De 12 beste functies van Microsoft Access voor databasebeheer

Databasebeheer kan repetitief en hectisch zijn als u niet de juiste tool gebruikt. Met Microsoft Access wordt het onderhouden van een relatiedatabase eenvoudig.

Lees verder om meer te weten te komen over Microsoft Access en de belangrijkste elementen en functies ervan.

Wat is Microsoft Access?

Microsoft Access is een robuuste productiviteitstool die wordt geleverd met de Microsoft 365-suite. In deze database kunt u gegevens vastleggen, bekijken, bewerken en volgen. U kunt zelfs een relatie leggen tussen de gegevens.

Naast het opslaan van een enorme hoeveelheid informatie, vergemakkelijkt het het eenvoudig ophalen en gebruiken van gegevens op verschillende platforms. Microsoft Access ondersteunt ook integratie met andere tools voor moeiteloze gegevenssynchronisatie. Enkele van de belangrijkste componenten zijn tabellen, formulieren, rapporten en query's.

1. Backstage-weergave

De Microsoft Access Backstage-weergave is wat u ziet wanneer u de Access-software start maar geen database opent. Met Microsoft Access Backstage-weergave kunnen gebruikers tal van databasebeheertaken uitvoeren, waaronder het openen van een bestaande database en het maken van een nieuwe.

Het menupaneel bevat opdrachten die u op een databasebestand kunt toepassen. Op het lint Bestand kunt u uit de sjablonen kiezen om een ​​nieuw bestand te maken.

2. Database

Microsoft Access is een databasebeheersysteem (DBMS) waarmee u grote databases kunt maken en beheren. Een database helpt u de informatie overzichtelijk te houden.

Een databasebestand dat in Microsoft Access 2007 of latere versies is gemaakt, wordt geleverd met de bestandsextensie ACCDB, terwijl databases die in eerdere Access-versies zijn gemaakt, bekend staan ​​als MDB.

Gewoonlijk worden alle tabellen van een Access-database, samen met andere objecten, zoals formulieren, rapporten, macro's en modules, in één bestand opgeslagen.

3. Relaties

Door relaties tot stand te brengen, kunt u een verbinding maken tussen twee verschillende tabellen. Een relatie omvat velden van twee tabellen die corresponderende gegevens bevatten.

Verwant: Hoe relaties tussen meerdere tabellen te creëren met behulp van gegevensmodel in Excel

Het veld Student-ID van de tabel Studentgegevens kan bijvoorbeeld worden gekoppeld aan een veld met dezelfde naam in de tabel Studentresultaten. Relaties helpen ontbrekende gegevens te voorkomen en snel de resultaten van een zoekopdracht te bepalen.

4. Primaire sleutels

Als het gaat om het koppelen en zinvol combineren van gegevens uit meerdere tabellen in Microsoft Access, moet u het primaire sleutelveld gebruiken. De primaire sleutel van de ene tabel is de externe sleutel in een andere tabel. Men kan het primaire-sleutelveld in andere tabellen toevoegen om terug te verwijzen naar de primaire-sleutelbrontabel.

5. Tafels

Access-tabellen lijken op een Excel-spreadsheet met rijen en kolommen. Maar in Microsoft Access worden rijen en kolommen records en velden genoemd.

Bovendien slaat het de gegevens anders op dan een spreadsheet. U moet één tabel maken om elk soort informatie bij te houden. Dit proces wordt normalisatie genoemd. Het helpt u redundanties te voorkomen en maakt een database flexibel.

6. Formulieren

Met Microsoft Access-formulieren kunt u gegevens van één rij tegelijk bekijken, invoeren en bewerken. Een formulier bevat meestal opdrachtknoppen en bedieningselementen voor het uitvoeren van andere taken, zoals het verzenden van gegevens naar een andere tool.

Met behulp van formulieren kunt u bepalen hoe iemand omgaat met de database-informatie. U vindt hulpmiddelen voor het maken van formulieren op de Creëren tabblad van het menu Toegangslint. Hier kunt u uw eigen formulier ontwerpen door een blanco formulier te ontwerpen. Maar de beste optie is om de formulierwizard te doorlopen.

