8 Geavanceerde databasefuncties over het begrip dat u zou moeten gebruiken

Mogelijk gebruikt u Notion-pagina's om databases zonder code te maken met behulp van Notion-functies zoals Lijst, Tabel, Galerij, Kalender en Bord. De geavanceerde databasefuncties van Notion kunnen echter uw taken, resourcebeheer en algehele projectproductiviteit een boost geven.

Met deze hoogwaardige functies kunt u niet alleen projectgegevens in databases organiseren. U kunt uw gegevens opdelen en in blokjes snijden of formules toepassen om patronen te ontdekken. Lees verder om meer te weten te komen over deze geavanceerde functies en hun voordelen.

1. Database-eigenschappen beheren

Het organiseren van een enorme verzameling gegevens wordt eenvoudig met de gegevenseigenschapfunctie van Begrip. U moet een nieuwe gegevenseigenschap toevoegen voor classificatiedoeleinden. Het toevoegen van een data-eigenschap geeft ook een nieuwe context aan de data. U kunt bijvoorbeeld database-eigenschappen toevoegen, zoals taakeigenaren, vervaldatums, laatst bewerkte tijdstempels, relevante URL's, enzovoort.

U kunt ook database-eigenschappen gebruiken voor gegevensmanipulatie. Als gegevens bijvoorbeeld meerdere eigenschappen hebben, zoals tekst, nummer, persoon, e-mail en telefoon, worden deze in verschillende scenario's weergegeven als u een relevante filtereigenschap kiest.

Er zijn twee soorten database-eigenschappen, namelijk basis- en geavanceerde eigenschappen. Van de 12 basiseigenschappen zijn de meest voorkomende e-mail, telefoon, tekst, URL, datum en bestanden en media. Integendeel, Formula, Relation en Rollup zijn de meest voorkomende van de in totaal zeven geavanceerde eigenschappen.

Notion stelt je in staat om eigenschappen op vele manieren te beheren, zoals het toevoegen van een nieuwe, het verwijderen van een bestaande, verbergen, tonen en herschikken.

Verwant: SQL versus NoSQL: wat is de beste database voor uw volgende project?

2. Databasefilters

Nadat u een paar eigenschappen aan uw dataset hebt toegevoegd, kunt u uw database filteren om zich op een specifieke sectie te concentreren. U moet een filtereigenschap kiezen. De filterfunctie werkt op de logica van wel of geen hebben.

U kunt een nieuw filter maken vanuit de Voeg een filter toe optie van de Filter menu boven de database. Afhankelijk van de strategie voor het ophalen van gegevens kunt u complexe of eenvoudige filters maken.

Het kan zijn dat u hetzelfde filter meerdere keren moet toepassen. U kunt ook de database kopiëren en een nieuwe maken voor die specifieke filterweergave om tijd te besparen.

U kunt tot drie lagen geneste filters maken. Met geneste filters kunt u ook toevoegen EN en OF logica. De Een filtergroep toevoegen optie van de Filter menu kunt u geneste filters maken.

3. Databases in realtime sorteren

U kunt uw gegevens die aan verschillende eigenschappen zijn gekoppeld in oplopende en aflopende volgorde ordenen met behulp van de functie Sorteren in Notion. Sorteren is met name handig om gegevens, inhoud of taken te ordenen, afhankelijk van de bekende eigenschapstypen.

Stel dat u bijvoorbeeld de prioriteitstaken van de dag wilt weten. U kunt uw takentabel op prioriteit sorteren om te weten welke taken onmiddellijke aandacht nodig hebben. U kunt ook andere sorteerfuncties gebruiken, zoals alfabetisch, laatst bewerkt, enzovoort.

De functie Sorteren past verschillende logica toe voor het sorteren van eigenschappen, afhankelijk van de waarde van de eigenschap. De eigenschappen Tekst en Naam tonen bijvoorbeeld een alfabetische sorteeroptie. Aan de andere kant biedt de eigenschap number alleen numerieke sortering.

4. Databaserelaties toepassen

De Relation-functie van Notion bespaart u tijd door de inspanning voor het beheren van meerdere databases voor elk project te verminderen. Het verbindt alle databases zodat u het benodigde inzicht uit elke database van hetzelfde project kunt halen.

