5 manieren waarop Xero u kan helpen met uw financiën

Advertentie

Boekhouding kan verwarrend zijn Top 12 boekhoudcursussen online om uw vaardigheidskloof te dichtenDankzij goedkope en gratis online cursussen van hoge kwaliteit is het gemakkelijker dan ooit om uw eigen CFO te zijn voor uw nieuwe of bestaande bedrijf. Lees verder , tijdrovend en (als je een professionele accountant moet betalen) duur.

Dat is dan ook geen verrassing boekhoudsoftware is begonnen in populariteit te stijgen onder freelancers en eigenaren van kleine bedrijven.

Dergelijke software is doorgaans afgestemd op het land waarin u deze gebruikt, kan alle aspecten van het boekhoudproces beheren en is veel goedkoper dan het betalen van een professional.

Een van de meest populaire beschikbare oplossingen is Xero. We bekijken wat het is en wat u ermee kunt doen.

Wat is Xero?

Xero werd in 2006 in Nieuw-Zeeland opgericht en is sindsdien uitgegroeid tot meer dan 600.000 gebruikers. Ze bieden hun product aan op basis van het veelgebruikte 'software as a service'-model (SaaS), dus u hoeft niets te downloaden om het te gebruiken.

Ze hebben veel erkenning gekregen in de branche, waaronder twee Webby Awards in 2009 en één in 2010, een Fast Company Innovation van Design Award in 2012, en het meest indrukwekkend, de eerste plaats in Forbes Magazine's lijst van "100 meest innovatieve groeibedrijven" in 2014.

Het product zelf is een van de meest veelzijdige boekhoudsoftware op de markt en biedt bijna alles wat een klein bedrijf of een freelancer nodig heeft om succesvol te zijn.

De belangrijkste kenmerken zijn:

• • Cashflowbeheer (online boekhouding, bankafstemming, budgetrapporten en voorraadbeheer)

Facturering (verzenden, betalen en uitbrengen van offertes)

• Betalingsbeheer (declaraties, rekeningen en inkooporders)
• Payroll management (inclusief timesheets en standaard pay runs)
• Fiscale bijstand (W-2's, 1099's, btw-berekeningen en aangiften indienen)

Maar wat zijn de vijf handigste functies? Laten we onderzoeken.

Belasting

Ah, belasting... Federal 940s, W-2s, 1099s, werkbelastingen, werkloosheidsbelastingen - wat betekent het allemaal ?!

Terwijl Xero kan u niet leren over alle individuele belastingcodes en -formulieren op federaal en staatsniveau (hoewel ze wel het heeft een geweldige basishulpgids), het kan ze berekenen en veel indienen makkelijker.

Zo kunt u bijvoorbeeld direct bepalen hoeveel er moet worden ingediend op W-2's en 1099's. Het zal zelfs de eindeloze verwarring over 1099 leveranciersclassificatie wegnemen door u een rapport te laten uitvoeren en vervolgens de nodige aanpassingen door te voeren.

Hier is een blik op het proces:

Om een ​​W-2 in te dienen (misschien wel het meest voorkomende belastingformulier in de Verenigde Staten), moet u eerst een werknemer aanmaken. Doe dit door op te klikken Payroll> Werknemer toevoegen en het invullen van de nodige persoonlijke gegevens.

Vervolgens moet u hun werkgegevens invullen, inclusief salarisgegevens en hun sofinummer. Uiteraard zou u al de informatie van uw werknemers moeten hebben, maar als u deze hier niet toevoegt, kunt u de persoon niet aan uw salarisadministratie toevoegen.

Ten slotte kunt u hun individuele federale en staatsbelastinggegevens toevoegen. Opgemerkt moet worden dat dit nog steeds een potentieel mijnenveld kan zijn voor niet-professionals. Het is misschien verstandig om een ​​accountant te betalen om er zeker van te zijn dat dit allemaal correct is ingesteld - het beheert daarna zichzelf, dus u bespaart op de lange termijn nog steeds veel op de kosten.

Zodra u een werknemer volledig heeft ingesteld, moet u ook de belastingen van uw eigen bedrijf instellen. U kunt pas een salarisadministratie maken (en dus belastingaangiftegegevens genereren) als u dit hebt gedaan.

