6 tips om mensen uw e-mails te laten openen en lezen

Hoewel we nu verschillende communicatieplatforms hebben die verschillende functies bieden voor een meer collaboratieve workflow, e-mails spelen nog steeds een cruciale rol in ons leven, vooral voor gesprekken met mensen buiten onze persoonlijke kringen.

Het probleem is dat u nog steeds wacht op een reactie en dat u zich afvraagt ​​of uw e-mail vaker is geopend en gelezen dan u kunt tellen. Hier zijn enkele belangrijke stappen voor het optimaliseren van uw e-mails:

1. Begin met een boeiende onderwerpregel

Eerste indrukken zijn alles, dus het is essentieel om een krachtige onderwerpregel wanneer u een e-mail verzendt, vooral als u wilt dat de persoon deze opent. De onderwerpregel is het eerste wat mensen zien, dus het moet hun aandacht trekken en ervoor zorgen dat ze meer willen weten. Als uw onderwerpregel flauw of spam is, is de kans groot dat de persoon de e-mail niet opent.

Aan de andere kant, als de onderwerpregel intrigerend is, zullen ze waarschijnlijk de e-mail openen en lezen wat je hebt geschreven. Je hebt maar een paar seconden om iemands aandacht te trekken, dus zorg ervoor dat ze tellen.

Hier zijn enkele tips voor het schrijven van betere onderwerpregels:

• Vermijd het schrijven van zinnen die te mooi zijn om waar te zijn.
• Personaliseer uw onderwerpregel door de naam van uw ontvanger, uw naam of iets anders toe te voegen waardoor ze weten dat uw e-mail voor hen bedoeld is.
• Schrijf geen onderwerpregels van één woord, zoals 'hallo', 'hey' of 'hoi'.
• Prikkel de nieuwsgierigheid van uw ontvanger door iets te schrijven dat ze misschien niet weten.
• Vermijd het gebruik van spam-triggers die uw e-mail in de ongewenste box kunnen belanden. Enkele voorbeelden zijn 100% gratis, $$$, verdubbel je inkomen nu, goedkoop, niet verwijderen, once in a lifetime, om er maar een paar te noemen.
• Vermijd uitroeptekens of hoofdletters.

Onthoud dat mensen het druk hebben en elke dag talloze e-mails ontvangen, dus maak het niet te ingewikkeld door te lange of ingewikkelde onderwerpregels te bedenken. Korte en duidelijke onderwerpregels zijn ideaal omdat ze het lezen gemakkelijk maken voor iedereen die ze ontvangt.

2. Schrijf een geweldige openingszin

Zoals we eerder al zeiden, heb je niet veel ruimte om de aandacht van je ontvanger te trekken met je onderwerpregel. Hetzelfde principe geldt voor de openingszin van uw e-mail.

Je openingszin moet pakkend en interessant genoeg zijn om ervoor te zorgen dat je ontvanger meer wil lezen, en hij moet ook samenvatten waar de rest van de e-mail over gaat. Probeer indien mogelijk te voorkomen dat u nieuwe onderwerpen in de openingszin introduceert, omdat dit uw lezer in verwarring kan brengen.

Hier zijn een paar tips om te helpen:

• Begin met een vraag. De lezer een vraag stellen is een geweldige manier om ze te betrekken en geïnteresseerd te krijgen in wat je schrijft.
• Maak een observatie of deel een statistiek die de aandacht van uw lezer zal trekken.
• Deel een persoonlijk verhaal dat relevant is voor het onderwerp.
• Als u wilt dat de lezer oplet, moet uw e-mailopener uniek zijn en zich onderscheiden van anderen die ze hebben ontvangen. Vermijd afgezaagde openingszinnen als "Ik hoop dat dit je goed vindt" of "Ik hoop dat alles goed gaat met je." Afhankelijk van het doel van uw e-mail of uw ontvanger, kun je iets leuks en creatiefs doen, zoals: "Ik hoop dat je je koffie al hebt gehad", of "Ik beloof je dat deze e-mail korter is dan de vorige degenen.”

