Wat is e-mailbeveiligingsbeleid en hoe werkt het?

Wanneer heb je voor het laatst een e-mail gestuurd? Het was waarschijnlijk vandaag. Net als jij sturen veel mensen over de hele wereld dagelijks e-mails.

E-mails maken al heel lang deel uit van ons leven. Aangezien het bijna onmogelijk is om zonder te doen, moet u uzelf beveiligen met een effectief e-mailbeveiligingsbeleid.

U wilt toch niet dat uw e-mails in verkeerde handen vallen? Het implementeren van een e-mailbeveiligingsbeleid helpt om ze veiliger te houden.

Wat is e-mailbeveiligingsbeleid?

Een e-mailbeveiligingsbeleid is een reeks procedures die het gebruik van e-mail binnen een netwerk of een vestiging regelen. Het beschrijft hoe een categorie gebruikers omgaat met berichten die via e-mail worden verzonden en ontvangen.

Uw e-mails georganiseerd en veilig houden verhoogt uw productiviteit. Het doel van een e-mailbeveiligingsbeleid is om berichten te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang.

Wie probeert misschien toegang te krijgen tot de e-mails zonder toestemming, zou je kunnen vragen? Cybercriminelen: ze zijn erg geïnteresseerd in de vertrouwelijke berichten die u binnen en buiten uw organisatie verstuurt. En dat komt omdat ze weten dat dergelijke informatie waardevol is. Als ze het te pakken krijgen, kunnen ze het gebruiken voor een reeks kwaadaardige activiteiten om zichzelf te verrijken.

Hoe werkt het e-mailbeveiligingsbeleid?

De standaard beveiligingssterkte van e-mail is niet zo sterk. Berichten die via e-mail worden verzonden, bevinden zich in de openbare ruimte. Daarom zijn ze gemakkelijk toegankelijk voor iedereen met gemiddelde hackvaardigheden. Het maken van een e-mailbeveiligingsbeleid is een van de basisdingen die u kunt doen om aanvallers af te weren.

Geloven dat u of uw organisatie niet het slachtoffer kan worden van een e-mailinbreuk is een onjuist uitgangspunt. Zolang je gebruik maakt van e-mails, kun je getarget worden.

Uw onwil om een ​​e-mailbeveiligingsbeleid te implementeren kan alleen standhouden als de e-mails die u verzendt zinloos zijn. Maar dat is nauwelijks het geval als je een fatsoenlijk bedrijf hebt.

Een e-mailbeveiligingsbeleid is alleen effectief als het de volgende items bevat:

1. De reikwijdte en het doel van het beleid.
2. Informatie over het eigendom van de inhoud in de e-mails.
3. Privacyzorgen en verwachtingen van partijen die de e-mail gebruiken.
4. De verantwoordelijkheden van de e-mailgebruikers.
5. Richtlijnen voor het gebruik van de e-mailaccounts van de organisatie.
6. Tips om bedreigingen voor e-mailbeveiliging te detecteren en te voorkomen.
7. Specifieke acties die moeten worden ondernomen in het geval van een vermoedelijke inbreuk op de e-mailbeveiliging.

Toegankelijkheid is de sleutel tot een succesvolle uitvoering van het beleid. Teamleden kunnen alleen op de hoogte zijn van de informatie in het beleid als ze toegang hebben tot het document.

In plaats van het document op een fysiek apparaat op te slaan, is het raadzaam om een ​​workflowtool met cloudopslag en toegang op afstand te gebruiken. Zo hebben geautoriseerde teamleden overal en altijd toegang tot het beleid.

Training is een ander essentieel element om met succes een e-mailbeveiligingsbeleid te implementeren. Sommige gebruikers zijn misschien terughoudend om zich aan het beleid te houden, vooral als ze in het verleden iets soortgelijks niet hebben gebruikt. Het is aan jou om te zorgen voor een goede opleiding om hen te laten begrijpen hoe het gebruik van het beleid in ieders belang is.

Een effectief e-mailbeveiligingsbeleid opstellen

Een e-mailbeveiligingsbeleid is geen one-size-fits-all omdat geen twee organisaties hetzelfde zijn. Maar de cyberdreigingen die het gebruik van e-mail in gevaar brengen, hebben vergelijkbare effecten op organisaties, ongeacht hun aanbod en omvang. Het zijn algemene kenmerken waarmee rekening moet worden gehouden bij het opstellen van een standaardbeleid.

Hier zijn enkele praktische tips voor het opstellen van een e-mailbeveiligingsbeleid dat werkt.