7. Rapporten

U kunt Access-rapporten gebruiken om gegevens op te maken, samen te stellen en te presenteren. Over het algemeen bevat het antwoorden op een specifieke vraag. Voer op elk gewenst moment een rapport uit om de bijgewerkte database-informatie te krijgen.

Het is ook mogelijk om een ​​rapport op te maken om gegevens op de meest efficiënte manier te presenteren. U kunt het formatteren om het te bekijken, af te drukken, te exporteren of te verzenden als e-mailbijlage.

Verwant: Wat is Microsoft SharePoint? Functies en voordelen van het gebruik ervan

8. Vragen

De functie van een query is om gegevens op te halen die aan specifieke voorwaarden voldoen uit tabellen. U kunt het ook gebruiken om enkele vooraf gedefinieerde berekeningen uit te voeren. In de Access-bureaubladtoepassing kunt u query's gebruiken om meerdere records tegelijk bij te werken of te verwijderen.

Query's kunnen van twee typen zijn: selectiequery's en actiequery's. Terwijl een selectiequery gebruikers in staat stelt om opgehaalde gegevens te bekijken, kopiëren en af ​​te drukken, kan een actiequery een taak met de gegevens uitvoeren.

9. Macro's

Een macro is een hulpmiddel dat taken automatiseert en functionaliteit toevoegt aan verschillende databaseonderdelen, waaronder formulieren, rapporten en besturingselementen. Het is een programma om handmatige taken te automatiseren, zoals het openen van een rapport, het uitvoeren van een query, kopiëren en plakken en tabelopmaak in Access, wat u regelmatig doet.

Door bijvoorbeeld een macro aan een opdrachtknop te koppelen, kunt u ervoor zorgen dat de macro wordt uitgevoerd wanneer u op die knop klikt.

Verwant: Beginnen met het gebruik van macro's in Word

10. Modules

Een module is een set declaraties en procedures die functionaliteit aan uw database toevoegt. Deze uitspraken worden als een eenheid samengevoegd. U moet de VBA-taal gebruiken om modules te schrijven.

Er kunnen klasmodules of standaardmodules zijn. De klassenmodules zijn gekoppeld aan formulieren en rapporten, terwijl de standaardmodules aan geen enkel object zijn gekoppeld.

11. Invoermaskers

Invoermaskers geven het geldige formaat van uw invoerwaarde in een veld aan. Deze functie is echter alleen beschikbaar voor Access-bureaubladdatabases.

Invoermaskers kunnen de consistentie van de ingevoerde waarde garanderen, vooral in waardegevoelige velden zoals telefoonnummers en postcodes. Het bevat een verplicht en twee optionele delen, elk gescheiden door een puntkomma.

12. Validatieregels

U kunt deze regels gebruiken om de gegevens die u in een database invoert te valideren. De opbouwfunctie voor expressies kan u helpen de regel nauwkeurig op te maken. Microsoft Access heeft twee soorten validatieregels:

Veldvalidatieregel

Als u een validatieregel voor een veld instelt, voorkomt Access dat u dat veld verlaat, tenzij u een geldige waarde invoert. Stel dat je toevoegt >=#12/01/2021# in het bezit van Validatie regel van het datumveld. Dan hoeft u alleen data op en na 1 december 2021 in te voeren.

Recordvalidatieregel

U kunt het gebruiken om te bepalen wanneer u een record kunt opslaan. Deze regel houdt rekening met andere velden in dezelfde tabel en vergelijkt hun waarden.

Microsoft Access voor het beheren van relationele databases

Als het gaat om het beheren van een relationele database, biedt Microsoft Access een naadloze oplossing voor zakelijke gebruikers. In dit artikel worden de basisfuncties van Microsoft Access besproken, waardoor u een fundamenteel idee over de tool krijgt.

Als je wilt leren hoe je een eenvoudige database kunt maken met Microsoft Access, bekijk dan het volgende artikel.

Een database maken in Microsoft Access: een stapsgewijze handleiding

Wilt u een eenvoudige database maken op Microsoft Access om uw databasevaardigheden aan te scherpen? Hier is een stapsgewijze handleiding over hoe u dit moet doen.

Lees volgende

Over de auteur