Een workflow schetsen in Notion

Of het nu creatief, constructief, administratief of iets anders is, u zult in elke werkomgeving vaak met repetitieve taken worden geconfronteerd. Door een gevestigde workflow te creëren, kunnen u en uw collega's in een ritme komen, vooral wanneer u iemand nieuw in dienst neemt.

In dit artikel begeleiden we u bij het schetsen van een workflow in Notion, zodat u en uw team de status en stappen kennen van elke taak waaraan u werkt.

De voordelen van het schetsen van een workflow in Notion

Door uw workflow in Notion in te delen, kan uw team de stappen die ze moeten nemen bij het starten of voltooien van een taak visualiseren en onthouden. Zo weet iedereen in welk stadium een ​​bepaalde opdracht zich bevindt.

Als het schrijven van blogberichten bijvoorbeeld een terugkerende taak is, kun je het creatieve proces in vier stappen opdelen: opstellen, bewerken, afbeeldingen en uploaden. Wanneer schrijvers in uw team een ​​conceptversie afmaken, kunnen ze hun deel van de taak als voltooid markeren op het bord en de persoon die verantwoordelijk is voor de redactie als de toegewezen persoon aanwijzen.

Zelfs als je alleen werkt, is dit een uitstekende manier om je voortgang bij te houden, omdat je een gedetailleerder overzicht hebt van je werklast. Het helpt ook om een ​​omvangrijkere taak op te splitsen in kleinere actie-items, wat kan helpen om overweldiging te voorkomen.

Een workflow schetsen in Notion met statussen

Gebruik makend van een eenvoudige tabeldatabase in Notion geeft u een beknopt overzicht van uw workflow. U kunt snel zien in welke stap elke taak zich bevindt, deze vergelijken met de vervaldatum en controleren wie eraan werkt zonder veel te hoeven scrollen.

In dit voorbeeld staat elke kolom voor een stap in het schrijfproces. Om te beginnen, beslis je in welke stappen je je terugkerende taken wilt verdelen en maak je een nieuwe pagina door de optie in de linkerbenedenhoek van Notion te selecteren. Als u eenmaal op uw nieuwe pagina bent, kunt u in plaats van een sjabloon te kiezen de opdrachten weergeven met de schuine streep naar voren en selecteren Tabeldatabase - Inline.

De naam kolom is waar u uw taaknaam plaatst en de extra kolom die verschijnt, kunt u verwijderen. Voeg vervolgens een nieuwe kolom toe door het symbool voor toevoegen in de rechterbovenhoek van de tabel te selecteren en in de Eigendom type menu, kies selecteer.

Klik in de cel hieronder en typ een status die u wilt gebruiken, en Notion zal u een prompt geven om deze in een optie. Van daaruit kunt u de kleur wijzigen met behulp van de drie stippen ernaast.

Maak alle statussen die u wilt gebruiken volgens dezelfde instructies en klik op de kolomtitel om het menu te openen en dupliceer het totdat u voor elke stap één kolom heeft. Noem ze dienovereenkomstig.

Nu, terwijl jij en je collega's bezig zijn, kun je statussen gebruiken om te communiceren welke stap je zet en hoe het gaat. Dus in plaats van simpelweg de voltooide taak te markeren, kun je je team laten zien dat je aan een item werkt zonder het echt te zeggen.

Het voorbeeld gebruikt Te doen om te laten zien dat er nog niemand aan werkt, bezig om te zeggen dat het aan de gang is, compleet om te laten zien dat het klaar is, in de wacht om anderen te laten weten dat het gepauzeerd is, en vast om aan te geven dat de toegewezen persoon hulp nodig heeft.

Verwant: Notion Sneltoetsen voor Windows en Mac

Als uw team details moet communiceren, kunnen ze commentaar geven op de taakpagina door op de naam te klikken en deze te openen. Het lege veld hieronder is de ideale plaats voor de eerste details. Het opmerkingenveld is optimaal voor het stellen van vragen, communiceren dat je het project uit handen geeft of het doen van suggesties.

Door deze gesprekken in Notion te voeren, krijgt iedereen ook toegang tot de informatie, in plaats van de toegang in een direct bericht te beperken of te verdwalen in een groepschat.

Zelfs als u alleen werkt, is het handig om statussen te gebruiken en opmerkingen voor uzelf achter te laten wanneer u een taak weer oppakt.

Een workflow in notie schetsen met checklists

Als je het graag simpel houdt en anderen liever laat weten dat een taak is voltooid, kun je je workflow schetsen met behulp van checklistkolommen. Dit is ook een uitstekende manier om ruimte te besparen als u veel kolommen in uw workflow moet opnemen. Het is echter het beste om ze tot een minimum te beperken als je kunt.

Je voegt toe checklist kolommen op dezelfde manier als je zou doen selecteer kolom door op de knop Toevoegen in de linkerbovenhoek van uw tabel te klikken, en u hoeft ze alleen maar een naam te geven.

Als u deze gebruikt, krijgt u nog steeds een snel overzicht van waar u en uw team zich bevinden met taken, met een iets minder rommelig uiterlijk van tekst in de statussen. Het is vooral geweldig voor teams die misschien willen dat het prioriteitsniveau opvalt boven al het andere.

Verwant: ClickUp vs. Begrip: wat is beter voor projectsamenwerking?

Je kunt natuurlijk nog steeds communiceren in de opmerkingen, maar de status van elke stap is niet de focus - alleen of deze voltooid is of niet.

Andere items die u mogelijk in uw notion-workflow wilt opnemen

Enkele andere kolommen die u mogelijk in uw Notion-workflow wilt opnemen, zijn a link kolom als uw projecten zich in een drive of online software bevinden of a bestanden en mediakolom als u documenten heen en weer overhandigt.

Als je merkt dat je niet wilt een bepaalde eigenschap om als kolom in uw database te verschijnen, moet u er rekening mee houden dat u deze in uw tabel kunt verbergen, maar dat deze nog steeds zal verschijnen in de eigenschappenlijst wanneer u in een project klikt.

Door notities toe te voegen aan de pagina boven of onder uw tabel, kunnen u en uw collega's ook de stappen in uw workflow leren en onthouden.

Dit is vooral handig voor het inwerken van nieuwe teamleden, omdat ze alle stappen kennen en uw instructies hen precies vertellen wat ze moeten doen wanneer ze de volgende bereiken.

Kom in een ritme met notie

Door een workflow in Notion te schetsen, haalt u het giswerk uit een proces en verdeelt u grotere projecten in kleinere, georganiseerde mijlpalen. Op deze manier hebben jij en je team alles op één plek en hoeft niemand te zoeken.

Als je Notion nog niet hebt uitgeprobeerd, kun je dankzij de aanpassing en eenvoud ervan elk project beheren. Als u echter het gevoel heeft dat u vastloopt, kunt u beginnen met enkele van de vele sjablonen en gaandeweg leren.

Aan de slag met Notion: 7 essentiële tips en trucs

Notion is een van de beste productiviteitstools en groeit snel. Hier zijn enkele trucs en tips die u kunt gebruiken om aan de slag te gaan.

Lees volgende

Over de auteur