Bovendien kunt u een globale analyse van gegevens uitvoeren door alle databases van verschillende afdelingen met elkaar te verbinden. Het toepassen van databaserelaties in Notion is vrij eenvoudig en vereist geen codering. Maak de perfecte relationele database zonder code op Notion in slechts een paar klikken:

1. Voeg eenvoudig een toe Relatie eigenschap in de database waar u de andere databases wilt koppelen.
2. Notion toont u de beschikbare databases om te selecteren.
3. Kies in het gedeelte eigenschapswaarde de gegevensrij die u aan de momenteel geselecteerde gegevens wilt koppelen.

Verwant: Hoe relaties tussen meerdere tabellen te creëren met behulp van het gegevensmodel in Excel

5. Gegevens samenvoegen met Rollups

Rollup is een andere essentiële functie waarmee u essentiële gegevens kunt ophalen in alle verbonden databases van Notion. U kunt bijvoorbeeld de functie Rollup gebruiken om de totale voltooiingstijd van het project te schatten zonder de gekoppelde taken handmatig te tellen.

Rollup biedt ook andere berekeningen, zoals Alles tellen, Waarden tellen, Leeg tellen, Percentage niet leeg, enzovoort. Net als de Relation-functie is Rollup ook een functie zonder code. U kunt in slechts drie stappen een Rollup maken, namelijk het selecteren van een Relatie, Eigenschap en Berekenen.

Een krachtige functie van Notion is het koppelen van databases. Met de functie gekoppelde database kunt u een deel van de gegevenstabel in verschillende werkruimten weergeven. Als je verschillende teamwerkruimten op Notion hebt, is dit de perfecte functie om taken op teamniveau te laten zien.

U kunt ook afzonderlijke filters toepassen in de gekoppelde database zonder visuele wijzigingen aan te brengen in de bovenliggende database. U kunt ook sorteerfuncties toepassen. De gekoppelde databases tonen een tweerichtingsfragment van de bovenliggende database. Een gekoppelde database haalt zijn gegevens uit dezelfde bron, maar heeft verschillende weergaven, sorteringen en filters.

Als u wijzigingen aanbrengt in de inhoud of op eigenschapsniveau binnen een van de gekoppelde databases, zal de inhoud van de brondatabase ook die wijzigingen weerspiegelen.

7. Berekeningen en functies

De Notion database geeft u toegang tot eenvoudige en complexe wiskundige berekeningen. U kunt uw eigen formule maken en die in uw database uitvoeren om rapporten of prognoses voor uw projecten te maken.

U moet een formule-eigenschap aan uw database toevoegen. Vervolgens kunt u allerlei functies en berekeningen uitvoeren door andere eigenschappen van de database op te nemen. Nadat je de. hebt toegevoegd Formule-eigenschap, kunt u op elke rij klikken om de Formule menu. Dit menu heeft secties zoals Eigenschappen, Constanten, Operatoren en Functies.

8. Databasesjablonen

Databasesjablonen maken het invoeren van gegevens overbodig en maken u productiever wanneer u aan Notion-databases werkt. Deze sjablonen zorgen ervoor dat u of uw teamleden een uniforme gegevensinvoerstructuur volgen.

U kunt eenmalig een databasesjabloon maken voor specifieke gegevens, zoals het indienen van bugrapporten, vergaderverzoeken, persoonlijke dagboeken, enz. Voor regulier werk selecteert u eenvoudig deze sjabloon en voert u alleen de gegevens in. Eigenschappen en structuren worden automatisch weergegeven op databasesjablonen.

Haal vitale inzichten uit uw notiedatabase

Nu u enkele hoogwaardige functies van het Notion-databasesysteem kent, kunt u deze moeiteloos toepassen op uw Notion-pagina's en wiki's. Dit zijn essentiële hulpmiddelen om datasets te koppelen en patronen te creëren om de toekomstige handelwijze te raden.

Laat uw Notion-database niet een ander item op uw technische stapel worden. Manipuleer de databases op de manier waarop u waarde wilt toevoegen aan uw agile productiviteitsdoelen.

De 9 beste agile productiviteitstools voor externe en hybride teams

Wilt u weten welke agile projectmanagementtool geschikt is voor uw team? Ontdek deze lijst met de beste agile productiviteitstools.

Lees volgende

Over de auteur