De 10 beste manieren voor Office-beheerders om het meeste uit Google Workspace te halen

Een administratieve professional heeft te maken met hoge werkdruk en veeleisende planningen. De juiste apps kunnen hen echter helpen de taken te automatiseren en de processen naadloos te laten verlopen.

Als u Google Workspace in uw organisatie gebruikt, kunt u de bijbehorende tools gebruiken om gemeenschappelijke verantwoordelijkheden uit te voeren. Lees verder om te zien hoe beheerders van beheerders Google Workspace kunnen gebruiken.

1. Plan en organiseer teamevenementen

Voordat u reizen voor collega's organiseert, wilt u misschien hun hotel- en vluchtvoorkeuren weten. Gebruik Google Formulieren om een ​​enquête te houden over vlucht- en hotelkeuzes voordat u de definitieve beslissing neemt.

Verwant: Google Formulieren vs. Microsoft Forms: welke moet u gebruiken?

Bij het beheren van evenementen op reizen voor een team, kunnen beheerders een groepsmailinglijst maken in Gmail door iedereen op te nemen die aan dat evenement deelneemt. Het voorkomt dat ze individuele e-mails naar elke deelnemer sturen. Stuur één e-mail naar de groep en alle leden krijgen belangrijke updates.

Veel beheerders van beheerders moeten als assistenten van de manager werken. Of je deze hoed nu voor een beperkte of onbepaalde tijd moet dragen, je moet het met volledige toewijding doen.

Met behulp van Google Workspace-tools zoals Gmail, Contacten en Agenda kunt u naadloos namens hen corresponderen. Het enige dat u hoeft te doen, is toegang hebben tot hun Google Workspace-account op uw computer. Of u kunt hun e-mailaccount via IMAP aan uw Gmail koppelen.

3. Correspondentie organiseren met gefilterde inbox

Elke dag honderden e-mails in uw inbox krijgen, kan stressvol zijn. Maar door je inbox te ordenen, kun je dingen gesorteerd houden. Wanneer je Gmail hebt als onderdeel van Google Workspace, hoeft u geen andere e-mailclient te gebruiken.

Met Gmail kun je labels maken voor verschillende afzenders, zodat de inkomende e-mails naar aparte mappen gaan. Je kunt Gmail ook automatisch een bepaalde e-mail een ster geven, doorsturen of verwijderen om je inbox vrij te houden van onnodige e-mails.

4. Beheer e-mails moeiteloos met sjablonen en handtekening

Herhaaldelijk dezelfde e-mailberichten typen kan saai en irritant zijn. U kunt sjablonen maken voor de meest gebruikte berichten in Gmail. Hiermee kunt u tot 50 sjablonen voor elk account maken, zodat u kostbare tijd kunt besparen.

U kunt deze sjabloonfunctie ook gebruiken om meerdere handtekeningen op te slaan. Wanneer u een e-mail opstelt, kiest u de juiste sjabloon met de juiste handtekening op basis van wie u vertegenwoordigt.

5. Direct communiceren met Google Chat

Of je nu in contact wilt komen met je baas zonder hem te storen door te bellen of even snel met een medewerker wilt praten, instant chat is de beste optie. Met Google Chat kun je ze alles vragen en ze kunnen je meteen antwoorden.

Hoewel mensen misschien niet altijd een telefoongesprek kunnen aannemen, kunnen ze de vragen bekijken die je in de chat hebt gesteld. Als ze het druk hebben, kunnen ze op het juiste moment contact met je opnemen.

6. Maak een takenlijst en ontvang een melding

Het maken van een takenlijst voor uw belangrijke taken is verplicht als u ze niet wilt vergeten. Met Google Workspace is het niet nodig om een ​​aparte takenlijst-app te gebruiken. Met Google Keep kun je een lijst met taken maken die ze willen doen. Deze online tool kunnen zij tijdens vergaderingen gebruiken om aantekeningen te maken.