1. Een sjabloon adopteren

Het is geen slecht idee om helemaal opnieuw een e-mailbeveiligingsbeleid te maken, maar u kunt uzelf wat tijd besparen door een bestaande sjabloon te gebruiken. Dit is nodig, zeker als u niet bekend bent met de inhoud van de polis.

In plaats van irrelevante informatie te creëren, beschikt u over essentiële informatie voor het maken van een beleid dat werkt.

2. De sjabloon wijzigen

Het overnemen van een bestaand sjabloon betekent niet dat u het moet gebruiken zoals het is. Het sjabloon is bedoeld om u een idee te geven van hoe het beleid eruitziet.

In plaats van alles uit de sjabloonhaaklijn en zinklood te nemen, past u deze aan aan de unieke behoeften van uw bedrijf.

Uiteindelijk heb je een origineel document dat op maat is gemaakt voor jouw organisatie.

3. Identificeer de voorwaarden voor gebruikersbetrokkenheid

Gebruikers van uw e-mail kunnen willekeurige activiteiten ondernemen als ze niet weten dat dergelijke activiteiten verboden zijn. Het is uw verantwoordelijkheid om uitdrukkelijk aan te geven hoe zij uw e-mail moeten gebruiken.

Identificeer ongezonde e-mailpraktijken die uw netwerk kunnen blootstellen aan cyberaanvallen en waarschuw voor betrokkenheid bij dergelijke activiteiten.

Uw e-mailbeveiligingsbeleid is onvolledig zonder een tool te implementeren die de beveiliging van uw e-mails verbetert.

Handmatig uw e-mail beschermen tegen cyberdreigingen is onvoldoende, vooral omdat cybercriminelen geavanceerde technologieën gebruiken voor hun aanvallen. Match hun energie met tools zoals sandboxen, spamfilters en software voor malwarepreventie. Een effectief spamfilter voorkomt dat u schadelijke e-mails kunt bekijken.

5. Bevestiging van gebruikersbeleid afdwingen

De succesvolle implementatie van uw beleid begint met de bereidheid van uw gebruikers om zich eraan te houden. Verandering gaat gepaard met enige weerstand. Teamleden die niet bekend zijn met een e-mailbeveiligingsbeleid, kunnen besluiten dit over het hoofd te zien.

Laat gebruikers zich ertoe verbinden het beleid te gebruiken door hun handtekeningen toe te voegen als een vorm van erkenning. Op die manier heb je een bewijs van hun instemming om het te gebruiken voor het geval ze dit niet doen.

6. Train gebruikers

Gebruikers van uw e-mail kunnen bepaalde informatie in het beleid mogelijk niet begrijpen. Ze in een staat van verwarring achterlaten is riskant omdat ze ongepaste acties kunnen ondernemen die uw netwerk in gevaar kunnen brengen.

Zorg ervoor dat iedereen het beleid begrijpt door training te geven. Creëer ruimte voor hen om vragen te stellen over grijze gebieden, zodat iedereen weet wat ze wel en niet moeten doen.

7. Een incidentresponsplan ontwikkelen

Zelfs met alle training over het effectief implementeren van een e-mailbeveiligingsbeleid, kan er nog steeds iets misgaan.

Ontwikkel een incidentresponsplan in de geval van een beveiligingsinbreuk. Uw beleid moet bevatten wat gebruikers moeten doen zodra ze een kwaadaardige activiteit of aanval vermoeden. Door de juiste acties te ondernemen, kunnen de effecten van een cyberaanval worden beperkt.

Cultiveer een gezonde cybercultuur met e-mailbeveiligingsbeleid

Instant messaging kan trendy zijn in de communicatie met vrienden en familie. Maar als het om werk en zaken gaat, is goede oude e-mail nog steeds relevant. Het helpt organisaties om een ​​gevoel van orde en formaliteit te behouden.

U kunt aanvallers misschien niet tegenhouden om uw e-mails te targeten, maar u kunt hun aanvallen tenietdoen met een effectief e-mailbeveiligingsbeleid.

Wanneer iedereen die uw e-mail gebruikt, begrijpt hoe de informatie veilig moet worden bewaard, hebben cybercriminelen geen kans om toe te slaan. Het is slechts een kwestie van tijd voordat ze het opgeven om je netwerk binnen te dringen en door te gaan naar het volgende.

Snel een effectieve e-mail schrijven (4 AI-tools die u kunt gebruiken)

Heb je moeite met het schrijven van e-mails om dingen voor elkaar te krijgen? Hier zijn enkele tips om sneller betere e-mails te schrijven, samen met enkele hulpmiddelen die u kunt gebruiken.

Lees volgende

Over de auteur