8 kenmerken van Workplace van Facebook voor collaboratief projectbeheer

Het beheren van de communicatie en inhoud van een project is een uitdagende taak. Zonder een gemeenschappelijke bron voor gegevens is het een overweldigende taak. Workplace van Facebook heeft hier een oplossing voor! Ongeacht de grootte van uw werk of project, het is een ideaal hulpmiddel voor het beheren van verschillende taken en de inhoud van projecten.

Bovendien zijn uw teamleden al bekend met de gebruikersinterface (UI), omdat deze sterk lijkt op het Facebook-platform. Lees verder om erachter te komen hoe het een krachtpatser voor projectbeheer kan worden.

1. Maak een speciale groep voor elk project

Meerdere projecten beheren tegelijkertijd kan het hectisch en verwarrend zijn. Sla de verwarring over met de speciale groepsfunctie van Workplace. In dit platform kun je voor elk project aparte groepen maken om de taken uit elkaar te houden.

De groepen die u maakt, blijven geheim, omdat alleen groepsleden toestemming hebben om bij te dragen. U kunt zoveel groepen toevoegen als u wilt en een willekeurig aantal leden aan een groep toevoegen.

Werkt u samen met een andere organisatie, dan komt een groep met meerdere bedrijven goed van pas. Een groep met meerdere bedrijven in Werkplek laat u even efficiënt samenwerken met mensen buiten uw bedrijf.

2. Bestanden delen met teamgenoten

Of je nu op afstand werkt of vanuit dezelfde kantoorruimte werkt, je moet bestanden delen met je collega's via online kanalen. Net als elke andere efficiënte kantoorsuite kun je met Workplace moeiteloos bestanden delen met je teamgenoten.

U kunt bestanden van uw lokale systeem aan de groep toevoegen. Als alternatief kunt u ook gebruikmaken van de integraties voor het delen van bestanden die zijn goedgekeurd door de systeembeheerder van de organisatie. Groepsbeheerders kunnen goedgekeurde integraties aan een groep toevoegen die de leden ervan kunnen gebruiken.

Controleer het tabblad Integraties om de hulpprogramma's voor het delen van bestanden te vinden. Momenteel ondersteunt het apps voor het delen van bestanden zoals Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint, enz.

3. Gezamenlijk werken aan bestanden en feedback

Met behulp van de annotatiefunctie van deze werkruimtesuite kan uw team feedback delen over verschillende bestanden die in de groep worden gedeeld. Op deze manier wordt het bijhouden van opmerkingen en feedback eenvoudiger dan ooit.

Bovendien zijn alle bestanden die met de groepsleden worden gedeeld, beschikbaar op het tabblad Bestanden. U hoeft dus niet door de feed te scrollen om het gewenste bestand te vinden.

Met deze suite kunt u ook een open feedbackgroep maken. Hier kunnen ook andere teamleden feedback geven. Door meer over het project te delen, zoals documentatiestijl, ontwerp, doelgroep, etc., kun je meer feedback van anderen krijgen en nieuwe perspectieven krijgen.

4. Project- en taakvoortgang volgen

Het bijhouden van de projectvoortgang is eenvoudig in Workplace. Door wekelijkse updates te plaatsen over de voortgang, voorkeuren en andere uitzonderlijke problemen in de groep, kunnen de teamgenoten elkaar informeren over hun taken.

Als iemand lange rapporten of onderzoeksresultaten moet delen, kunnen ze de Note-functie van dit platform gebruiken. Om to-do-taken bij te houden, kun je actie-items in de groep delen die de toegewezen persoon als voltooid kan markeren.

U kunt de vermeldingsfunctie gebruiken om een ​​taak toe te wijzen aan een teamlid. U kunt zelfs Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly, enz. integreren. apps voor beter taakbeheer en productiviteit via Workplace.

Verwant: Gratis Zapier-alternatieven om de werklast te verminderen en de productiviteit te verhogen

5. Veilige en gemeenschappelijke opslag van bestanden

Het tabblad Bestanden van de Workplace-groepen organiseert alle projectbestanden op één plek. U kunt tijd besparen door Workplace uw projectbronnen, zoals afbeeldingen, pdf's, Excel-sheets, enz. te laten beheren. Als je Workplace gebruikt, hoef je niet bij te houden of teamleden projectgerelateerde gevoelige documenten delen via verschillende platforms, waardoor vertrouwelijke gegevens in gevaar komen.

