Hoe u de overbelasting van samenwerking op uw werkplek kunt overwinnen

Als er een nieuw project opkomt, is het vaak zo dat je team samenkomt om te bespreken hoe het het beste kan worden aangepakt. Als het op de juiste manier wordt gedaan, kan het wonderen doen voor uw output.

Hoewel je echter je uiterste best doet om de vruchten van dit soort teamwerk te plukken, zou je jezelf per ongeluk kunnen overbelasten en een probleem creëren dat 'collaboration overload' wordt genoemd.

In dit artikel bespreken we tips en tools die je kunt gebruiken om overbelasting van de samenwerking te voorkomen.

Wat is samenwerkingsoverbelasting?

Overbelasting van de samenwerking treedt op wanneer mensen zo vaak samenwerken met collega's dat dit de productiviteit belemmert en het welzijn van werknemers negatief beïnvloedt.

Het kan worden veroorzaakt door verschillende factoren, zoals te veel onnodige vergaderingen, overmatig e-mailen, toegang tot verschillende digitale tools, te veel mensen die tegelijkertijd aan hetzelfde project werken, of altijd beschikbaar zijn om te reageren op collega’s vragen.

Wanneer dit gebeurt, kunnen teamleden overweldigd raken en verzanden in communicatie- en besluitvormingstaken.

Dit resulteert doorgaans in verminderde werkefficiëntie en productiviteit. In sommige gevallen worden al deze samenwerkingstaken afleidingen die individuen ervan weerhouden het werk te doen dat ze zelf moeten doen.

Uiteindelijk vervagen de scheidslijnen tussen werk en privéleven, omdat werknemers gedwongen worden om onafgemaakt werk mee naar huis te nemen, wat leidt tot burn-out.

De verkeerde tools kunnen leiden tot verwarring, frustratie en overbelasting van de samenwerking. Omgekeerd kunnen de juiste tools uw team efficiënter en productiever maken.

De eerste stap om de overbelasting van samenwerking te overwinnen, is het selecteren van de juiste tools voor de taak. Niet alle digitale oplossingen zijn gelijk gemaakt, en sommige zijn beter geschikt voor specifieke taken dan andere.

Er zijn er bijvoorbeeld veel redenen om samenwerkingstools te gebruiken in plaats van e-mail, waaronder tijdwinst, betere toegang tot informatie en verbetering van de productiviteit, om er maar een paar te noemen.

Dat gezegd hebbende, zorg er bij het selecteren van samenwerkingstools voor uw team voor dat u kiest gebruiksvriendelijke tools voor eenvoudige acceptatie en tools die integratie met andere apps mogelijk maken om samen te werken naadloos.

Bijvoorbeeld een teamchattool zoals slappe kan geweldig zijn voor interne communicatie tussen collega's, terwijl een tool voor taakbeheer zoals asana kan u helpen bij te houden wie wat doet en wanneer. Beide softwareoplossingen sluiten naadloos op elkaar aan, zodat u: vermijd contextwisselingen en verbeter de teamproductiviteit en samenwerking.

2. Creëer een duidelijke workflow

Het is essentieel om een ​​duidelijke workflow te creëren om te voorkomen dat te veel mensen aan hetzelfde project werken. Een goed gedefinieerd proces kan verwarring voorkomen en ervoor zorgen dat iedereen zijn rol en verwachtingen kent. Dit stelt medewerkers ook in staat om hun tijd buiten het werk beter in te delen.

Asana is uitstekend geschikt voor deze baan. U kunt eenvoudig taken vanaf het begin maken en deze toewijzen aan uw teamleden, of u kunt een van de vele gebruiken Sjablonen.

Als uw team bijvoorbeeld vaak vragen over klantenondersteuning behandelt, ontwikkel dan een sjabloon om deze af te handelen, zodat iedereen elke keer hetzelfde proces volgt. Dit zal helpen bij het verminderen van beslissingsmoeheid en het verbeteren van de kwaliteit van het uiteindelijke resultaat. Gebruik daarnaast checklists om teamleden te helpen op schema en georganiseerd te blijven, waardoor de kans dat taken worden vergeten, wordt geminimaliseerd.

