Schrap uw takenlijst: hoe u in uw agenda kunt leven voor taakbeheer

Iedereen heeft wel eens gehoord van een takenlijst en de meeste mensen gebruiken er een om uitstekend werk bij te houden dat ze moeten voltooien. Echter, zoals met alles, kunnen takenlijsten snel uit de hand lopen en uiteindelijk uw productiviteit tegenwerken.

Leven in je agenda betekent dat je je lijst schrapt en in plaats daarvan je openstaande taken in je agenda plant. Als uw taken u meer problemen opleveren dan u zou willen, kan dit uw oplossing zijn.

Takenlijst vs. Leven in je agenda

Er is niets mis met takenlijsten op zich, maar ze vereisen veel discipline om effectief te zijn. Taken zijn ongelooflijk open en het is aan jou om ze goed te laten werken. Dit zijn slechts enkele van de dingen die hun bruikbaarheid kunnen schaden:

• Als ze te lang zijn, kunnen ze overweldigend worden.
• Ze bieden geen context voor prioritering.
• Ze kunnen uit veel onnodige taken bestaan.
• Je hebt meer kans om kleinere, leukere taken te doen en anderen te verwaarlozen.
• Om je takenlijst mobiel te maken heb je extra applicaties nodig.

Aan de andere kant lost het leven in je agenda de meeste van deze problemen op vanwege de manier waarop het werkt. Als je een werkstuk hebt dat je moet afmaken, kijk je in je agenda en plan je dat werk in als een afspraak tussen je andere verantwoordelijkheden. Hierdoor geef je automatisch prioriteit aan de taak binnen de context van je andere taken.

Verwant: Manieren om van Google Agenda uw Windows Desktop-agenda te maken

Bovendien heb je meer kans om de moeilijkere en complexere taken uit te voeren omdat ze al zijn ingepland, wat uitstelgedrag voorkomt. Dit is allemaal mogelijk zonder lange, onaangename lijsten, omdat uw agenda een werkende hub is met informatie die alles samenbrengt.

De meeste werkplekken maken al gebruik van een digitale agendatoepassing zoals Outlook of Google Agenda. Dit betekent dat je hem overal mee naartoe kunt nemen door de weblink of app te gebruiken op elk digitaal apparaat dat je nodig hebt.

Er zijn slechts een paar duidelijke regels om in uw agenda te leven die uw beheer ervan zullen optimaliseren, en zijn veel minder ingewikkeld dan regels voor takenlijsten.

Tijdblokkering is je vriend

Dit is iets waar je gewoon niet omheen kunt, ongeacht het medium dat je gebruikt voor het volgen van taken. Tijdblokkering betekent dat je aan het begin van je week of dag wat tijd vrijmaakt om alle taken die je moet doen op te schrijven.

Het is een tijdbesparend initiatief dat uw werkoutput aanzienlijk verhoogt. Door dit te doen, weet u van tevoren al wat u moet aanpakken en kunt u de rest van uw werkweek besteden aan het aanpakken van uw verantwoordelijkheden.

Verwant: Tips voor tijdblokkering om uw focus te verbeteren

Neem voordat je aan je werk begint 15-20 minuten de tijd om je agenda in te vullen. Houd rekening met deadlines en zoek de tijd tussen uw vergaderingen, projecten en klantwerk om een ​​afspraak te maken voor uw boodschap.

Als een van uw taken het opzetten van een vergadering met een collega is, maakt u de vergadering in uw agenda aan en nodigt u hen uit. Zorg ervoor dat u een vergaderlink toevoegt vanuit de digitale vergadertoepassing die u gebruikt, als u virtueel wilt vergaderen.

Thema's gebruiken om uw taken te beheren

Kleurcodering van uw agenda-afspraken in categorieën helpt enorm bij het maken van onderscheid tussen taken, vergaderingen, projectwerk en andere taken. In één oogopslag kunt u zien waaruit uw week bestaat en dienovereenkomstig plannen.

