Aantekeningen maken tijdens Zoom-vergaderingen als een pro

Of het nu een teamvergadering of een klantgesprek is, Zoom-vergaderingen zijn een essentieel onderdeel geworden van het leven van elke externe werknemer. De meeste mensen vergeten de discussie echter nadat de vergadering is afgelopen. Als u zich de hoogtepunten van de vergadering niet herinnert, kunt u inefficiënt worden, wat kan leiden tot onproductiviteit. Dus, hoe blijf je op de hoogte van al je online meetings?

Vergadernotities invoeren. Hoewel dit geen nieuw concept is, hebben veel mensen niet het juiste systeem voor het maken van aantekeningen om hun telefoontjes bij te houden. Maar hoe maak je aantekeningen tijdens Zoom meetings? Laten we het uitzoeken.

Vergadernotities vs. Minuten: wat is het verschil?

Meestal gebruiken mensen notulen en notulen door elkaar. Het zijn echter niet dezelfde dingen, en als u hun verschillen begrijpt, kunt u uw efficiëntie verhogen.

Notities en notulen zijn beide acties die essentiële punten vastleggen die tijdens een vergadering zijn besproken, maar ze zijn op verschillende dingen gericht. Vergadernotities zijn verkorte informatie over ideeën, plannen, doelen, acties, deadlines die in de vergadering worden genoemd. U kunt de inhoud aanpassen aan uw doel en intentie.

Aan de andere kant zijn notulen van vergaderingen formele details die kunnen dienen als juridische documentatie van de vergadering, die auditors en rechtbanken kunnen inzien. In wezen leggen notulen informatie vast zoals deelnemers en afwezigen van vergaderingen, besproken onderwerpen, begin- en eindtijd van de vergadering, genomen beslissingen en meer. Notulen volgen een bepaalde structuur, in tegenstelling tot notities die kunnen worden gewijzigd.

Verwant:De beste sjablonen voor vergaderminuten voor professionals

Aantekeningen maken in een Zoom-vergadering

Naast persoonlijk gebruik kunnen vergadernotities ook dienen als hulpmiddel voor uw collega's, vooral als u bereid bent om de uwe te delen. Omdat ze alle essentiële informatie tijdens een vergadering hebben besproken, kan dit de productiviteit van uw team helpen verhogen.

Uw vergadernotities moeten echter een structuur hebben. Anders begrijpt niemand ze. Hier leest u hoe u als een professional vergadernotities kunt maken:

1. Maak uzelf vertrouwd met de basisprincipes van het maken van aantekeningen

Bij het maken van aantekeningen zijn er verschillende onderwerpen die u moet behandelen. Hieronder staan ​​​​de dingen die u moet opnemen:

VOORAFGAANDE BIJEENKOMST: Schrijf voordat de vergadering begint de details op die al voor u beschikbaar zijn, zodat u geen tijd verspilt. Hier zijn ze:

• Datum en tijd: Dit zal u helpen uw notities goed te ordenen en te sorteren.
• Aanwezigen en type bijeenkomst: Is het een klantgesprek of een teamoverleg? Wie was erbij?
• Agenda: Samenvatting van waar de bijeenkomst over gaat.
• Ideeën: Heeft u iets dat u wilt delen tijdens de bijeenkomst? Schrijf ze op, zodat je ze niet vergeet.

TIJDENS DE VERGADERING: Zodra de vergadering begint, kunt u uw aantekeningen concentreren op belangrijke zaken die tijdens de vergadering worden genoemd, zoals:

• Actiepunten: Als er plannen worden besproken tijdens de vergadering, schrijf deze dan op. Geef de genoemde gegevens op, zoals de betrokken personen, opdracht en verantwoordelijkheden, tijdlijn en vervaldatum.
• Feiten: Alle belangrijke feiten vermeld tijdens de vergadering.
• Vraag en antwoord: Noteer de vragen die tijdens de vergadering zijn gesteld en hun antwoorden, zodat u ze indien nodig kunt raadplegen.