Een duidelijke workflow en goed gedefinieerde rollen zijn essentieel om overbelasting van de samenwerking te voorkomen. Met de juiste tools en inzicht in hoe u deze het beste kunt gebruiken, kunt u ervoor zorgen dat uw team productief blijft samenwerken zonder zich overweldigd te voelen.

3. Een centrale gegevensopslag maken

Een praktische manier om de overbelasting van samenwerking te overwinnen, is door: een interne wiki opzetten om al uw bestanden en informatie te centraliseren. Dit maakt het voor individuen gemakkelijker om toegang te krijgen tot alles wat ze nodig hebben op één plek, zonder andere collega's elke keer afleiden of verschillende platforms doorlopen om te vinden wat ze zijn zoeken naar.

U kunt dit doen met behulp van een tool zoals Tettra. Met deze tool kunt u snel en eenvoudig pagina's maken, openen en delen met uw team. Het stelt ook meerdere gebruikers in staat om tegelijkertijd toegang te krijgen tot informatie en deze toe te voegen en heeft een robuuste zoekfunctie om te vinden wat u zoekt.

Door alle relevante informatie op één plek te hebben, kunnen teamleden gemakkelijk vinden wat ze nodig hebben zonder meerdere e-mails te hoeven doorzoeken. Bovendien integreert het met uw Slack-werkruimte, zodat u altijd de meest actuele informatie binnen handbereik heeft.

4. Profiteer van asynchrone communicatie

Asynchrone communicatie is een geweldige manier om de productiviteit te verbeteren en de overbelasting van de samenwerking te verminderen. Bijvoorbeeld, in plaats van iemand per e-mail of expresbericht om een ​​onmiddellijke reactie te vragen wanneer u het antwoord op een later tijdstip nodig heeft, kunt u ze een sms sturen en hen vragen te antwoorden wanneer ze tijd hebben.

Dit soort communicatie kan nuttig zijn als de werktijden van uw collega niet overeenkomen met die van u, bijvoorbeeld als u op afstand werkt in verschillende tijdzones. Hierdoor kunnen beide partijen hun werk gedaan krijgen zonder elkaar constant te onderbreken wanneer niemand een onmiddellijke reactie nodig heeft.

Door gebruik te maken van asynchrone communicatie, kunt u voorkomen dat u elke dag eindeloze berichtmeldingen ontvangt, terwijl u toch productieve teaminteracties behoudt. U kunt verder gaan door gebruik maken van stille vergaderingen voor een meer boeiende samenwerking.

5. Effectieve samenwerking herkennen

Hoewel u de bovenstaande technieken kunt gebruiken om overbelasting van de samenwerking te voorkomen, is het essentieel om effectief teamwerk te herkennen om werknemers aan te moedigen en te motiveren om productief samen te blijven werken.

U kunt dit eenvoudig doen met tools zoals bonus waarmee managers werknemers kunnen herkennen wanneer ze samen verder gaan bij een bepaalde taak. Bonusly integreert met Slack, waardoor frequente en tijdige herkenning mogelijk is.

Effectieve samenwerking is binnen handbereik

Samenwerking kan in veel gevallen een haalbare oplossing zijn, maar een te grote afhankelijkheid ervan kan problematisch zijn. Overbelasting door samenwerking kan een echte uitdaging zijn op de werkvloer.

Met deze tips bij de hand kunt u echter onnodige afleiding voorkomen en tegelijkertijd productieve interacties op de werkplek stimuleren. Door de tekenen van overbelasting door samenwerking te herkennen en stappen te ondernemen om deze aan te pakken, kunt u ervoor zorgen dat uw team harmonieus samenwerkt aan gemeenschappelijke doelen.

De 6 beste gratis online samenwerkingstools voor thuiswerken

Online samenwerken met klanten en teams kan ingewikkeld zijn. Gebruik deze betrouwbare gratis tools bij het thuiswerken.

Lees volgende

Over de auteur