Navigeren naar Instellingen> Belastingen en vul zowel uw federale als staatsinformatie in:

Dat is het. Voer gewoon elke maand uw salarisadministratie uit en de software houdt automatisch belastingen in waar van toepassing en registreert alles in het systeem. Aan het einde van elk belastingjaar kunt u de benodigde W-2's en alle andere vereiste staatsvormen uitgeven.

U kunt precies dezelfde methodologie volgen voor onafhankelijke contractanten, alleen moet u deze keer een 1099-formulier uitgeven.

Het beste van alles is dat u zich geen zorgen hoeft te maken het indienen van de 1099 belastingformulieren De 6 beste gratis belastingsoftware om dit jaar uw belastingaangifte in te dienenAls u het beu bent om te betalen om uw belastingen in te dienen, zijn hier de beste gratis belastingsoftware voor het indienen van uw staats- en federale belastingaangiften. Lees verder , als je ze eenmaal hebt ingevuld, kun je ze vanuit de software opslaan met Track1099.

Er zijn eigenlijk veel meer fiscale problemen Xero kan u helpen, afgezien van IRS-formulieren.

Het berekent bijvoorbeeld automatisch de btw, afhankelijk van uw land en de integratie van Xero met Avalara TrustFile betekent dat u vrijwel onmiddellijk btw-aangiften kunt voorbereiden en indienen (ga naar Instellingen> Algemene instellingen> Financiële instellingen om uw gegevens in te voeren).

Je kunt zelfs de Xero-bestanden exporteren naar papieren exemplaren als je er meer wilt 'DIY'-benadering van belastingaangiften Uw belastingen doen? 5 Microsoft Excel-formules die u moet kennenUw belastingen zijn binnenkort verschuldigd en u wilt geen late indieningskosten betalen? Benut de kracht van Microsoft Excel om uw belastingen op orde te krijgen. Lees verder .

Loonlijst

Het wekelijks, tweewekelijks of maandelijks uitvoeren van salarisadministratie kan bijna net zo verwarrend en tijdrovend zijn als het berekenen van uw belastingen!

Er zijn verschillende aspecten aan Xero dat zal uw salarisadministratie minder pijnlijk maken.

Ten eerste bevat het software voor urenregistratie van werknemers. Medewerkers kunnen hun eigen gegevens invoeren, of u (of een andere medewerker) kan dit namens hen doen, en het komt met uitgebreide rapportagetools waarmee u gegevens kunt bekijken op basis van uurloon, inkomenstype en uitgegeven geld per werknemer of per tijd periode.

Ten tweede wordt het geleverd met betalingssoftware. In de praktijk betekent dit dat u de salarisadministratie van werknemers op een vaste datum kunt uitvoeren en goedkeuren, eenmalige salarisadministraties halverwege de cyclus en directe stortingen kunt doen op de bankrekeningen van uw werknemer. U kunt zelfs cheques en loonstroken afdrukken, die beide kunnen worden aangepast met de huisstijl van uw eigen bedrijf.

Houd er rekening mee dat u werknemers, belastinggegevens, werklocaties, betalingsschema's en bankrekeninggegevens moet instellen voordat u volledige salarisadministratie kunt uitvoeren.

Ten slotte zijn er een hele reeks apps van derden die extra functionaliteit kunnen bieden. Als u bijvoorbeeld werknemers heeft die werken in landen die niet van nature onder Xero vallen, kunt u plug-ins gebruiken zodat u ze toch kunt betalen.

Uitgaven

Oké, dus de hoogtijdagen van het gebruik van bedrijfskostenrekeningen om alles te betalen, van diner tot exotische vakanties, zijn misschien al lang voorbij, maar ze zijn nog steeds een essentieel onderdeel van een moderne zakelijke opzet.

De onkostenbeheer 10 unieke toepassingen van Trello anders dan projectmanagementTrello is een genot voor de lijstliefhebber. De Kanban-achtige aanpak was niet alleen bedoeld voor projectmanagement. Geloof je ons niet? Bekijk deze tien unieke toepassingen van Trello. Lees verder functie van Xero is zeer indrukwekkend, waardoor u zowel uw eigen persoonlijke uitgaven kunt beheren als uw werknemers hun kosten kunt vergoeden.

Vanuit gebruikersperspectief kunt u (en uw werknemers) uitgaven toevoegen terwijl u onderweg bent, gewoon door een foto van een ontvangstbewijs en het indienen via de mobiele app, waardoor het minder waarschijnlijk is dat de kosten over het hoofd worden gezien.

