Hoe u de Commitment Inventory-methode gebruikt om taakbeheer te optimaliseren

Heb je wel eens het gevoel dat je zoveel te doen hebt, en niet genoeg tijd om het te doen? Dan behoor je waarschijnlijk tot de meerderheid van de bevolking. Of het nu gaat om verantwoordelijkheden op het werk of thuis, er is altijd wel iets dat moet gebeuren.

Je hebt misschien allerlei verschillende productiviteitstechnieken geprobeerd om je werklast te boven te komen, maar merkte dat je toch tekort schoot. Als u echter uw tijdbeheer en taakbeheer wilt verbeteren, kan de Commitment Inventory uw antwoord zijn.

Hoe werkt de inventarisatie van verplichtingen?

De Commitment Inventory is een tool voor taakbeheer waarmee u uw tijd effectiever kunt beheren. Het is eenvoudig, hoewel het een beetje planning vereist om het te laten werken. In wezen maakt u een gecategoriseerde inventaris van al uw verplichtingen en bepaalt u hoeveel tijd u aan elk onderdeel wilt besteden.

De inventaris die u maakt, kan werkspecifiek zijn, in welk geval u alle verschillende soorten taken die u als onderdeel van uw werk doet, zou opschrijven. Denk bijvoorbeeld aan administratie, marketing, project A, project B en vergaderingen.

Het idee is om te berekenen hoeveel tijd, in procenten, je nodig hebt om het werk in elke categorie goed te doen. Als je percentagetotaal hoger is dan 100%, moet je beslissen wat je uit je inventaris wilt verwijderen.

Verwant: Redenen waarom u mindmaps in uw dagelijks leven zou moeten gebruiken

De Commitment Inventory laat je precies zien waar je tijd naartoe moet en waarom je niet alles voor elkaar kunt krijgen. Het helpt u uw verantwoordelijkheden op te ruimen en stelt u in staat om u te concentreren op wat mogelijk en belangrijk is.

Een lijst met verplichtingen maken

Om te beginnen moet u een lijst met verplichtingen maken, die categorieën van taken moeten zijn die u uitvoert. Dit moet een grondige lijst zijn en alles bevatten wat u moet doen als onderdeel van uw werk. U kunt een aparte inventaris maken voor de verantwoordelijkheden thuis of deze combineren met uw werk.

Trello is een uitstekende applicatie om je lijst te genereren, omdat je borden met meerdere lijsten kunt maken en ze naast elkaar kunt bekijken. Volg deze stappen om aan de slag te gaan:

1. Klik op Trello bovenaan op Maken > Bord maken.
2. Geef je bord een naam en klik op Creëren.
3. Klik op de Titel van uw eerste lijst, typt u "Toezeggingen" om de naam te wijzigen en drukt u op Binnenkomen op je toetsenbord.
4. Klik Voeg een kaart toe om een ​​nieuwe categorie aan te maken, bijvoorbeeld administratie.
5. Voor elke categorie kunt u schrijven in de Kaartbeschrijving welke taken vallen onder die categorie.

Nu je je lijst met verplichtingen hebt, kun je beginnen met het berekenen van het percentage tijd dat je voor elke verplichting nodig hebt. Wees op dit moment niet kostbaar over het percentage totaal; schrijf gewoon naast elke toezegging hoeveel tijd je redelijkerwijs nodig zou hebben om het goed te doen.

Verwant: Tips voor het beheren van uw Trello-borden

Zodra je dit hebt gedaan, kun je de percentages optellen en je totaal vinden. Dit is waar de meeste mensen vinden dat hun totaal meer dan 100% is.

Realistisch zijn over uw tijd

De wet van percentages schrijft voor dat 100% van je tijd het maximale is dat je kunt geven. Als uw verplichtingen meer dan dit vereisen, is de kans groot dat u ofwel slecht gaat presteren, of dat u de zaken gewoon niet voor elkaar krijgt.

Als zodanig moet u beslissen wat er uit uw inventaris moet worden verwijderd, zodat u goed kunt presteren en uw tijd goed kunt beheren. Het kan een uitdaging zijn om dingen van deze lijst te verwijderen, vooral als dit betekent dat je moet stoppen met een project of nee moet zeggen tegen mensen. Het is echter noodzakelijk om realistisch te zijn over wat er op een bepaalde dag of week mogelijk is.

Mogelijk wilt u werktaken verwijderen die:

• Je kunt gemakkelijk delegeren.
• Zijn extra verantwoordelijkheden waar je geen tijd voor hebt, bijvoorbeeld specifieke projecten.
• Zijn niet nodig.

Om kaarten op Trello te verwijderen, beweegt u uw cursor over de kaart, klikt u op de Bewerk pictogram, en selecteer Archief. Blijf dit doen totdat uw verplichtingen 100% van uw tijd uitmaken.

Verwant: Deadlines halen en taken op tijd afronden

Gebruik uw inventarisatie voor taakbeheer

Nu je Commitment Inventory compleet en klaar voor gebruik is, is het belangrijk om je aan de tijdslimieten te houden die je aan elke commitment hebt toegewezen. Dit kan eenvoudig worden gedaan door taken in te stellen op basis van elke inzet.

Stel dat u bijvoorbeeld 15% van uw tijd besteedt aan administratie, waaronder het controleren van e-mails, het schrijven van notities en het maken van notulen van vergaderingen. Daarom mag de administratieve tijd slechts 15% van uw werktijd in beslag nemen, pauzes niet meegerekend.

Je kunt dit naadloos beheren op Trello door het bord te gebruiken dat je al hebt gemaakt. Je kunt een takenlijst op je Trello-bord maken door op te klikken Nog een lijst toevoegen.Voor elke taak (kaart) die u toevoegt, kunt u selecteren: Bewerken > Labels bewerken en kies een kleur om elk van uw verplichtingen weer te geven. Op deze manier kunt u bijhouden hoeveel tijd u aan elk ervan besteedt.

als jij plannen taken in uw agenda, kunt u dit eenvoudig beheren door categorieën in uw digitale agenda in te stellen. In Outlook kunt u dit doen door te selecteren: Categorieën op het lint en in Google Agenda, klik je met de rechtermuisknop op je evenement en selecteer je een kleur om die categorie weer te geven. Als u dit doet, krijgt u een duidelijk overzicht van uw week en hoe deze zich verhoudt tot uw vaste voorraad.

Verwant: De beste gratis sjablonen voor prioriteitstelling voor uw projecten

Na verloop van tijd merk je misschien dat je de percentages moet aanpassen. Dit kan zijn omdat je te genereus met je tijd bent geweest, of niet genereus genoeg. Evalueer in dit geval uw inventaris opnieuw en breng zo nodig wijzigingen aan.

Taken onder controle

Met een Commitment Inventory heeft u veel beter inzicht in hoe u uw werklast beheert. Het zal u helpen uw verantwoordelijkheden effectief te prioriteren. Het is gemakkelijk om jezelf onder druk te zetten om alles te doen, maar de realiteit is dat niemand dat kan. In plaats van te proberen alles erin te proppen, doe een stap achteruit en kijk naar wat er voor je ligt.

Stel tijdens uw werkweek grenzen en u zult beter kunnen presteren bij de verantwoordelijkheden die er het meest toe doen. Niet alleen dat, maar u zult ook werkend bewijs hebben van waar uw tijd aan wordt besteed, en u kunt deze indien nodig wijzigen.

Asana versus Maandag: kies de perfecte tool voor projectbeheer

Asana en Monday zijn beide populaire projectmanagementtools, maar hoe verhouden ze zich? Ontdek welke beter is!

Lees volgende

Over de auteur