10 dingen waarvan u niet wist dat u ze met Microsoft SharePoint kon doen

SharePoint is voor velen een platform met beperkte functionaliteiten. Maar dat is niet het geval. Je kunt veel dingen doen op dit platform, waarvan sommige tot nu toe misschien onbekend voor je waren.

In dit artikel zullen we dergelijke functies van SharePoint onthullen die uw collega's zeker zullen verbazen.

1. Facturen verwerken

Als uw organisatie met externe klanten werkt, zijn het genereren en verwerken van facturen de cruciale onderdelen van uw werkproces. De meeste organisaties zijn afhankelijk van externe tools voor factuurbeheer. Echter, Deel punt gebruikers kunnen de meeste stappen uitvoeren vanaf het oorspronkelijke platform.

U kunt Microsoft Forms gebruiken om factuurgegevens te verzamelen en te importeren in SharePoint. Het maken van een factuur en het uitvoeren van de omzetanalyse is ook mogelijk tegelijkertijd op SharePoint.

Verwant: Google Formulieren vs. Microsoft Forms: welke moet u gebruiken?

Deze processen vereisen de betrokkenheid van minder mensen. Daardoor is er minder kans op fouten bij het invoeren van gegevens. Bovendien maakt het opnemen van geautomatiseerde stappen de facturering sneller. U kunt ook gemakkelijk informatie krijgen over de voortgang van het proces.

2. Gebruik tijdens onboarding

Het werven en onboarden van nieuwe mensen in een bedrijf is een omslachtige taak. Alles moet aanwezig zijn om een ​​positieve ervaring voor het nieuwe teamlid te garanderen.

Door Microsoft Forms en Power Automate te integreren met SharePoint, kun je alle informatie op één plek verzamelen en een workflow creëren voor alle afdelingen. Na het opzetten van de integratie en workflow hoeft de HR-manager alleen nog maar elke stap te monitoren.

Het gebruik van SharePoint in het onboardingproces biedt een win-winsituatie voor zowel de nieuwe medewerkers als de HR-managers. Terwijl de nieuwe rekruut meteen aan de slag kan met alles wat voorhanden is, hoeven de rekruteerders minder moeite te doen met de onboarding.

3. Voorraden beheren

Voorraadbeheer is een hectisch proces omdat het een scala aan taken en subtaken omvat, zoals inkoopplanning, kostenregistratie en onderhoud. Ook kunnen de taakafhankelijkheden het proces lang en complex maken.

Als u SharePoint gebruikt, kunt u dit integreren met Power Automate, Microsoft Lists en Microsoft Teams voor een naadloos beheer van uw inventaris. Hiermee kunt u alle processen beheren, inclusief het weergeven van producten, planningsbewerkingen en het visualiseren van gegevens vanaf één enkel platform.

Naast het verkorten van de tijd die nodig is voor het beheer van apparatuur, elimineren deze integraties de kans op fouten en dubbele gegevensinvoer aanzienlijk.

4. Documenten delen met iedereen

Als u met een klant of leverancier werkt, is het delen van bestanden met mensen buiten uw team een ​​onmisbaar onderdeel van uw werkproces. Met SharePoint kunt u eenvoudig delen bestanden of documenten met anderen. De machtigingsfuncties zorgen ervoor dat u over de nodige beveiligingsmaatregelen beschikt.

Afhankelijk van het type beveiliging dat u wilt, kunt u mensen toestaan ​​het document te bekijken of te bewerken. U kunt ook bepalen wie toegang heeft tot het bestand met de juiste soort toestemming.

Met SharePoint kunt u bestands- en mapsjablonen maken met verschillende machtigingen. Het bespaart u het handmatig instellen van machtigingen voor elk nieuw bestand of nieuwe map die u aanmaakt.

5. Wiki-site maken

Met de steeds groter wordende hoeveelheid informatie moeten organisaties hun Wiki-site hebben. Dergelijke sites kunnen allerlei soorten informatie opslaan en beheren, zoals kennisartikelen, algemene service-informatie, iteminfo en zakelijke discussies.

U weet misschien niet dat u in SharePoint een element met de naam Wiki-site kunt krijgen. Het kan alle vereisten van een organisatie met betrekking tot Wiki aan die een generieke Wikipedia niet kan beheren.