3. Poets je spelling en grammatica

De kans is groot dat u e-mails gebruikt in professionele omgevingen, en een effectieve manier om uw open rate te verbeteren, is door goed geschreven en foutloze e-mails te hebben. Typefouten en grammaticale fouten kunnen ervoor zorgen dat u er onprofessioneel en slordig uitziet.

Als u niet zeker bent van uw zelf-editing vaardigheden, kunt u het beste iemand anders uw e-mail laten nalezen voordat u deze verzendt. Een frisse blik kan je helpen fouten op te sporen die je misschien hebt gemist.

Als alternatief kunt u gebruikmaken van bewerkingstools zoals: grammaticaal of de Hemingway-app om uw e-mails op te poetsen. Zorg ervoor dat u de gecorrigeerde versie nogmaals controleert op juistheid voordat u op verzenden drukt.

4. Wees beknopt - kom ter zake

Niemand leest graag lange, meanderende e-mails, en geschriften die paragrafen doordraven zonder ter zake te komen, worden waarschijnlijk genegeerd of verwijderd.

Kom bij het opstellen van uw e-mail direct ter zake en vermijd om de pot te draaien. Zo weet u zeker dat uw boodschap effectief wordt overgebracht.

Als je veel informatie wilt delen, probeer het dan op te splitsen in kleinere stukjes, zodat het voor je ontvanger gemakkelijker te verteren is. Gebruik waar mogelijk koppen en lijsten om uw gedachten te ordenen en het voor hen gemakkelijk te maken om snel door uw e-mail te bladeren.

5. Geef nuttige informatie

Elimineer opvulwoorden en zinsdelen zoals 'gewoon', 'eigenlijk' en 'zeer'. Ze voegen geen waarde toe aan uw bericht.

Vermijd ook het gebruik van acroniemen of vakjargon, tenzij u weet dat uw lezers ze van tevoren kennen. Dit zorgt ervoor dat uw e-mails toegankelijk blijven, zelfs als sommige mensen geen gespecialiseerde kennis hebben over wat u bespreekt.

Als er belangrijke informatie is over een evenement of onderwerp dat iemand nodig heeft voordat hij een beslissing neemt, zorg er dan voor dat: neem dit meteen op, zodat ze niets belangrijks over het hoofd zien terwijl ze de rest van uw e-mail.

6. Verstuur e-mails op het juiste moment

Er is niet één perfect moment voor het verzenden van e-mails - het hangt af van de inhoud van uw bericht en wat u van uw ontvangers wilt. Houd er rekening mee wanneer mensen het meest waarschijnlijk beschikbaar zijn en pas dienovereenkomstig aan.

Als u bijvoorbeeld een e-mail verzendt met betrekking tot een specifieke gebeurtenis, is het van vitaal belang dat u deze niet te vroeg of te laat verzendt. Probeer ze indien mogelijk in te plannen op optimale tijden, zoals tijdens werkuren.

Verwant: Anonieme e-mails verzenden: heimelijke methoden

Verbeter de open rate en het lezerspubliek van uw e-mails

Als uw e-mails ongelezen worden, kan dit een ernstige impact hebben op uw productiviteit en de winstgevendheid van uw bedrijf.

Er zijn verschillende redenen waarom mensen uw e-mails negeren, waarvan sommige buiten uw controle liggen. Het implementeren van deze tips kan u echter helpen de open rate, het lezerspubliek en de respons op uw e-mails te verbeteren.

De 7 beste tools om uw e-mails te ordenen en de productiviteit te verhogen

We gebruiken e-mails elke dag om met mensen te communiceren. Het kan echter snel overweldigend worden. Hier leest u hoe u uw inbox kunt ordenen.

Lees volgende

Over de auteur