De 6 beste gratis prioriteringssjablonen voor uw projecten

Heb je soms het gevoel dat je in een zee van projecten zwemt en niet weet hoe je je werk moet prioriteren? U kunt al uw projecten zichtbaar maken en uw langetermijndoelstellingen duidelijk maken met projectprioritering sjablonen, terwijl u snel toegang krijgt tot opdrachtbeschrijvingen, projectmijlpalen en kritieke successen factoren.

Begin elk project op de juiste manier met behulp van deze unieke sjablonen voor projectstartvergaderingen, en wijs prioriteiten toe aan doelen in volgorde van belangrijkheid, en meer.

1. Ideeprioritering: actieprioriteitenmatrix door Someka

De actieprioriteitenmatrix, ook wel bekend als de impact-inspanningsmatrix, is een eenvoudig hulpmiddel dat teams helpt om de belangrijkste ideeën op één lijn te brengen. Ideaal voor start-ups, kleine bedrijven en non-profitorganisaties, de sjabloon rangschikt ideeën gemakkelijk op basis van belangrijke overwegingen zoals personeel, middelen, momentum, kosten en algehele inspanning en gevolg.

De sjabloon is georganiseerd in een inspannings- en impact-/belangmatrix, waarin elk idee op basis van succes wordt gerangschikt in: een van de vier scenario's (hoge inspanning-hoge impact, lage inspanning-hoge impact, hoge inspanning-lage impact of lage inspanning-lage impact Gevolg). Dit raamwerk zal u helpen beter geïnformeerde beslissingen te nemen over waar u uw tijd en middelen in kunt steken.

downloaden:Someka (Gratis, beschikbaar als Excel-bestand)

2. Doelprioritering: SMART Goals-werkblad door Vertex42

Instelling SLIM doelen helpen u niet alleen uw langetermijnplannen vorm te geven, maar stellen u ook in staat om uw beste werk in uw meest ambitieuze projecten te steken. Het biedt een kosteneffectieve manier om u te helpen de doelstellingen en doelen van uw organisatie te bereiken.

EEN SLIM doel moet al het volgende omvatten:

Specifiek: De doelen moeten goed worden gedefinieerd en duidelijk worden vermeld.

Meetbaar: Er zou een definitieve manier moeten zijn om te meten of u de doelen hebt bereikt, in termen van kwantificeerbare successtatistieken.

Haalbaar: Je moet ervoor zorgen dat het doel niet onmogelijk te bereiken is.

Relevant: De doelen moeten realistisch en relevant zijn voor uw projectdoelstellingen.

Tijdsgebonden: Doelen moeten tijdgebonden zijn en streefdata bevatten voor het opzetten en voltooien.

Gebruik deze sjabloon om een ​​plan te maken om de projectdoelen te bereiken. Dit is een geweldige manier om zowel korte- als langetermijndoelen, deadlines, maatstaven voor succes, referenties of gebruikte middelen en sterke punten en vaardigheden vast te leggen die worden gebruikt om de projectdoelstellingen te behalen.

Downloaden: hoekpunt42 (Gratis, beschikbaar als Excel-bestand)

3. Prioritering van workflows: Eisenhower-matrixsjabloon door Someka

Geconceptualiseerd door de voormalige Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower, de Eisenhower Matrix is ​​een geweldige manier om uw projecten organiseren en prioriteren. De Eisenhower-matrix, ook bekend als de urgente/belangrijke matrix, is een hulpmiddel dat taken in vier categorieën indeelt op basis van urgentie en belangrijkheid. De vier categorieën van taken zijn:

• Dringende en belangrijke taken zijn de items die zowel urgent als belangrijk zijn en onmiddellijk moeten worden aangepakt, zoals prioriteiten, noodsituaties en deadlines.
• Geen dringende, maar belangrijke taken zijn items die belangrijk zijn maar geen prioriteit hebben, zoals het schrijven van een dagboek, winkelactiviteiten, enz.
• Dringende, maar niet belangrijke taken zijn activiteiten die niet per se belangrijk maar wel urgent zijn, zoals telefoontjes, sms'jes, e-mails, enz., waarop u zult reageren als u de kans krijgt.
• Geen dringende, geen belangrijke taken neem taken op die niet urgent of belangrijk zijn, omdat ze u niet zullen helpen uw doelen te bereiken.

Het biedt het kader voor het plannen van de volgorde van activiteiten, zodat u zeker weet dat u op het juiste moment aan de juiste dingen werkt. U kunt prioriteitstaken analyseren, onnodige taken vermijden, afleiding verminderen en zich ook voorbereiden op onvoorziene omstandigheden.

Downloaden: Someka (Gratis, beschikbaar als Excel-bestand)

4. Prioritering van incidenten: Matrix voor incidentprioriteit door Smartsheet

Een incident is een ontwrichtende gebeurtenis die het behalen van de projectdoelstellingen negatief beïnvloedt. Incidenten kunnen op elk moment plaatsvinden, van een langdurige stroomstoring veroorzaakt door een natuurramp tot defecte apparatuur of software.