Het gebruik van de SharePoint Wiki-site is ook eenvoudig. Voeg de inhoud toe en deel deze na goedkeuring van de administratie. U kunt SharePoint List ook gebruiken om gegevens in een Excel-bestand te sorteren en om te zetten en deze in andere indelingen in de Wiki te gebruiken.

6. Integreren met Microsoft Teams

Hoewel Microsoft Teams de ultieme tool voor samenwerking is, zal de integratie met SharePoint de efficiëntie van uw team naar een hoger niveau tillen. Deze integratie is met name handig voor organisaties waar medewerkers meerdere projecten tegelijk moeten afhandelen.

SharePoint en Teams zullen samen robuuste functionaliteiten bieden door de informatie te centraliseren. Ook zal samenwerking en communicatie tussen collega's plaatsvinden, waarbij de compliance wordt nageleefd.

Verwant: De beste manieren om uw team te beheren in Microsoft Teams

7. Gebruiken als een geavanceerde inhoudseditor

Aangezien SharePoint een documentbeheerplatform is, wordt het geleverd met geavanceerde functies voor het bewerken van inhoud. Maar weet u dat het niet nodig is om webontwerptools zoals SharePoint Designer of DreamWeaver te gebruiken om een ​​document te bewerken?

Met behulp van een webonderdeel inhoudseditor kunt u de nodige wijzigingen aan een pagina aanbrengen. Enkele van de gemarkeerde functies zijn het toevoegen van opgemaakte tekst, afbeeldingen, tabellen en hyperlinks aan een pagina. Bovendien kunt u dit allemaal doen zonder het document zelfs maar in de geavanceerde editor te openen.

8. Synchroniseer het schema van de teamleden

Veel SharePoint-gebruikers weten niet dat het platform een ​​gedeelde agenda biedt. Alle SharePoint-teamleden kunnen hun geplande planningen en evenementen toevoegen, bewerken en bekijken. In feite kunt u ook verschillende groepen binnen deze kalender definiëren en later evenementen dienovereenkomstig toevoegen.

Afgezien van de reguliere kalenderfuncties, ondersteunt deze kalender het toewijzen van afzonderlijke kleuren voor elk type evenement, zoals vergaderingen, webinars, vakanties. Zo kunt u een evenement gemakkelijk terugvinden in een kalender.

9. Taken automatiseren

Werkautomatisering helpt mensen zich te concentreren op cruciale taken. Omdat dit proces reguliere, alledaagse taken automatiseert, neemt de productiviteit van een team enorm toe. Met SharePoint Workflows kunt u uw werkprocessen voor een groot deel automatiseren.

In SharePoint krijgt u vijf voorgeprogrammeerde workflows: feedbackverzameling, goedkeuring, publicatiegoedkeuring, handtekeningverzameling en workflows met drie statussen. Elk van de workflows vermindert de tijd en arbeid die u in een project moet steken.

Bovendien biedt het platform u ook de mogelijkheid om op maat gemaakte workflows te ontwikkelen volgens uw zakelijke vereisten.

10. Oudere versie van een document behouden

Versiebeheer is een essentieel onderdeel van documentbeheer, vooral als het document deel uitmaakt van een samenwerkingsproject waarbij meerdere redacteuren betrokken zijn. Gewoonlijk kunnen toegestane editors op elk gewenst moment wijzigingen aanbrengen in een document.

SharePoint geeft de nieuwste versie van een document met alle recente bewerkingen weer aan iedereen die er toegang toe heeft. Dat is echter niet alles. Het slaat ook alle versies op sinds het aanmaken van dat bestand in de Versiegeschiedenis. Iedereen heeft toegang tot de versiegeschiedenis om te zien wie welke wijzigingen in het document heeft aangebracht.

Verras iedereen met onbekende SharePoint-functies

SharePoint is niet alleen voor online documentbeheer. Je kunt het voor verschillende andere doeleinden gebruiken. Hier heb je kennis genomen van enkele ongebruikelijke functionaliteiten van dit platform.

Hoewel veel van deze u misschien zullen verbazen, kunt u met al deze SharePoint-functies taken uitvoeren zonder van tool te wisselen.

Wat is Microsoft SharePoint? 4 kenmerken en voordelen van het gebruik ervan

Microsoft SharePoint is een hulpprogramma voor samenwerking en bestandsbeheer dat uw professionele en persoonlijke productiviteit helpt. Dit is wat u moet weten!

Lees volgende

Over de auteur