Vanuit managementperspectief zijn de ontvangsten van reizen gegroepeerd, zodat u gemakkelijk de totale kosten kunt zien en u de claim naar eigen inzicht kunt goedkeuren en afwijzen.

Al deze gegevens kunnen vervolgens worden geëxporteerd naar de payroll-functie om de betaaldag nog eenvoudiger te maken.

Freelancers kunnen ook op de hoogte blijven van hun uitgaven (en hun bredere cashflowsituatie) door gebruik te maken van de bankafstemmingsfunctie.

Ten eerste moet u een bankrekening toevoegen. Ga hiervoor naar Rekeningen> Bankrekeningen> Bankrekening toevoegen. Populaire banken worden automatisch vermeld en u kunt ook services zoals PayPal en creditcards toevoegen.

Vul uw rekeningnummer in en geef de rekening een naam, dan krijgt u een scherm te zien waarmee u al uw bankfeeds kunt importeren.

Zodra dat is gebeurd, kunt u alle gegevens van uw bank importeren en wordt deze automatisch verzoend met die van Xero. De gegevens zijn toegankelijk via de mobiele app voor afstemming onderweg, u kunt aangepaste regels maken om meer complexe transacties te matchen en meer dan 160 valuta's worden ondersteund.

Financiële rapporten

Het is heel moeilijk om een ​​duidelijk beeld te krijgen van hoe gezond uw bedrijf is zonder duidelijke en effectieve financiële rapporten.

Dankbaar, Xero biedt meer dan 40 basis- en geavanceerde financiële rapporten. Deze omvatten de meest voorkomende, zoals winst en verlies, btw-aangiften en balansen, maar ook meer ongebruikelijke (maar even nuttige) zoals winsten en verliezen in vreemde valuta Voorkom dat u wordt opgelicht bij het wisselen van valuta of het verzenden van geld naar het buitenlandAls je voor een vakantie geld naar het buitenland hebt gestuurd of valuta hebt ingewisseld, heb je waarschijnlijk een slechte deal. Hier zijn enkele betere alternatieven voor banken en wisselkantoren. Lees verder en afschrijvingsschema's.

De rapporten bieden ook budget trackers De 4 beste budgetteringsapps om uw financiën op orde te krijgenOp zoek naar de beste budget-app om uw financiën onder controle te krijgen? Hier zijn enkele geweldige apps om u te helpen uw geld te beheren. Lees verder (zodat u contouren kunt opstellen en werkelijke prestaties kunt vergelijken met voorspelde prestaties), en de mogelijkheid om voeg trackingcategorieën toe (zodat u op een gemakkelijke manier individuele secties van uw kunt vergelijken en contrasteren bedrijf).

Al deze rapporten kunnen in een paar klikken worden opgesteld en afgedrukt.

Facturering

Wat heb je aan al deze mooie functies als je facturen niet gemakkelijk kunt beheren? Ze zijn het brood en de boter van het runnen van een bedrijf, maar kan snel ingewikkeld worden Hoe u internet kunt gebruiken om onbetaalde facturen na te jagenAls u voor uzelf werkt, is er de constante zorg dat uiteindelijk een van uw klanten een factuur niet zal betalen. Hier zijn enkele online tips om het verloren geld terug te verdienen. Lees verder als je veel klanten hebt.

De factureringsfunctie van Xero heeft veel coole functies. U kunt bijvoorbeeld creditnota's toevoegen en uitgaven eenvoudig terugbetalen aan klanten door een speciale tag te gebruiken, en creditnota's kunnen indien nodig worden uitgegeven.

Uw klanten kunnen uw facturen ook met een enkele klik betalen via creditcard of PayPal en u wordt gewaarschuwd wanneer klanten hun facturen openen (zodat u weet of ze gewoon negeren u!).

Ten slotte kunt u, net als de payroll-software, al uw facturen personaliseren en aanpassen met uw eigen logo's en huisstijl.

Heb je Xero gebruikt?

Heb je gebruikt Xero? Welke functies en kenmerken vond je leuk? Wat had meer werk nodig? Ontbreekt er iets dat u door de ontwikkelaars wilt laten introduceren?

U kunt ons uw mening en feedback laten weten in de opmerkingen hieronder.