakwijzigingslogboek en opmerkingen in de taak zelf toe te voegen. Deze functies maken een taak interactief en traceerbaar.

Door een project te volgen, kunt u op de hoogte blijven en alle benodigde informatie krijgen. U kunt snel reageren op taakwijzigingen met emoji's en meldingen ontvangen via e-mail voor dergelijke wijzigingen.

3. Gebrek aan gestructureerde prestatierapporten

Om de efficiëntie en productiviteit van uw team te kennen, is het noodzakelijk om een ​​volledig overzicht te krijgen van de prestaties van elk teamlid. Zonder het juiste inzicht kan niemand iets weten over de voortgang van de taak. Alleen een gestructureerd rapport kan inzichten genereren over het hele proces dat het team heeft doorgemaakt.

Dergelijke rapporten bieden niet alleen waardevolle inzichten in taken en projecten. Ze presenteren de verzamelde informatie ook op een gemakkelijk te begrijpen manier. Wanneer u het volledige beeld op één plek heeft, wordt het nemen van maatregelen om de taakefficiëntie te verbeteren naadloos.

Met gestructureerde rapporten kunt u ook verschillende statistieken genereren met behulp van de cruciale statistieken en aanpassen hoe u de details wilt zien. Jij kan gebruik de Universal Reporting-functie van Asana om grafische grafieken en grafieken te krijgen over de prestaties van uw team. Met een paar klikken krijgt u de realtime productiviteitsstatus van uw team te zien.

Elk teamlid kan zijn productiviteitsdashboard maken met deze tool die de prestatiestatistieken visueel weergeeft. Individuen kunnen de alleen-lezen rapporten delen met interne en externe medewerkers. Het aanpassen van de rapporten is ook eenvoudig, omdat u verschillende filters kunt toevoegen, diagramtypen kunt kiezen en aan elk project een aparte kleur kunt toewijzen.

4. Afwezigheid van moeiteloze automatisering

In de moderne zakenwereld is het belang van taakautomatisering van het grootste belang. Zonder dit zal het moeilijk zijn om uw taken te beheren en het project op tijd af te ronden. De afwezigheid van automatisering kan ook leiden tot productiviteitsproblemen in uw team en trage uitvoering van taken.

Daarom moet u verschillende tools gebruiken om taken te automatiseren en uw team te behoeden voor het handmatig uitvoeren van die taken. Zorg er bij het kiezen van de automatiseringstools voor dat deze meer voordelen dan nadelen hebben, zoals een steile leercurve, vertraging van het systeem en buitensporig tijdverbruik.

Als het gaat om automatisering, kunt u een willekeurig aantal tools gebruiken, afhankelijk van uw werkterrein. Naast het verlichten van de werklast van het team, kunt u zich dankzij intelligente automatisering concentreren op de taken die er toe doen. Terwijl je meerdere automatiseringstools gebruikt, kun je hulp krijgen van Zapier voor moeiteloze integratie tussen de apps.

Enkele van de populaire integraties die Zapier ondersteunt zijn:

• Google Spreadsheets en Toggle: Gebruiken om projecten te beheren voor externe en hybride teams.
• ClickUp en TimeDoctor: Gebruik om productieve uren bij te houden en taken te beheren.
• Trello en Jira: Gebruiken om problemen bij te houden terwijl u taken beheert via de tool in Kanban-stijl.
• Asana en HubSpot: Wordt gebruikt om CRM-software te synchroniseren met een projectbeheertool.
• ClickUp en Jira: Gebruiken om problemen op te sporen en op te lossen tijdens het bewaken van taken.

Verwant: Zapier-integraties die uw workflow voor taakbeheer automatiseren

5. Omgaan met Scope Creep

Scope creep is een veelvoorkomende uitdaging voor taakbeheer waarmee teams worden geconfronteerd. Het verwijst naar de wijzigingen in de projectvereisten ten opzichte van wat u bij de start van het project hebt besloten. Deze veranderingen hebben een impact op zowel het doel als de deliverables van het project.

U moet zich bewust zijn van scope creep bij het plannen van een project en het toewijzen van taken aan de leden. Ongeacht de branche kunt u het voorkomen door risicobeoordeling en bewust te zijn tijdens het in kaart brengen van projecten.

Elk project brengt een zekere mate van risico met zich mee, en als u vanaf het begin een noodplan hebt opgesteld, kunt u elke onverwachte situatie voorkomen. Ook zal het voortdurend evalueren van risico's tijdens de projectlevenscyclus u ook helpen de risico's te beheersen. Door het gebruiken van maandag.com, kunt u tactvol omgaan met scope creep in uw projecten.

Met het projectrisicoregister van deze app kunt u een mogelijk incident lokaliseren, evalueren en plannen, zodat u de risico's kunt mitigeren. met behulp van zijn Scrum sprint planning sjabloon, kunt u ervoor zorgen dat uw team gefocust blijft op specifieke taken en doelen. De Wijzigingsbeheer-tracker van deze tool kunt u wijzigingsbeheerplannen schetsen en volgen.

Problemen met taakbeheer opgelost

Problemen met taakbeheer kunnen leiden tot vertraagde projecten en ontevreden klanten. Wees u bewust van de mogelijke problemen die u kunt tegenkomen met betrekking tot taakbeheer.

Aangezien dit artikel de uitdagingen en hun haalbare oplossingen besprak, kunt u nu de nodige acties ondernemen om dergelijke problemen te voorkomen en een naadloos projectbeheer te garanderen.

De 8 beste gratis asana-alternatieven voor projectbeheer

Ben je op zoek naar alternatieven voor Asana? Bekijk deze gratis tools waarmee u uw projecten efficiënt kunt beheren.

Lees volgende

Over de auteur