Om dit in Outlook te doen, klikt u op een afspraak en klikt u op het lint op Categoriseren > Alle categorieën. Selecteer Nieuw, typ de naam van je thema, kies een kleur en klik op Oke.

Herhaal dit voor zoveel thema's als je wilt. U kunt dan een categorie toewijzen aan elke afspraak die u maakt. Klik in Google Agenda met de rechtermuisknop op een afspraak en selecteer een van de kleuren die verschijnen.

Verwant: Hulpmiddelen om Microsoft Outlook te synchroniseren met Google Agenda

Zorg ervoor dat u de categorieën een naam geeft op basis van het soort werk dat het is, en kies kleuren waar u goed op reageert. Enkele categorievoorbeelden kunnen zijn:

• Project Werk
• Beheerder en taken
• Klanten
• Vergaderingen
• Opleiding

Deel uw agenda met collega's

Hoewel je een takenlijsttoepassing zoals Todolist kunt gebruiken om je voortgang met andere medewerkers te delen, zullen ze deze niet gemakkelijk kunnen zien als ze niet dezelfde software gebruiken. Dit is waar het leven in de standaardagenda van uw kantoor een extra voordeel heeft.

Door uw agenda te delen, kunnen uw collega's uw voortgang zien door deze gewoon te bekijken. Dit voorkomt dat je inbox vol raakt met e-mails waarin je wordt gevraagd naar je voortgang, en je hoeft ze er niet eens in te taggen. Zorg er echter voor dat ze zich ervan bewust zijn dat dit is hoe u werkt.

Verwant: Vooruitzichten versus Gmail: welke e-mailservice is beter?

Uw Outlook-agenda delen:

1. Klik op het lint op Agenda delen en selecteer degene die u wilt publiceren.
2. Klik Toevoegen om de e-mailadressen van uw team in te voeren en dan OKE.
3. Onder Rechten, selecteer een van beide Kan titels en locaties bekijken of Kan alle details bekijken.
4. Klik Van toepassing zijn en OKE.

Om een ​​gedeelde agenda op Google te maken, kun je deze officiële video van Google Workspace bekijken:

Wees realistisch over uw planning

Hoewel het leven in je agenda een groot deel van de problemen van het stellen van takenlijsten en tijdbeheer omzeilt, moet je toch realistisch en slim zijn over hoe je je opdrachten plant. Gelukkig zijn er enkele beproefde tips om dit effectief te beheren:

• Als u geen tijd heeft om een ​​grote taak uit te voeren, plan deze dan in als verschillende kleinere taken.
• Geef jezelf meer tijd dan je denkt nodig te hebben.
• Vermijd taken vlak voor een vergadering; geef jezelf een interval van 30 minuten tussen hen.
• Als een taak dringend is, beslis dan of je andere dingen in je agenda wilt herschikken.

De kans is groot dat u uw werk zult afmaken en vrije tijd zult hebben, wat betekent dat u e-mails en andere kleine stukjes die de hele dag opduiken inhaalt.

Verwant: Verbeter tijdbeheer met de functie voor uitgestelde levering van Outlook

Live in uw agenda om de productiviteit te verbeteren

Je agenda is een handig hulpmiddel dat al over alle bronnen beschikt die je nodig hebt om je werk bij te houden. Leven in uw agenda biedt een geïntegreerde benadering voor het beheren van uw werklast en houdt alles op één plek.

Als u de hierboven genoemde regels gebruikt, bent u goed op weg om tijd te besparen, uw productiviteit te verbeteren en zult u effectiever zijn terwijl u het doet. Probeer het eens, en je vraagt ​​​​je misschien af ​​​​waarom je ooit een takenlijst hebt gebruikt.

Outlook minder afleidend maken met deze snelle tips

Als u ooit dacht dat Outlook afleidde, volgen hier enkele eenvoudige aanpassingen die u misschien nuttig vindt.

Lees volgende

Over de auteur