Je team kan bestanden uploaden naar een groep via verschillende kanalen, zoals Posts, Chat, Onderwerpen, Leren, Media, enz. Maar alle bestanden gaan rechtstreeks naar het tabblad Bestanden. Vanaf hier kunt u eenvoudig bestandstoegang en versiebeheer beheren en het bestand verwijderen als het niet nodig is.

Het is belangrijk om te weten dat je maximaal 50 MB aan bestanden kunt uploaden via een ander kanaal dan Workplace Chat. Vanuit Workplace Chat kun je bestanden uploaden die maximaal 75 MB groot zijn. De limiet voor de bestandsgrootte helpt het team om productief te blijven door kleine bestanden moeiteloos te delen zonder problemen met de bandbreedte van de uploadsnelheid.

Dit lijkt misschien een lage uploadlimiet voor bestanden. De Workplace ondersteunt echter het uploaden van enorme videobestanden tot 4 GB. Dus wanneer je een videozelfstudie moet maken voor de leer- of kennisbibliotheek, kun je altijd lange HD-video's uploaden.

6. Realtime berichten via chat op de werkplek

Wanneer een team vanaf afgelegen locaties aan een project werkt, is er geen alternatief voor realtime communicatie. Het is echter niet altijd mogelijk om verbinding te maken via audio- of videogesprekken terwijl u thuis werkt. Daarom moet u een instant-chatoptie hebben in uw collaboratieve werkruimte.

Workplace biedt deze functie ook aan zijn gebruikers via de Workplace Chat-app. Download het op je Android- of iOS-telefoon en blijf onderweg in contact. Gebruik het om direct antwoord te krijgen op een belangrijke vraag. Groepen met 250 of minder leden kunnen deze optie gebruiken.

7. Audio- of videogesprek voor naadloze communicatie

Voor een team op afstand of een hybride team is samenwerken onmogelijk zonder audio-/videogesprekken. Als u Workplace Van Facebook gebruikt voor projectmanagement, hoeft u voor deze doeleinden geen extra app te gebruiken. Bellen met je teamgenoot is slechts een klik verwijderd met Workplace.

Maximaal 50 teamleden kunnen deelnemen aan een audio- of videovergadering via Workplace vanuit de vergaderfunctie van Facebook. U kunt deze faciliteit gebruiken voor wekelijkse teamvergaderingen of groepsdiscussies.

U kunt ook snel één-op-één gesprekken voeren met de groepsleden. Integratie van virtuele bel-apps zoals Zoom, BlueJeans en Cisco Webex Meetings is ook beschikbaar.

8. Functie voor het vastzetten van berichten voor snelle referentie

U kunt ook een bericht of inhoud vastzetten op de groepspagina, vergelijkbaar met een Facebook-pagina of -groep. In elke groep zijn er essentiële projectinstructies, doelen, deadlines en middelen. Content pinning zorgt ervoor dat de teamleden moeiteloos de content vinden die nodig is om aan een project te werken.

Als je wilt, kun je zonder problemen meerdere berichten vastzetten. Je kunt ook beslissen welke vastgezette post boven de andere moet blijven. Onthoud dat alleen de groepsbeheerder een bericht in de Workplace-groep kan vastzetten.

Meerdere projecten beheren is eenvoudig

De functionaliteiten die u hierboven zag, zijn basisbehoeften voor elk project. Workplace van Facebook voldoet efficiënt aan al deze functies via een eenvoudige gebruikersinterface.

Als uw projectgegevens, zoals takenlijsten, workflows, product-/servicemodellen, referentie-inhoud, enz., op meer dan één tool staan, breng ze dan gratis naar één centrale tool zoals Workplace. Het is ook slim om te weten hoe Workplace concurreert met andere werkruimten voor projectbeheer voordat u de definitieve beslissing neemt.

Google Workspace versus Werkplek van Facebook: wat is beter?

U kunt als volgt beslissen welke beter is voor externe of hybride teams: Google Workspace of Facebook Workplace.

Lees volgende

Over de auteur