Verwant: Tips om betere aantekeningen te maken met Microsoft OneNote

2. Neem niet alles op wat je hoort

Aantekeningen maken gaat niet over het vastleggen van alles wat wordt genoemd tijdens de Zoomvergadering. De hele vergadering opschrijven is een ouderwetse aanpak; pro's doen dat niet meer. Als je de oude methode probeert, zul je waarschijnlijk falen. Dit komt omdat het hele proces tijdrovend is en het belangrijkste doel van het maken van aantekeningen teniet doet. Het zal u of wie het ook leest verwarren, omdat het overbodige informatie zal bevatten die niet nodig is.

Noteer in plaats daarvan alleen trefwoorden en actie-items. Kortom, u pakt trefwoorden en maakt een samenvatting van het punt en alles wat ermee moet worden gedaan. U kunt de basisprincipes van het maken van aantekeningen bekijken om uw aantekeningen beknopt en gemakkelijk te begrijpen te houden.

3. Een sjabloon maken

Om het hele aantekeningenproces sneller te laten verlopen, moet u een sjabloon maken. Dit bespaart u tijd bij het nadenken over welk detail waar hoort. Tegelijkertijd hoeft u na de vergadering niet meer tijd te besteden aan het bewerken ervan, omdat het al is opgemaakt.

U kunt een sjabloon maken die aan uw behoeften voldoet, of u kunt ook verschillende strategieën voor het maken van aantekeningen volgen. U kunt bijvoorbeeld de kwadrantenmethode proberen en uw aantekeningen in vier secties verdelen: vragen, taken, toegewezen en notities. Als je een visueel persoon bent, kan een mindmap een ideale sjabloon zijn.

Afgezien van strategieën, kunt u ook gebruik maken van apps voor het maken van aantekeningen om het u gemakkelijker te maken om alles te organiseren. Sommige apps hebben al een sjabloon die u kunt gebruiken, dus u hoeft er niet over na te denken om er een te maken of te vinden.

Verwant: Schone en eenvoudige apps voor het maken van aantekeningen die offline werken

4. Definieer je doel

Als je succesvol wilt zijn in het schrijven van Zoom-vergadernotities, is het belangrijkste dat je moet overwegen je doel. Stel jezelf de vraag: waarom schrijf je aantekeningen? Wil je dit gebruiken om efficiënt te zijn en je carrière vooruit te helpen? Schrijft u notities als onderdeel van uw werk? Wil je ze delen? Doe je het om meer georganiseerd te zijn? Wat wil je eruit halen?

Door uw doel voor het maken van aantekeningen te definiëren, kunt u gemotiveerder zijn om het beter te doen. Als je weet wat je wilt bereiken, wordt het schrijven van notulen een wandeling in het park, omdat je een beter begrip hebt van wat je gewenste resultaat is. Onthoud dat uw vergadernotities u moeten helpen beter te worden in uw carrière. Dit is niet zomaar iets wat je doet; het kan u aanzienlijk helpen vooruitgang te boeken en veel effectiever te worden op het werk.

Is het praktisch om altijd aantekeningen te maken tijdens zoomvergaderingen?

Je hoeft niet altijd aantekeningen te maken tijdens vergaderingen. U moet echter het belang van elk gesprek dat u aanneemt, leren inschatten. Als het bijvoorbeeld slechts een uitlijningsgesprek is en er worden geen belangrijke details genoemd, kunt u de notities overslaan en u concentreren op het gesprek zelf.

Toch is het maken van aantekeningen een essentiële vaardigheid die je moet leren om je carrière vooruit te helpen. Naast het helpen van efficiëntie, kan het leiden tot een betere retentie, wat uw langetermijngeheugen kan verbeteren. Het vergroot ook de verantwoordelijkheid en verbetert de prestaties van je teamgenoten, waardoor ze zich meer bewust worden van wat ze moeten doen. Ten slotte geeft het richting, zodat je weet waar je je aandacht op moet richten.

Digitaal versus Papieren notities: welke moet u gebruiken?

Uw gewoontes om aantekeningen te maken kunnen de kern van uw productiviteit zijn. Ga je graag ouderwets met papieren notities of geef je de voorkeur aan apps voor het maken van digitale notities?

Lees volgende

Over de auteur