Verwant: Hoe u uw takenlijsten kunt ordenen met behulp van actie-items

Later kunnen beheerders het Keep-document ook delen met andere relevante partijen. Ze kunnen Google Agenda gebruiken en taken toevoegen als gebeurtenissen om taakherinneringen te krijgen. Bovendien kunt u met deze app de tijd voor herinneringen voor elke taak of gebeurtenis aanpassen.

7. Coördineer faciliteitsverzoeken

Als kantoorbeheerder is het vaak moeilijk om alle facilitaire verzoeken van medewerkers bij te houden. Met Google Formulieren kunt u alle verzoeken op één plek verzamelen. Maak een formulier voor serviceverzoeken zoals onderhoud en catering.

Deel het met alle medewerkers, en als iemand het vult, krijg je een e-mailmelding en adresseer je dat snel. U kunt andere beheerders toegang geven tot de formuliergegevens, zodat meerdere mensen de verzoeken op hun gemak kunnen bekijken.

Beheerders kunnen de verzoeken beheren en de voltooide en in behandeling zijnde verzoeken bijhouden met Google Spreadsheets.

8. 24/7 toegang tot bestanden vanaf elke locatie

Als kantoorbeheerder mag je taak zich niet beperken tot een vast werkuur. Uw organisatie wil misschien dat u een bepaald bestand onmiddellijk opent of deelt, zelfs buiten kantoortijd. Daarom kunt u niet vertrouwen op pc's om cruciale kantoordocumenten op te slaan.

Gebruik Google Drive om de bestanden en documenten op te slaan, zodat u ze altijd en overal kunt openen. U kunt de documenten ook delen met uw collega's.

Of je nu te laat op kantoor bent of moet coördineren met beheerders die in een andere ploeg werken, het gebruik van Shared Drive voor teamgenoten zorgt voor veilige en moeiteloze toegang.

9. Direct bestanden delen en samenwerken

Direct documenten delen? Maak een document en spreadsheet op Google Workspace en deel ze direct met zoveel mensen als je wilt. U kunt tijdens het delen rollen toewijzen om de veiligheid en integriteit van het bestand te waarborgen.

Apps zoals Google Documenten en Google Spreadsheets laat u ook rechtstreeks vanuit het document communiceren. Als u wilt dat meerdere beheerders in realtime aan een bestand werken, is er niets beters dan de apps Documenten, Spreadsheets en Presentaties van Google Workspace.

Deze apps ondersteunen samenwerking en laten zien welk teamlid wijzigingen in een document heeft aangebracht.

10. Beschikbaarheid voor vergaderingen en trainingen coördineren

Het afstemmen van de beschikbaarheid van medewerkers voor trainingen en vergaderingen zou geen probleem meer moeten zijn. Met de Google Workspace-tool Calendar kun je zien wanneer iedereen beschikbaar is en vergaderingen plannen.

Beheerders kunnen zelfs aparte agenda's maken voor evenementen, vergaderingen, trainingen en vakanties voor de teams. Zo kunnen medewerkers hun persoonlijke schema's ook aanpassen aan de evenementen die in de kalender worden vermeld.

Google Workspace voor Office-beheerders

De verantwoordelijkheid van een kantoorbeheerder is om alles wat er in de organisatie gebeurt te coördineren en te overzien. Hoewel de werkdruk vaak een tol kan eisen, kan het gebruik van de juiste apps de taken voor de beheerders gemakkelijker maken.

Bedrijven die Google Workspace al gebruiken, hebben geen extra tools nodig om de meeste administratieve taken uit te voeren. Nu u weet hoe u Google Workspace-tools moet gebruiken, kunt u de teams beheren, zelfs als ze vanaf externe locaties werken.

De 10 beste tips om een ​​team op afstand efficiënt te beheren

Vind je het moeilijk om een ​​team te leiden dat op afstand werkt? Probeer deze beste tips voor een georganiseerd teambeheer op afstand.

Lees volgende

Over de auteur