Is Calendly plannen onbeleefd? Niet als u uw link beleefd deelt!

Wat is je favoriete tool voor het plannen van vergaderingen? Calendly is een van de meest populaire en kreeg eind januari veel aandacht op Twitter. Het drama ontvouwde zich toen Sam Lessin, voormalig VP Product Management bij Facebook, tweette over de praktijk van het verzenden van een Calendly-link als "de meest rauwe/naakte weergave van de dynamiek van sociaal kapitaal in" bedrijf."

Hoe het Calendly Drama zich ontvouwde op Twitter

Lessin erkent de verleiding om efficiënt te zijn door: Calendly-links gebruiken voor planning. Maar naar zijn mening

"Als iemand je een Calendly-link stuurt en je vraagt ​​om jezelf in hun agenda te plaatsen, vertellen ze je dat je zijn minder belangrijk dan zij/en dat AL hun huidige vergaderingen "belangrijker" zijn dan wat je ze ook nodig hebt voor."

De tweet van Lessin trok veel aandacht en leidde tot een grootschalig debat over de cultuur van het boeken van afspraken. Toch had Calendly zeker geen last van deze blootstelling, en CEO Tope Awotona reageerde de volgende dag.

Hoe werkt Calendly?

Calendly elimineert de moeilijkheid bij het organiseren van vergaderingen. Het is niet nodig om meerdere e-mails heen en weer te sturen om een ​​afspraak te maken voor beide partijen. In plaats daarvan stel je je beschikbaarheid in binnen de software en creëer je slots wanneer je vrij bent om te vergaderen.

Vervolgens adverteert u uw beschikbaarheid door uw Calendly-link te delen met ontvangers, zodat ze weten wanneer u tijd aan hen kunt besteden. Het resultaat? Minder tijd verzanden met planningsproblemen en meer tijd een productieve vergadering voorbereiden.

Verwant: Vergaderingen en taken plannen met Calendly

Beste etiquettetips bij het gebruik van Calendly

Maar Sam Lessin is niet de eerste die suggereert dat het onbeleefd zou kunnen zijn om iemand een planningslink te sturen. Calendly heeft zelf een gratis etiquette-e-book genaamd "Planning menselijk maken: de Calendly-gids voor etiquette."

Dus als u de voordelen en efficiëntie van planningssoftware wilt omarmen, maar niet wilt beledigen, volg dan deze tips om aan de goede kant van de ontvangers van uw vergadering te blijven.

1. Sla een benaderbare toon aan

Wees je bewust van hoe je een uitnodiging formuleert om je Calendly-link te gebruiken. Vermijd te direct te zijn of de indruk te wekken dat u het schema van de andere persoon niet waardeert. Richt u in plaats daarvan op het benadrukken van het gemak van Calendly gebruiken om de beste tijd te vinden voor uw afspraak.

Voorbeeld: "Ik zou dit graag nader met je uitpakken. Als je een vergadering wilt plannen, is hier mijn planningslink, zodat je kunt doorgaan en een tijd kunt kiezen die voor jou het beste uitkomt. Ik kijk ernaar uit om met je te praten."

2. Flexibel zijn

Toon bereidheid om rekening te houden met het schema van de andere persoon, zelfs als het niet overeenkomt met wat beschikbaar is op je Calendly.

Voorbeeld: "Voel je vrij om de beste tijd voor een vergadering te delen, of je kunt ook kiezen uit mijn Calendly als dat makkelijker voor je is?"

Merk op dat je niet zegt dat je Calendly-link de enige manier is om je tijd te blokkeren. Maar het is een prima startpunt dat vaak werkt.

3. E-mail insluiten

Als u een e-mail stuurt om uw vergadering te plannen, waarom dan niet uw Calendly-link insluiten in de hoofdtekst van uw bericht? Dit is beleefder dan iemand naar het boekingssysteem van uw website te verwijzen, omdat u minder hoeft te klikken om een ​​afspraak met u vast te leggen.

Volg deze stappen om tijden in uw berichten in te sluiten:

1. Klik op Type vergadering > Delen.
2. Kiezen Tijden toevoegen aan e-mail en selecteer de data en tijden die u wilt aanbieden.
3. Klik Doorgaan > Tijden kopiëren naar klembord.
4. Dan Plakken deze in de hoofdtekst van uw e-mailbericht.

Vergeet uw planning niet menselijk te maken

Houd er rekening mee dat er altijd mensen in het bedrijfsleven kunnen zijn die zich beledigd voelen door het plannen van vergaderingen. Lessin "zal nooit op uw Calendly... ooit klikken (tenzij u misschien de president van de VS bent)."

Maar de meeste collega's, klanten en andere deelnemers aan de vergadering erkennen de voordelen van Calendly, zolang u beleefd en menselijk blijft in uw benadering.

Aantekeningen maken tijdens Zoom-vergaderingen als een pro

Heb je je ooit afgevraagd hoe je aantekeningen kunt maken tijdens Zoom-vergaderingen? Hier zijn enkele van de beste manieren waarop u dit kunt doen.

Lees volgende

Over de auteur