Items archiveren in Notion

Het is je misschien opgevallen dat Notion, in tegenstelling tot sommige andere projectbeheersoftware, geen archiefoptie heeft. Dat betekent echter niet dat u het niet kunt.

Er zijn zelfs veel manieren waarop u eerdere taken en projecten kunt opslaan zonder naar andere software te hoeven overschakelen. In dit artikel nemen we drie opties met je door, maar eerst bespreken we waarom archivering belangrijk is.

Waarom u items in Notion wilt archiveren

Sommigen houden van de minimalistische benadering van project- en taakbeheer en verwijderen items wanneer ze deze voltooien. Anderen houden ervan om aantekeningen te maken voor elk project dat ze ooit hebben aangeraakt.

Beide benaderingen zijn prima. Velen zijn het er echter waarschijnlijk over eens dat het gemakkelijker is om met overzichtelijke software te werken.

Aan de andere kant is het nooit leuk om naar oude projectnotities te zoeken om te beseffen dat je ze hebt verwijderd. Hier komt archivering goed van pas.

Wanneer je een item archiveert, ontdoe je jezelf van dingen die niet meer actueel zijn, maar je hebt er nog steeds toegang toe voor het geval je ze later nodig hebt.

Als je je afvraagt ​​waarom iemand misschien oude informatie wil bewaren, kunnen eerdere projectnotities en -gegevens zeer nuttig zijn bij het plannen van je volgende projecten. U kunt het ook gebruiken om problemen op te lossen als er zich een probleem voordoet of om details te delen met anderen die later mogelijk vragen hebben over het proces of het resultaat.

Verwant: Aan de slag met Notion: essentiële tips en trucs

Bovendien kan het bijhouden van uw werk u helpen op andere gebieden, zoals het stellen van doelen, het schrijven van casestudy's of het presenteren van uw werk in een prestatiebeoordeling.

1. Archiveer uw items in Notion door ze te verwijderen

Een manier waarop u uw items kunt archiveren in: Begrip is om ze te verwijderen. Hoewel dat misschien permanent klinkt, gaat alles wat je in de app verwijdert naar de prullenbak voordat je ervoor kiest om er voorgoed vanaf te komen.

Om items in de prullenbak te vinden, opent u deze door op het pictogram in de linkerbenedenhoek te klikken. Er verschijnt een paneel waarin u de zoekbalk bovenaan kunt gebruiken of door de lijst kunt bladeren om te vinden wat u zoekt.

Houd er rekening mee dat deze methode mogelijk beter werkt voor iemand die niet veel archiveert.

Een van de belangrijkste nadelen van deze methode is dat items en pagina's moeilijk te vinden zijn als je er meerdere met dezelfde naam hebt. Het is ook waar alles naartoe gaat, niet alleen de belangrijke dingen, dus je zult veel moeten doorzoeken als je de naam niet precies meer weet.

Bovendien kun je je prullenbak niet herschikken of ordenen, behalve dat je er tussen kunt schakelen alle pagina's en op huidige pagina. Dit is echter de snelste manier om items te archiveren als u op zoek bent naar een onmiddellijke oplossing.

Als u zich zorgen maakt over het per ongeluk verwijderen van alles in uw prullenbak, kunt u met Notion slechts één item tegelijk verwijderen. Bovendien wordt u gevraagd of u het zeker weet voordat u de actie voltooit.

2. Maak een algemene archiefpagina in Notion

Als u uw items liever niet naar de prullenbak stuurt, kunt u een algemene archiefpagina maken die als verzamelpunt fungeert. Hierin staat alles wat u voor later wilt bewaren, ongeacht het onderwerp.

Om er een te maken, klik op Nieuwe pagina in de linkerbenedenhoek en geef uw archief dienovereenkomstig een naam. Zoek vervolgens het item of de pagina die je daar naartoe wilt sturen en selecteer de drie stippen om de optiemenu.

Selecteer Verplaatsen naar in het optiemenu en kies uw archiefpagina uit de lijst. Het item zal verdwijnen en u vindt het nu in uw archief.

Aangezien Notion deze items niet voor u plaatst, moet u ze slepen en neerzetten waar u ze wilt hebben. Om uw gearchiveerde items sneller te vinden, kunt u proberen enkele koppen op de pagina te plaatsen en ze dienovereenkomstig te ordenen.

Als het helpt, kunt u uw titels en de vermelde pagina's een kleurcode geven om ze nog sneller te vinden. Het enige dat u hoeft te doen, is een of meervouden selecteren terwijl u de Shift-toets ingedrukt houdt, met de rechtermuisknop klikken, een kleur selecteren en de gewenste tint uit de lijst kiezen.

De uitgebreide opties van Notion op het gebied van onder andere: redenen, maak er een van de beste van. Houd er rekening mee dat er geen goed of fout is als het gaat om het organiseren van uw pagina, zolang het maar voor u werkt.

3. Archiveren binnen een pagina in Notion

Als er een pagina is die u veel gebruikt, wilt u misschien een archief op de pagina maken waarmee u oude items kunt bijhouden. Op deze manier kunt u eenvoudig de items slepen en neerzetten die u voor later wilt bewaren, en ze zullen allemaal gerelateerd zijn aan hetzelfde onderwerp.

Om dit te doen, plaatst u uw cursor naast de paginanaam in de zijbalk en selecteert u het pluspictogram om snel een nieuwe pagina toe te voegen aan de onderkant van uw huidige.

Anders kunt u op de schuine streep op uw toetsenbord drukken om de opdrachten te openen en een nieuwe pagina toe te voegen. Het gebruik van commando's brengt je rechtstreeks naar de nieuwe pagina, dus je kunt voeg een sjabloon toe of begin met het aanpassen ervan.

Nu hoef je alleen nog maar items naar je archief te slepen en neer te zetten door erop te klikken met je cursor en ze over de archiefpagina te trekken. Je weet dat het erin gaat wanneer het paginablok een andere kleur markeert.

gelijk aan de Verplaatsen naar optie, zullen de dingen die je verplaatst niet in orde zijn als je ze eenmaal hebt neergezet. Het is echter snel om items onder kopteksten te ordenen, waar u vergelijkbare projecten kunt groeperen.

Verwant: Handige navigatiefuncties in Notion om u georganiseerd te houden

Andere suggesties om uw oude gegevens te ordenen kunnen alfabetisch of op datum zijn. Je zou zelfs kunnen proberen het in een tabel te sorteren in plaats van in een lijst. Het komt allemaal neer op het type gegevens waarmee u werkt en wat het beste voor u werkt.

Blijf georganiseerd in notie met archivering

Nu je enkele opties hebt om in Notion te archiveren, is het tijd om je pagina's op te ruimen, of je prullenbak door te spitten op zoek naar belangrijke gegevens die je misschien ergens anders wilt opslaan. Door projecten en taken te verbergen die momenteel niet relevant zijn, kun je de items die je zoekt sneller vinden en wordt afleiding beperkt.

Notion is een geweldige plek om al uw persoonlijke en werkgerelateerde taken en projecten te organiseren, dankzij de eenvoudige aanpassing en uitgebreide functies. Hoewel het geen ingebouwd archiveringssysteem heeft, maakt de veelzijdigheid het u eenvoudig om uw eigen tijdelijke oplossing te creëren.

100+ Notion-sneltoetsen voor Windows en Mac

Notion is een uitstekende alles-in-één werkruimte. Leer navigeren en gebruik het als een professional met deze handige sneltoetsen.

Lees volgende

Over de auteur