Het gebruik van een incidentprioriteitsmatrix is ​​een gestructureerde benadering voor het afhandelen van incidenten terwijl de vele componenten van het incident worden afgehandeld. Dit is meestal een hulpmiddel van onschatbare waarde voor het beheren van IT-serviceverzoeken.

Elke organisatie heeft andere prioriteiten voor risico- en calamiteitenherstel. Gebruik de sjabloon om prioriteitskleuren toe te wijzen aan elk serviceverzoek, afhankelijk van of het een essentieel, kritiek, matig of klein incident, en volg vervolgens de voortgang via de werkstroom.

Met een gebruiksvriendelijk systeem voor het taggen van incidenten en gestructureerde velden voor het opslaan van relevante informatie, kunt u zich concentreren op snellere oplossingen en ervoor zorgen dat uw klanten tevreden zijn.

downloaden: Smartsheet (Gratis, beschikbaar als Excel-sjabloon)

5. Productprioriteit: RICE-sjabloon (bereik, impact, vertrouwen, inspanning) per intercom

De RIJST model helpt u en uw team om de prioriteit van een initiatief te evalueren. Deze methodologie is geweldig om duidelijkheid te verschaffen over de richting van productkenmerken, waardoor teams eerder in het proces betere beslissingen kunnen nemen.

Onder het kader, Bereik wordt gedefinieerd door het percentage prospects dat uw product zou kunnen gebruiken, meestal gemeten in termen van 'transacties per maand' of andere vergelijkbare statistieken. De volgende stap zou zijn om de gevolg van functiesets, uitgevoerd door uw gebruikers. Op basis van de inzichten die je verzamelt, kun je de een boven de ander stellen. Het leidt ertoe dat u investeert in productfuncties die de conversieratio's verhogen of de klantervaringen verbeteren.

De Vertrouwen Estimator stelt u in staat een betrouwbaarheidsscoresysteem te definiëren om de schattingen van uw team te evalueren en een soort consensusrangschikking te bepalen. Deze tool vertelt het team wat waarschijnlijk en redelijk is, in plaats van meer gewicht toe te kennen aan irrelevante of slecht gedefinieerde meningen of ideeën.

Als het aankomt op Poging, zal uw project waarschijnlijk maanden in beslag nemen, dus het is van cruciaal belang om tijd- en werkramingen te maken voor elke fase van het project, inclusief ontwerp, ontwikkeling en testen. Het helpt u uw energie te concentreren om te voorkomen dat u tijd verspilt aan activiteiten van lage waarde die leiden tot resultaten die niet optimaal zijn of gewoon "goed genoeg".

downloaden:Intercom (Gratis, beschikbaar als Excel-bestand)

6. Dagelijkse taakprioritering: takenlijstsjabloon door Smartsheet

Wanneer u aan meerdere projecten werkt, kan het moeilijk zijn om uw taken dagelijks georganiseerd te houden. Door belangrijke taken op te sommen die u op het goede spoor houden, kunt u projecten effectief voltooien en tegelijkertijd alle mandaten organiseren die u door uw superieuren, klanten, collega's en andere belanghebbenden worden gesteld.

Verwant: Hoe u uw takenlijst kunt optimaliseren om efficiënter te zijn?

Deze takenlijstsjabloon helpt u bij het maken van een prioriteitenlijst van taken die bij uw project betrokken zijn en om vervaldatums, mijlpalen en opleveringen bij te houden terwijl u bezig bent. U kunt altijd teruggaan en meer toevoegen naarmate het project vordert, of taken verwijderen of wijzigen als ze moeten worden gewijzigd. Je kunt ook later subtaken maken, zodat je goed voorbereid bent als sommige van je taken te complex zijn.

downloaden:Smartsheet (Gratis, beschikbaar als Excel-bestand)

Projectprioritering en -beheer verbeteren

Sjablonen voor projectprioritering bieden een duidelijke en systematische manier om projecten te identificeren en te selecteren voor meer efficiëntie en effectiviteit. Ze zullen het proces van onderzoek en ontwikkeling van elk project versnellen door een skeletraamwerk te bieden dat met onmiddellijke ingang kan worden gebruikt.

Verder kunt u ook het risico van vooringenomenheid vermijden, samenwerking aanmoedigen en ervoor zorgen dat projecten met de hoogste prioriteit worden geselecteerd voor beperkte middelen. Door deze sjablonen consistent te houden met alle projecten, verbetert u gegarandeerd de productiviteit, het succespercentage van projecten en de algehele kwaliteit van het werk.

5 tips om groepsprojecten gemakkelijk te maken

Groepsprojecten kunnen moeilijk zijn, vooral wanneer een van de leden zijn deel niet doet. Hier zijn enkele manieren om groepsprojecten minder pijnlijk te maken.

Lees volgende

Over de auteur